Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.

Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.

При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.

Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.

Порядок проведения операций инкассации

Процедура сбора наличности начинается с того, что подразделение, выполняющее инкассацию, готовит специальную вместе с частично заполненной препроводительной ведомостью. Затем материалы развозят по предприятиям, согласно маршрутному листу и заключенным договорам.

В указанное время служба инкассации снова посещает торговую точку. Если это небольшой магазин, его работа временно приостанавливается. При инкассации супермаркета прекращать работу нет необходимости, поскольку для подсчета и передачи наличности существует специальное помещение.

Как предписывают правила инкассации денежных средств, в присутствии представителя торговой точки и инкассатора выполняется пересчет и проверка денежной массы на подлинность. После этого сумму фиксируют в препроводительной ведомости, и отправитель предоставляет бланк, уже заполненный к моменту приезда службы. Затем документ визируется подписями и печатью.

Заполненная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку, которая закрывается и опечатывается представителями службы и торговой точки. Все материалы транспортируются в банковское или другое финансовое учреждение.

Как требует инструкция по инкассации денежных средств, представители службы в обязательном порядке должны:

• четко соблюдать график и маршрут передвижения;
• при сборе наличности убедиться в том, что сумма денежной массы соответствует прописанной в ведомости;
• проконтролировать корректное заполнение бланка;
• обеспечить опечатывание инкассаторской сумки с последующей доставкой к месту хранения.

При инкассировании внутренней службой предприятия, процедура отличается от стандартной. На торговой точке наличность не всегда передается по препроводительной ведомости, иногда просто заполняется акт передачи денежных средств. Кроме того, руководство предприятия часто экономит на инкассаторских мешках, и денежную массу транспортируют в мини-сейфах или металлических контейнерах.

Требования к проведению инкассации

Проведение инкассации нередко сопряжено с риском для жизни и здоровья. Поэтому строгое соблюдение всех предписаний иногда спасает от возможного разбойного нападения. Специальные службы не раскрывают всех требований, которые должны выполнять инкассаторы, поскольку эти сведения относятся к разряду служебной информации, недоступной для посторонних.

Существующие требования к инкассации денежных средств распространяются также и на отправителей. Они должны обеспечить:

• свободный подъезд к дверям торговой точки или запасного выхода;
• хорошее освещение у входа, а также внутри, по ходу следования инкассатора;
• отдельное помещение для инкассирования, которое должно запираться изнутри, либо временное прекращение работы магазина, если нет отдельного помещения для кассы;
• свободное продвижение сотрудников службы внутри в сопровождении уполномоченного персонала или представителя службы охраны объекта.

Если вышеперечисленные пункты не выполняются, инкассаторы имеют право отказать в сборе и транспортировке ценностей.

Правила инкассации не регулируются на правительственном уровне. Описанные нормативы основываются на действующем законодательстве, поэтому соблюдение инструкций помогает не только сохранять денежные средства или материальные активы, но жизнь и здоровье работников службы.

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.

Как сдаются наличные в банк

Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.

Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.

Как оформить передачу наличных инкассатору

Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):

• ведомости к сумке;
• накладной к сумке;
• квитанции к сумке.

При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.

Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Как отразить в учете сдачу денег инкассатору

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

На основании квитанции к сумке и РКО оформляется запись:

Дебет счета 57 – Кредит счета 50 «Касса» - Переданы наличные денежные средства инкассатору для зачисления на банковский счет.

По факту зачисления средств на счет организации на основании выписки банка делается бухгалтерская запись:

Дебет счета 51 «Расчетные счета», счета 52 «Валютные счета» - Кредит счета 57 – Зачислены наличные денежные средства на счет организации.

3Сотрудник охраны подразделения встречает инкассатора (возможно прибывающего в сопровождении инспектора охраны группы) у входа и сопровождает его к помещению, в котором будет проводиться инкассация, следуя впереди инкассатора. Руководитель и кассир предприятия, как бы ни был им знаком инкассатор перед допуском его в помещение инкассации ОБЯЗАНЫ ПРОВЕРИТЬ удостоверение личности; доверенность на право получения денежных сумок в подразделениях фирмы, выданную на фамилию и имя, которые указаны в удостоверении личности инспектора, наличие на доверенности печати и подписи Генерального директора фирмы;

явочную карточку, содержащую название данного подразделения, в которое прибыл инспектор. При отсутствии претензий инкассатор допускается в помещение инкассации. При возникновении подозрений необходимо перепроверить право данного инспектора на инкассацию у дежурного или руководителей СБ по телефону. При входе инспектора-сборщика в помещение инкассации за ним запирается дверь. Сотрудник охраны подразделения и прибывший со сборщиком инспектор охраны группы остаются снаружи двери для охраны инкассационной операции. Инспектор-сборщик при входе в помещение инкассации проверяет надежность запирания двери и отсутствия возможности прослушивания и визуального наблюдения лицами, не участвующими в инкассации. Затем сборщик приступает к приему сумок с деньгами и документов: проверяет внешний вид, целостность денежных сумок с упакованной в них выручкой и четкость наложенных на них оттисков с печатей; сверяет все записи во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладных на предмет соответствия их подлинным номерам денежных сумок и наличия в них подписей и печатей кассира (печатей подразделения) (выявленные недостатки устраняются немедленно кассиром или руководителем предприятия; каждое исправление в ведомостях заверяется подписью и печатью кассира, накладная переписывается заново); заверяет личной подписью и личной печатью во всех экземплярах препроводительных ведомостей и накладной прием денежных сумок для передачи в основную кассу фирмы. ИНСПЕКТОРУ-СБОРЩИКУ КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ УЧАСТВОВАТЬ В ПЕРЕСЧЁТЕ ДЕНЕГ И КАКИМ-ЛИБО ИНЫМ ОБРАЗОМ ПРИКАСАТЬСЯ К ДЕНЕЖНЫМ КУПЮРАМ. После приема денежных сумок и документации инспектор-сборщик передает кассиру:

явочную карточку;

вторые экземпляры препроводительных ведомостей и накладной;

приходную квитанцию из основной кассы фирмы (на денежную сумму, полученную в подразделении накануне);

необходимое количество (сообщаемое инспектору накануне) пустых денежных сумок;

по три бланка препроводительной ведомости на каждую передаваемую пустую денежную сумку.

Кассир проверяет:

наличие подписей и печати инспектора-сборщика в передаваемых им документах;

количество и целостность переданных инспектором пустых денежных сумок;

наличие трёх бланков препроводительной ведомости на каждую сумку. Выявленные недостатки устраняются инспектором немедленно.

Кассир вручает инспектору заполненную им лично явочную карточку, в которой указывает время и дату инкассации, номера денежных сумок и находящихся в них денежных сумм, которые переданы инспектору. Явочная карточка заверяется подписью и печатью кассира. Инспектору ЗАПРЕЩАЕТСЯ делать в явочной карточке какие-либо записи и пометки.

При отсутствии кассира все указанные выше процедуры инкассации выполняются руководителем подразделения. После проведения указанных процедур инспектор-сборщик: помещает все полученные денежные сумки и документы в баул (спецчемодан), запирает баул и прикрепляет его к левому запястью (если инспектор не левша);

извещает инспектора охраны группы (сотрудника охраны подразделения), находящегося с внешней стороны двери помещения инкассации, об окончании приема выручки.

Инспектор охраны (сотрудник охраны подразделения) докладывает по рации старшему инспектору группы об окончании инкассационной операции и запрашивает разрешение на выход из помещения инкассации. Получив такое разрешение, он извещает об этом инспектора-сборщика и они проходят к выходу из подразделения.

Выход из помещений осуществляется с соблюдением требований предосторожности, указанных в Положении о группе финансовой безопасности. Руководитель подразделения (кассир) по требованию инспектора-сборщика обязан предоставить возможность проинформировать дежурного СБ фирмы по телефону из закрытого помещения о проведении инкассации в подразделении.

Подробнее об ответственности за неоприходование выручки написано: 2010, № 9, с. 40

У организаций, торгующих в розницу, бухгалтерия и торговые точки обычно находятся по разным адресам и в значительной удаленности друг от друга. В таких случаях торговые точки нередко сдают выручку инкассаторам, минуя централизованную кассу организации. А бухгалтерия проводит операции по получению и сдаче этой выручки через счет 50-2 «Операционная касса»Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н без отражения их в кассовой книге. Между тем такой порядок нарушает кассовые требованияпункт 3 , пп. 12-14 , п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок); п. 11 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, утв. Госналогслужбой России № ВЗ-6-13/272, Банком России № 51 от 18.08.93 (далее - Методические рекомендации) и может навлечь на компанию штраф за неоприходование или неполное оприходование выручки (от 40 тыс. до 50 тыс. руб.)ст. 15.1 КоАП РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 29.06.2007 № 22-12/61982 ; Постановления ФАС ВСО от 11.03.2010 № А33-18849/2009 ; ФАС СЗО от 30.07.2009 № А56-60360/2008 . Как же правильно оформить и отразить в учете инкассацию выручки обособленных подразделений, чтобы не попасть на штраф?

Инкассация выручки в теории

В идеале сдача выручки торговых точек инкассаторам должна выглядеть так.

1п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 № 104 (далее - Типовые правила); пп. 6, 11 Методических рекомендаций ; 2утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 ; 3утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 ; 4п. 13 , п. 19 , п. 21 Порядка ; 5пп. 22, 25 Порядка ; 6приложение № 8 к Положению о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П (далее - Положение) ; 7приложение № 12 к Положению ; 8п. 9.6 Положения ; 9п. 9.7 Положения ; 10п. 14 , п. 19 , пп. 21, 22, 25 Порядка ; 11пп. 23-25 Порядка

Мнение читателя

“ Инкассацию не провожу через основную кассу, а отражаю проводкой Дт 57 – Кт 50-2. Прошла и аудит, и налоговую проверку - претензий не было. Нет хозяйственной операции, нет первичного документа, нет проводки - это базовый принцип бухучета. Поэтому выписывать «воздушные шарики» не пойми для чего не вижу смысла” .

Людмила,
бухгалтер, г. Москва

При этом никаких особенностей для случаев, когда выручка инкассируется напрямую с торговых точек, не предусмотрено, хотя такая возможность для фирм, имеющих не более двух кассовых аппаратов, в законодательстве и прописанап. 6.1 Типовых правил ; п. 11 Методических рекомендаций .

В итоге получается, что для соблюдения всех кассовых требований сначала нужно сдать выручку в основную кассу и только потом - инкассаторампункт 6 , п. 12 , пп. 19, 24 Порядка ; пп. 2.4-2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П . Совершенно очевидно, что, когда торговые точки и бухгалтерия расположены далеко друг от друга или имеют разный режим работы, а выручку нужно сдавать в банк ежедневно, выполнить это требование невозможно. Поэтому организациям приходится выкручиваться. Посмотрим как.

Инкассация выручки на практике

Организации вынуждены подстраиваться под действующий кассовый порядок.

СПОСОБ 1. Компании оформляют кассовые ордера и заполняют кассовую книгу задним числом, чтобы выручка хотя бы на бумаге проходила через основную кассу в день ее получения и сдачи инкассаторам. Так организациям пусть и формально, но удается выполнять требования «кассового» законодательства. Однако минус в том, что записи в кассовую книгу вносятся с опозданием.

Чтобы подстелить в этом месте соломки, компании, следуя совету ЦБ РФ, обязывают каждую торговую точку вести отчет кассира в двух экземплярах по форме, соответствующей кассовой книге (форма № КО-4). Торговые точки передают один экземпляр этого отчета вместе с прилагаемой к нему первичкой в организацию с установленной ею периодичностью, а в электронном виде - ежедневноПисьмо ЦБ РФ от 11.12.2008 № 29-1-1-11/7735 . На основании этих отчетов бухгалтерия оформляет кассовые ордера и вносит записи в кассовую книгу. Порядок и периодичность передачи документов закрепляются в учетной политикеп. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ; п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н .

На основании электронных данных вы сможете своевременно заполнять кассовую книгу. Поэтому следование этому порядку прибавит вам аргументов при внезапной проверке кассовой дисциплины, но полностью от претензий не застрахует.

Отметим, что поскольку при прямой инкассации выручки с торговых точек кассир организации фактически деньги не получает и не выдает, то некоторые организации разрешают кассирам (также прописав это в учетной политике) не ставить свою подпись в кассовых ордерах. Однако за ненадлежащее оформление кассовых ордеров проверяющие тоже могут оштрафовать как за нарушение порядка ведения кассовых операцийст. 15.1 КоАП РФ ; Постановление Первого ААС от 14.01.2010 № А79-13179/2009 .

СПОСОБ 2. Компании заводят в каждой торговой точке кассовую книгу, но не отдельную, а в виде раздела единой кассовой книги. В действительности это обычная кассовая книга (форма № КО-4), которая прошита и заверена по общим правилам, но на ее титульном листе указаны наименование торговой точки (в графе «Структурное подразделение») и номер раздела единой кассовой книги.

В этом случае торговые точки самостоятельно выписывают кассовые ордера, регистрируют их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и заполняют свой раздел кассовой книги. Таким образом, соблюдаются требования о единстве кассовой книги организации и ее ежедневном заполнениипп. 23, 24 Порядка . В учетной политике при этом прописывается порядок ведения обособленными подразделениями их разделов кассовой книги, нумерации кассовых ордеров и передачи кассовых отчетов в бухгалтерию.

О требованиях к оборудованию кассового помещения смотрите: 2010, № 6, с. 26

Большой минус этого способа - необходимость оборудовать в каждой торговой точке помещение кассы. Ведь когда из кассы производятся выплаты наличными, к которым приравнивается и сдача выручки инкассаторам, наличие такого помещения обязательнопункт 3 , п. 29 Порядка .

Как видите, соблюсти все кассовые требования при прямой инкассации выручки с торговых точек очень сложно. Судебная практика в течение последних 2 лет довольно скудная, и остается надеяться, что налоговики сейчас не особо придираются к организациям. Ведь главный принцип кассовой дисциплины - деньги сверх кассового лимита должны храниться в банке - выполняется.

И напоследок отметим, что во избежание сложностей с определением остатка денег в кассе на конец дня в целом по организации выручку торговых точек лучше сдавать инкассаторам полностью. Тогда она не будет влиять на остаток по основной кассе.

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

• ответственность за сохранность денег и ценностей;
• быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
• обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.