Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией .

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий - аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация - весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация - переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.

Инвентаризация... Звучит устрашающе. На самом деле если внимательно разобраться с тонкостями работы, то все окажется гораздо проще, чем вы думали. Совокупность действий, направленных на выявление расхождений данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическим наличием, мониторинг условий хранения имущества — все это можно назвать одним словом «инвентаризация».

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован законом. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Общие правила проведения инвентаризации

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия. Сроки проведения инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации установлено законодательно:

• при передаче имущества (продаже, аренде);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

Технология проведения инвентаризации

I. Подготовительные мероприятия.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

• нарушение правил оформления документов;
• присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
• нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
• сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

2. Отдельными документами оформляется инвентаризация имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного или полученного для переработки. Владельцам ТМЦ предоставляются справка о результатах проведенной работы и копия инвентаризационной описи.

3. Заполняются акты и другие документы, поясняющие расхождения между фактическим и учетным остатками товаров.

4. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц.

5. Председатель комиссии утверждает итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки

Вывод: Правильно выполненные инвентаризационные процедуры способствуют выработке внутренней дисциплины на предприятии, развивают навыки сегментной проверки, повышают качество ведения внутренней документации.

Перед предоставлением отчетов по итогам года проводится инвентаризация имущества организации и ее материальных обязательств. У данного мероприятия есть ряд особенностей.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества организации – это подсчет ценностей и денежных обязательств, которые есть у компании в данный момент. Технология проведения инвентаризаций имущества организаций должна точно соблюдаться ответственными специалистами.

При инвентаризации ценности и обязательства предприятия сопоставляют с информацией, отраженной в за определенный день. Благодаря инвентаризации удается понять, отражены ли в документации и бухучете хозяйственные операции в необходимом объеме. Проверка также позволяет откорректировать документы, если это требуется.

1. По обязательности проведения. Обязательную инвентаризацию проводят в течение согласованного времени и в ситуациях, установленных законодательством РФ.

Инвентаризация имущества организации выполняется:

• когда имущество передают для аренды, при выкупе, продаже, приватизации, а также когда преобразовывается государственная или муниципальная унитарная организация;
• перед составлением бухгалтерской отчетности за год; первоначально выполняется инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации, отчет составляется после; исключение составляет имущество, которое инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года;
• когда меняются материально ответственные лица (на день приема-передачи дел);
• когда устанавливаются факты хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• в случае пожаров, ЧС, стихийных бедствий, появление которых вызвали экстремальные условия;
• когда организация меняется или ликвидируется, в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ.

Учетная политика предприятия в любом случае должна обозначать, в течение какого времени и с какой частотой должна выполняться проверка. Виды имущества и обязательств не важны. Обозначение порядка инвентаризации необходимо, если предполагается написание различных инструкций.

Выполнение работ по инвентаризации имущества организации обязательно по решению руководства организации, в соответствии с законодательством РФ, учетной политикой и различными инструкциями внутри компании.

Инвентаризация имущества и обязанностей организации может проводиться по инициативе лиц, использующих бухгалтерские данные внутри компании (к примеру, по инициативе руководства). Инициировать инвентаризацию могут и сторонние (внешние) пользователи бухгалтерских данных, к примеру налоговики, интерес которых – косвенный.

2. По инициатору проведения.

Бухгалтерскую инвентаризацию ценностей и обязанностей компании выполняют в соответствии с ее учетной политикой, по приказу руководителя. В документе обозначают порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, а также сроки проверки.

Налоговую инвентаризацию имущества выполняют в соответствии с приказом, утвержденным руководителем государственной налоговой инспекции или его замом. О перечне инвентаризируемого имущества и сроках проверки также должно быть сказано в приказе.

Налоговая инвентаризация преследует главную цель – выявить, в каком количестве по факту представлено имущество на предприятии, сколько объектов, облагающихся налогом, не учтено, сопоставить фактическое наличие ценностей с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в учете отражены обязательства. Об особенностях, продолжительности проверки и составе инвентаризационной комиссии должно быть сказано в распоряжении руководителя государственной налоговой службы (или его заместителя) по месторасположению налогоплательщика, а также по местонахождению недвижимости и транспорта в его собственности.

3. По характеру запланированности бухгалтерской инвентаризации.

Плановую бухгалтерскую инвентаризацию выполняют по заранее составленному графику. Его утверждает приказ руководителя организации и учетная политика компании. Такую инвентаризацию можно выполнять каждый год, квартал, месяц – все определяется масштабами и отраслью организации.

Составлению годовых бухгалтерских отчетов в фирмах предшествует плановая инвентаризация имущества и обязательств организации в полном объеме. Выполнение работ по инвентаризации имущества организации необходимо проводить каждый год, не раньше 1 октября отчетного годового периода.

Любую плановую бухгалтерскую инвентаризацию следует выполнять первого числа месяца, поскольку именно на эту дату выводится сальдо всех счетов бухучета. Но законодательные акты не регламентируют данный вопрос, в связи с чем инвентаризация может быть выполнена в любой день.

Основная цель плановой инвентаризации – определить, в каком количестве имущество фактически представлено в компании, сопоставить эти данные с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в нем отражены обязательства предприятия.

Внеплановую инвентаризацию выполняют, чтобы проверить, насколько хорошо финансово ответственные лица выполняют возложенные на них обязательства. Неплановая инвентаризация ставит перед собой задачу выявить факты хищения, обвесов, обмеров со стороны ответственных сотрудников, разработать мероприятия по предотвращению таких прецедентов в дальнейшем. Неплановая инвентаризация имущества организации выполняется по приказу руководства.

4. По степени охвата.

В рамках сплошной инвентаризации проверяют все основные средства, денежные вклады, запасы, готовую продукцию, товары, активы, кредиторскую задолженность, банковские кредиты, займы, резервы и т. д. Исключения отсутствуют.

Выборочная инвентаризация подразумевает проверку части имущества или обязательств.

Инвентаризация затрагивает все имущество, все виды денежных обязательств, а также производственные запасы и имущество иного вида, которым компания не распоряжается, но которое числится в бухучете (например, арендованные ценности, принятые для переработки, находящиеся на хранении), ценности, не учтенные вследствие каких-либо обстоятельств.

5. По характеру объекта проверки.

Документальная инвентаризация имущества организации – проверка документов, подтверждающих наличие имущества или обязательств, верного их оформления (документальную инвентаризацию проводят, когда проверяют нематериальные активы, кредиторскую и дебиторскую задолженности).

В рамках натуральной инвентаризации проверяют непосредственно наличие имущества: его взвешивают, обмеряют, подсчитывают. Натуральную инвентаризацию, как правило, применяют при проверке объектов основных средств и ценностей товарно-материального характера.

Руководитель должен создать условия для того, чтобы инвентаризация была проведена точно, в полном объеме и в кратчайшие сроки (то есть предоставить рабочую силу для взвешивания и передвижения грузов, а также необходимые технические средства).

Инвентаризация имущества организации выполняется по месторасположению предприятия и нахождению финансово ответственного сотрудника.

• Инвентаризация склада: как можно автоматизировать процесс

Нормативно-правовая основа проведения инвентаризации имущества организации

Инвентаризация имущества организации выполняется на основании таких нормативных актов, как:

1. Ф3 «О бухгалтерском учете». В законе отражены не только общие положения о бухучете, главные требования к учету, оценке имущества и обязательств предприятия. В законе рассматривается понятие «инвентаризации». В нем определены случаи, когда проверка становится обязательной процедурой, указано, как отображать расхождения между фактическим наличием имущества и сведениями в бухучете.
2. Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н. В положении указано, как организовывать и вести бухучет, составлять и предоставлять отчеты, как организация должна взаимодействовать с внешними потребителями бухгалтерских данных, в каком порядке должна проводиться оценка и инвентаризация имущества и обязательств организации.
3. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». В положении содержатся формы первичных учетных документов. Это документы по инвентаризации имущества и обязательств организации, которые нужно оформлять при проверке.
4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49. В указаниях сказано, в каком порядке ведется инвентаризация имущества и обязательств организации, как оформлять ее результаты, по каким правилам проверять отдельные виды имущества и финансовые обязательства.
5. Приказ Минфина РФ и МНС РФ от 10 марта 1999 г. N 20н, ГБ-3-04/39 «Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке». В приказе сказано, что такое инвентаризация имущества организации; порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков в ходе выездных проверок также обозначен. Указано, по каким правилам следует выполнять налоговую инвентаризацию отдельных видов имущества и денежных обязательств, как оформлять итоги проверки.

Если требуется, список законодательных актов и нормативной документации, которая может быть использована при проверке, можно увеличить. В данном случае учитываются формы собственности компании, специфика ее деятельности и масштабы.

• Проведение инвентаризации товаров: процедура и основные ошибки

Основные задачи и цели проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

В п. 14 Методических указаний сказано о целях, которые перед собой ставит инвентаризация имущества организации. Это:

• выявление фактического наличия ценностей компании;
• сопоставление фактического наличия имущества с информацией, отраженной в бухучете;
• контроль над достоверностью отображения обязательств и ценностей в бухучете.

Инвентаризацию необходимо проводить, прежде всего, чтобы обеспечить достоверность и релевантность бухучета и его показателей. Именно тех целей, которые обозначены в Методических указаниях, и необходимо достичь при инвентаризации.

Сначала ответственные лица исследуют обязательства предприятия, смотрят на реальное наличие имущества в его распоряжении. Далее результаты проверки сопоставляют со сведениями в бухучете. Сверка позволяет судить о том, насколько полно в бухучете отражена информация о ценностях предприятия и его обязательствах.

Инвентаризация имущества организации ставит перед собой и ряд задач. В ходе проверки специалисты:

• контролируют, соблюдены ли должные условия хранения имущества, финансов, правила эксплуатации оборудования, иных основных средств, авто;
• выявляют товарно-материальные ценности, не соответствующие нормам качества и техническим требованиям, имущество, потерявшее первоначальные свойства;
• устанавливают материальные ценности, не используемые или превышающие установленные нормы, для их реализации в дальнейшем;
• контролируют обоснованность учтенной кредиторской и дебиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, неоконченного производственного процесса, финансовых средств, затрат будущих периодов, резервов планируемых расходов и иных статей бизнеса.

Если ответственные лица выполняют все описанные выше действия, достигают главных целей проверки.

В рамках каждой задачи исследуется конкретный участок на предприятии, выявляется, какие обязательства есть у компании, каким имуществом она располагает, стимулируется сопоставление учетных данных со сведениями, полученными при проверке. При решении каждой из задач проверки осуществляется переход на следующий этап инвентаризации.

• 11 признаков, что внутри вашей компании завелись мошенники

Основные правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества должна проводиться по определенным правилам, а именно:

1. Руководители устанавливают, сколько времени нужно выделять на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации, определяют количественные показатели проверки.
2. Выполнение постоянного и неукоснительного мониторинга ситуаций, которые обязывают к выполнению работ по инвентаризации имущества организации на предприятии.
3. В качестве количественных определителей наличия имущества выступают итоги подсчета, взвешивания и обмера отчетных единиц.
4. При проверке в обязательном порядке должны присутствовать материально ответственные за отчетные единицы лица.
5. Можно выполнять контрольные проверки точности информации до окончания инвентаризации.
6. В периоды между инвентаризациями компаний, номенклатура ценностей у которых – расширенная, рекомендовано выполнять выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризации имущества организации: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии.

Когда создается инвентаризационная комиссия, обязательно оформляется приказ (распоряжение, постановление) руководства предприятия (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Приказ составляют по единой форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Инвентаризационные комиссии могут состоять из любых сотрудников предприятия. Обычно они включают в себя:

• представителей администрации компании;
• работников бухгалтерской службы (к примеру, главного бухгалтера, его заместителя);
• других специалистов: работников различных служб: технической (инженера), финансовой (руководителя финотдела), юридической (юриста).

Специалисты, несущие материальную ответственность, в комиссию не входят. При этом они обязательно должны присутствовать, когда проверяется фактическое наличие ценностей организации. В составе комиссии должно состоять минимум два работника компании. В приказе также отражают информацию о сроках и причинах проверки, инвентаризируемом имуществе и обязательствах.

Приказ должен утвердить генеральный директор, а затем передать документ председателю и участникам комиссии для подписи. Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля над выполнением приказов (распоряжений, постановлений) о проверке. Форма – N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение всех приходных/расходных документов.

Инвентаризационная комиссия должна получить последнюю на момент выполнения работ по инвентаризации имущества организации расходную и приходную документацию. Делать это нужно до проверки фактического наличия ценностей в организации. Председатель комиссии заверяет полученную документацию, указывая «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что само по себе – основание для определения бухгалтерией остатков имущества к началу проверки по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получаем расписку от материально ответственных лиц.

Перед инвентаризацией лицо, несущее материальную ответственность, оформляет расписку. Ее предоставляют комиссии в день проверки. Служит данный документ подтверждением того, что к моменту проверки лицо, несущее материальную ответственность, сдало всю расходную и приходную документацию в бухгалтерию или передало ее комиссии; все поступившее имущество оприходовано, а выбывшее списано.

Шаг 4. Проверяем и документально подтверждаем наличие, состояние и оценку активов и обязательств.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит:

• определение количества и наименований ценностей, которыми организация располагает или которые арендует. Речь идет о документарных ценных бумагах, финансовых средствах в кассе, ОС, МПЗ. При проверке применяется натуральный подсчет (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Параллельно специалисты оценивают, в каком состоянии находятся данные объекты, допустимо ли их использование по назначению;
• сверка документации, подтверждающая права предприятия на активы, у которых отсутствует материально-вещественная форма (к примеру, денежные вложения, НМА), в соответствии с п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации;
• проверка состава кредиторской и дебиторской задолженности методом сверки с контрагентами и проверки документации, которая подтверждает тот факт, что существует требование и обязательство (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Члены инвентаризационной комиссии вносят полученную информацию в инвентаризационные акты, или описи. Далее лица, несущие материальную ответственность, оставляют свои подписи в документах, подтверждающие то, что они присутствовали на проверке (п. п. 2.4, 2.5, 2.9–2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.

Полученную информацию в инвентаризационных описях (актах) сопоставляют со сведениями, отраженными в бухучете.

Если инвентаризация имущества организации дала определенные результаты, проявившиеся в излишках или недостаче ценностей, в компании оформляют сличительную ведомость. В документе обозначают, что при проверке выявлены факты недостачи или излишек. Сличительную ведомость оформляют исключительно в отношении того имущества, количество или качество которого отличается от учетной информации.

Чтобы оформить итоги проверки, пользуются следующими формами:

• по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
• по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
• по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
• по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
• по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
• по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщаем результаты, выявленные инвентаризацией.

Участники комиссии по результатам проверки проводят анализ обнаруженных несоответствий. Члены комиссии предлагают решения по сопоставлению фактического наличия ценностей и сведений бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Обязательно составление протокола заседания комиссии по инвентаризации.

Если результаты проверки говорят о том, что несоответствие между сведениями в бухучете и фактическим наличием ценностей отсутствует, это также отображают в протоколе заседания комиссии.

По результатам заседания участники инвентаризационной комиссии обобщают итоги инвентаризации.

В данном случае возможно применение унифицированной формы N ИНВ-26 «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией», которую утвердило Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26. В ведомости обозначена информация обо всех недостачах и излишках, а также указан метод их отражения в бухучете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Руководитель предприятия изучает ведомость учета итогов проверки и протокол заседания комиссии и на основании полученной информации выносит окончательное решение.

Шаг 7. Утверждаем результаты инвентаризации.

Как было обозначено выше, участники инвентаризационной комиссии предоставляют руководству предприятия протокол заседания вместе с ведомостью учета результатов, полученных при инвентаризации. Помимо этой документации, руководству предоставляют инвентаризационные описи (акты) и сличительные ведомости.

Технология проведения инвентаризации имущества и обязательств организации подразумевает рассмотрение руководителем документов и вынесение окончательного решения, оформляемого в приказе об утверждении итогов проверки (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). В приказе обязательно есть предписание о порядке устранения расхождений, которые удалось выявить при проверке.

По завершении обозначенных мероприятий документы по инвентаризации имущества и обязательств организации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе.

Шаг 8. Отражаем в учете результаты инвентаризации.

Неточности между фактическим наличием имущества в компании и сведениями в бухучете, которые удалось выявить при проверке, отражают в бухучете за тот отчетный период, на который приходится день проведения инвентаризации имущества и обязательств организации (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-Ф3).

Если выполняется годовая инвентаризация, ее итоги заносят в годовую бухгалтерскую отчетность (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации). Если в ходе проверки выявляют имущество, которое в дальнейшем нельзя использовать, так как оно испортилось или (и) морально устарело, его списывают. Помимо этого, списывают задолженность, у которой истек срок исковой давности.

• Недостача материальных ценностей: как обосновать и избежать возмещения

Как правильно оформлять результаты инвентаризации имущества и обязательств организации

Существует закон «О бухгалтерском учете», где подробно рассказано о порядке урегулирования несоответствий, выявленных при проверке. Несоответствие между фактическим наличием ценностей и информацией в бухучете регулируется так:

Учет излишков.

На основании п. 28 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, превышение фактического наличия имущества над информацией в бухучете (излишки имущества) приходуется по рыночной цене на день проверки. Определяя рыночную стоимость излишков имущества, которые показала инвентаризация имущества организации, специалисты могут использовать:

• информацию о стоимости аналогичной продукции, полученную в письменном виде от фирм-производителей;
• данные об уровне цен, которые предоставляют органы государственной статистики, торговые инспекции и организации;
• информацию об уровне цен, отраженную в СМИ и спецлитературе;
• экспертные выводы о цене на отдельные объекты.

Чтобы отражать в бухучете ранее неучтенные объекты основных средств, выявленные как излишки имущества при проверке, рекомендуется использовать счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Это гласит Инструкция по использованию Плана счетов бухучета, в соответствии с которой принятие к бухучету объектов основных средств отражается на дебете счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08.

В данной Инструкции есть раздел, касающийся использования счета 08. Раздел предназначается, чтобы обобщать информацию о расходах компании на объекты, которые в дальнейшем примут к бухучету как основные средства. В этом же разделе сказано, что только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно, объекты основных средств, отнесенные по итогам проверки к излишкам, отражаются в бухучете пометками:

• Д 08 – К 91, субсчет 1 «Прочие доходы» – оприходование основного средства по рыночной цене;
• Д 01 – К 08 – принято к использованию основное средство, оформленное в необходимом порядке, по окончательно установленной первоначальной цене.

Учет недостач

В процессе хранения, перевозки или переработки определенные виды товарно-материального имущества могут менять свой физико-химический состав, что способно повлиять на их естественную недостачу, которую специалисты могут выявить при проверке. На основании п. 28 Положения по бухучету и бухгалтерской отчетности, недостачу и порчу имущества, выявленную при проверке в рамках естественной убыли, относят к производственным издержкам или издержкам обращения. Если недостача и порча выявлены сверх нормативов, отвечают за это виновные лица и компенсируют убытки из личных средств:

• компенсация основных средств и нематериальных активов ведется по остаточной стоимости;
• компенсация материалов и готовой продукции – по фактической себестоимости;
• компенсация товаров – по стоимости покупки или по фактической себестоимости.

После того как выявлены причины недостач и источники их погашения, определены виновные лица, суммы, учтенные на счете 94, списывают по определенной схеме. Списание недостач материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли ведется на счета учета расходов на производство и затрат на продажу. В учете отражают следующую информацию:

• Д 20, 23, 25, 26, 29 – К 94 – сумма выявленной недостачи в пределе норматива естественной убыли списана на счета учета затрат;
• Д 44 – К 94 – сумма выявленных недостач материальных ценностей в пределах нормативов естественной убыли списана на затраты на продажу, если речь идет о торговом предприятии.

Убытки имущества в пределах нормативов, утвержденных в законодательном порядке, списывают на основании распоряжения руководства предприятия, если выявляются фактические недостачи.

Размер выявленных при инвентаризации потерь от естественной убыли списывают за счет такого резерва в пределах его величины. В бухучете отражают следующее: Д 96 – К 94 – списаны потери за счет резерва на естественную убыль, если речь идет о торговой организации.

Если инвентаризация имущества организации свидетельствует о том, что порча и недостача имущества, материально-производственных запасов превышает нормы естественной убыли, потери возмещают виновные лица.

На основании ст. 242–244 ТК РФ, если сотруднику предприятия вверяют имущество по договору о полной финансовой ответственности, данный работник полностью отвечает за него. В соответствии с материальной ответственностью сотрудник полностью возмещает причиненный ущерб.

На основании ст. 246 ТК РФ сумму ущерба, понесенного работодателем вследствие порчи и утраты ценностей, определяют по фактическим потерям. Потери исчисляют с учетом рыночной стоимости, действующей на соответствующей территории на дату нанесения ущерба, но не ниже цены имущества, с учетом степени его изношенности, по информации бухучета.

Это значит, что недостачу с виновных лиц можно взыскать не по фактической себестоимости недостающего имущества, а по рыночной (для торговых компаний – реализационной) цене, по которой это имущество снова будет куплено.

Взыскивать суммы ущерба, произошедшего из-за недостачи, следует, опираясь на положения ст. 248 ТК РФ. Так, работодатель дает распоряжение на взыскание ущерба в сумме, не превышающей месячную заработную плату. Такое распоряжение необходимо дать не позже, чем пройдет месяц с момента окончательного установления суммы потерь. В случае истечения данного срока, несогласия работника на возмещение ущерба, если компенсация превышает сумму средней заработной платы сотрудника за месяц, взыскивать средства необходимо через суд.

Сумма всех удержаний при каждой выдаче зарплаты ограничена. Так, размер удержаний не может быть выше 20 %, а при удержании из зарплаты по нескольким видам исполнительной документации за работником должно сохраняться 50 % его оклада (ст. 138 ТК РФ).

По мере того как виновный компенсирует убытки, разницу списывают со счета 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», в кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы». То есть разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества в бухучете в составе внереализационных затрат отражают равными частями в течение периода возмещения убытков сотрудником, признанным виновным в недостаче.

У работника есть возможность возмещать недостачу по частям или в полном объеме. Если обе стороны согласны, виновный сотрудник может компенсировать убытки в рассрочку. В этой ситуации виновный сотрудник должен в письменном виде подтвердить свое обязательство компенсировать недостачу, указав точные сроки выплат. В случае увольнения виновного сотрудника и его отказа от возмещения нанесенного ущерба непогашенный долг взыскивают через суд.

Возмещение недостачи внесением финансовых средств в кассу компании отражают записью: Д 50 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Если погашение долга осуществляется вычетом из зарплаты работника определенной суммы, в учет записывают: Д 70 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По ст. 240 ТК РФ у работодателя есть право не взыскивать сумму недостачи с подчиненного – в полном объеме или определенной части. В данном случае должны учитываться конкретные обстоятельства нанесения ущерба.

Если работодатель отказывается взыскивать с подчиненного сумму ущерба, ее признают в качестве прочего внереализационного расхода и отражают в учете записью по кредиту счета 94 в корреспонденции со счетом 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Если не удается установить виновных сотрудников или суд отказывает в вопросе взыскания компенсации, ущерб от недостачи ценностей и их порчи списывают на финансовые результаты компании.

В подобных ситуациях, в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязательств, в документации, предоставляемой для оформления списания недостачи ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие, что виновные лица отсутствуют. Другой вариант – суд должен отказать во взыскании компенсации с виновных.

В бухучете, на основании указанной документации, суммы недостач имущества, которые изначально были отнесены на счет 94, списывают в дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Зачет недостач излишками (пересортица)

В ходе проверки можно одновременно выявить излишки и недостачи у одного и того же работника, несущего материальную ответственность. Применительно к таким случаям действует п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств организации. Здесь предусматривается взаимный зачет недостач и излишков вследствие пересортицы. Это допустимо только как исключение за один и тот же срок проверки, у одного и того же работника, которого проверяют, применительно к товарно-материальным ценностям одного и того же наименования и в равном количестве. Сотрудники, несущие материальную ответственность, подробно разъясняют членам инвентаризационной комиссии причины допущенной пересортицы.

Если в ходе зачета недостач излишками по пересортице стоимость недостающего имущества превысила стоимость имущества, которое оказалось в излишке, за разницу в цене отвечают виновные лица.

В случаях, когда не удается выявить, кто именно виновен в пересортице, разницу в суммах рассматривают как недостачу свыше нормативов убытков и относят к издержкам обращения и производства.

Если наблюдается разница в цене от пересортицы в сторону недостачи, в которой не виноваты материально ответственные лица, в протоколы инвентаризационной комиссии заносят исчерпывающие объяснения (причины, вследствие которых такую разницу нельзя отнести к виновным лицам).

Для объективного понимания финансового положения предприятия следует располагать достоверной информацией обо всех ценностях, которыми компания распоряжается: в каком количестве представлено имущество, какое у него состояние, верная ли оценка ему дана. При этом форма собственности организации не столь важна. Далее происходит сверка остатков имущества с информацией, отраженной в бухучете. Все это и есть инвентаризация имущества организации, то есть ряд мероприятий, в процессе которых проверяются обязательства и имущество фирмы.

• Материальная ответственность работника: как защитить ценности предприятия

Учет инвентаризации имущества организации: основные ошибки и их последствия

То, как должно вестись выполнение работ по инвентаризации имущества организации, достаточно подробно изложено в действующем законодательстве. Однако на практике предприятия нередко допускают ряд ошибок. Вот самые распространенные.

1. Неправильное оформление приказа руководства на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации (отсутствие сроков инвентаризации, не обозначены участники комиссии, нет перечня ценностей). Основания для проведения инвентаризации имущества и, соответственно, признания ее результатов, отсутствуют.
2. В ходе проверки есть документальное подтверждение отсутствия хотя бы одного участника комиссии. Итоги проверки нельзя считать действительными.
3. Составление инвентаризационной описи в одном экземпляре. Итоги проверки нельзя считать действительными.
4. Лица, несущие материальную ответственность, не дали расписки, в соответствии с которыми вся расходная и приходная документация направлена в бухгалтерию. Ошибки, которые помогла выявить инвентаризация имущества организации, можно оспорить при предъявлении документов, оформленных во время проверки.
5. Процедура проверки проведена неверно: при бухгалтерском учете инвентаризации имущества и обязательств организации информацию бухучета сопоставляют с фактическим наличием, а не наоборот. Возможное искажение фактического наличия затрудняет выявление некоторых нарушений.
6. Отсутствие итогов на каждой из страниц описи: необходимо прописывать число, количество номеров, сумму материальных ценностей, общий итог в натуральных показателях. Не исключено внесение несанкционированных правок в результаты проверки.
7. Отсутствие пометок «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» на каждой из страниц (применительно к формам, предусматривающим подобные пометки). Такой документ не может быть основанием для предъявления претензий лицу, несущему материальную ответственность.
8. На последнем листе инвентаризационной описи отсутствует подпись лица, несущего материальную ответственность, о том, что у него отсутствуют претензии к участникам комиссии и что он принимает ценности, указанные в описи, на хранение под собственную ответственность (применительно к формам, предусматривающим подобные подписи). При выявлении недостач предъявление претензий финансово ответственному лицу будет невозможным.
9. Участники комиссии не подписали и не заверили исправления и ошибки. Корректировки в этом случае не могут быть признаны действительными.
10. В инвентаризационных описях после утверждения итогов проверки есть незаполненные строчки (на них отсутствует прочерк).
11. Появляется вероятность внесения несанкционированных корректировок в результаты проверки.
12. В периоды перерывов в деятельности инвентаризационной комиссии в помещение, где хранят описи, могут зайти посторонние лица. Возникает вероятность внесения несанкционированных правок в итоги проверки.

Правильность и обоснованность сумм, отраженных на счетах бухучета, нуждается в периодической проверке. Такая проверка осуществляется путем проведения инвентаризации финансовых обязательств. В ходе такой инвентаризации проверяются расчеты организации с другими лицами, задолженности по недостачам, дебиторская и кредиторская задолженность. Рассмотрим порядок проведения такой проверки.

Необходимость проведения инвентаризации

По мнению Министерства финансов Российской Федерации, проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств организации следует раз в год. Период для проверки — с 1 января по 31 декабря.

Необходимость проведения подобной проверки следует, в том числе, из пункта 74 Положения от 29 июля 1998 года № 34н, согласно которому в бухгалтерском учете не должно быть несогласованных (неурегулированных) с контрагентами организации сумм и расхождений в расчетах. Проверка проводится перед составлением годового отчета.

Кроме этого, законодательство предусматривает ряд случаев, в которых также необходима инвентаризация.

Обязательное проведение инвентаризации

Случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно (в дополнение к вышеуказанному проведению инвентаризации финансовых обязательств), предусмотрены пунктом 27 вышеуказанного Положения. Вот они:

• передача имущества в аренду;
• операции в отношении ГУП или МУП;
• смена материально ответственных лиц;
• ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
• реорганизация или ликвидация юридического лица.

Проведение инвентаризации финансовых обязательств организации

Рассматриваемая проверка включает в себя:

• инвентаризацию расчетов с кредитными организациями;
• проверку расчетов с бюджетом;
• проверку состояния расчетов с контрагентами (покупателями, поставщиками);
• инвентаризацию расчетов по авансовым отчетам;
• инвентаризацию расчетов с работниками по зарплате и иным выплатам;
• полную инвентаризацию финансовых обязательств организации в отношении всех дебиторов и кредиторов.

Проверка идентичности данных о расчетах (другими словами - сверка расчетов) проводится в отношении каждого из указанных субъектов обособленно.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться положениями Методических рекомендаций Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств

Проведение инвентаризации должна обеспечивать соответствующая комиссия, которая действует на постоянной основе.

Назначение членов комиссии производится руководителем организации, для чего издается специальное распоряжение (приказ).

Инвентаризации, в частности, подлежат дебетовые остатки на счетах 60, 62, 68, 69, 71, 73, 75, 76, а также кредитовые остатки на счетах 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

С целью проведения инвентаризации организация, в т.ч., запрашивает сверку с контрагентами.

Результаты инвентаризации расчетов и финансовых обязательств отражаются в соответствующем акте.

Существует унифицированная форма акта № ИНВ-17 . Однако руководитель организации вправе утвердить самостоятельно разработанную форму такого акта.

Сверка с налоговыми органами осуществляется путем составления акта по форме 1160070 .

Составлению указанных документов должна предшествовать справка о проведенной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Такая справка является основанием для составления вышеуказанных актов инвентаризации.

Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 29.03.2017) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598)

Инвентаризация имущества и обязательств

26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

27. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

28. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

(в ред. Приказа Минфина России от 30.12.1999 N 107н)

(см. текст в предыдущей редакции)

В разделе справочника бухгалтера — Инвентаризация имущества и финансовых обязательств вы сможете найти информацию о порядке проведения инвентаризации в организациях Российской Федерации, бланки форм первичных документов и типовые проводки, отражающие результаты инвентаризации. Кроме того вы сможете ознакомиться с правовыми основами, определяющими правила возмещения выявленного в результате проверки ущерба.

Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризации в организациях обязательно как минимум перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация основных средств допускается не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет). Процедура эта непростая, трудоемкая, но необходимая как для самой организации, так и для ее собственников.

• сопоставление полученных данных о фактическом наличии имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка правильности и полноты отражения в бухгалтерском учете организации операций с имуществом и финансовыми обязательствами.

Т.е. целью проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств является желание получить реальную картину имущественного положения в организации и выявить расхождения с данными учета.

Определимся, какое же имущество и обязательства подлежат инвентаризации. Согласно п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации под имуществом организации понимаются:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• финансовые вложения;
• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары и прочие запасы;
• денежные средства и прочие финансовые активы.

Под финансовыми обязательствами понимаются:

• кредиторская задолженность;
• кредиты банков;
• займы;
• резервы.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств (дата, перечень имущества и обязательств) устанавливается руководителем организации (кроме случаев с обязательной инвентаризацией).

Как же правильно провести инвентаризацию имущества и финансовых обязательств? Для ответа на этот вопрос разобьем процесс инвентаризации на локальные задачи, которые нам придется решить.

Задача 1. Формирование инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, состав которой утверждается руководителем организации в приказе о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, инженеры, экономисты, техники и т.п. специалисты. Кроме того в состав комиссии можно включать представителей независимых аудиторских организаций. Примите во внимание, что при проведении инвентаризации обязательно присутствие всех членов комиссии.

Задача 2. Определить круг ответственных лиц и подготовить учетные документы

До начала проверки фактического наличия имущества и обязательств требуется определить круг лиц, несущих ответственность за хранение имущества и круг лиц, отражающих в учете операции с имуществом и обязательствами. Кроме того, необходимо подготовить приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, которые должны служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Задача 3. Инвентаризация имущества и обязательств

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и производят при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризация подразделяется по видам имущества и финансовых обязательств следующим образом:

Задача 4. Оформление первичных документов по результатам инвентаризации

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Документы составляются не менее, чем в двух экземплярах. На каждой странице документов указывают прописью количество номенклатурных позиций материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от единиц измерения приведенного имущества. В документах не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Документы должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Все отклонения фактических данных от учетных, выявленные в результате инвентаризации имущества, отражаются в сличительных ведомостях. Выявленные суммы излишков и недостач указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления инвентаризации отдельных видов имущества используются унифицированные формы первичной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По результатам инвентаризации имущества и финансовых обязательств формируется обобщающая ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНВ-26 .

Задача 5. Отражение результатов инвентаризации имущества и финансовых обязательств на счетах бухгалтерского учета

Выявленные в результате инвентаризации расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Согласно п. 28 данного положения, выявленные излишки и недостачи необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Результаты инвентаризации имущества и финансовых обязательств должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. В настоящем разделе рассмотрены:

Тема 4. Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

Читайте также: Свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов

— выявление фактического наличия имущества;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

— проверка полноты отражения в учете обязательств.

Поэтому всю процедуру проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации можно условно разделить на три этапа:

— этап проведения натуральной и документальной проверки, путем пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

— заключительный этап — этап сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Материально ответственные лица в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии входить не могут, однако второй этап проведения инвентаризации (этап проведения пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации) должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

— описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом;

— в случае заполнения описи ручным способом возможно использование как чернил, так и шариковой ручки. Заполнять опись необходимо четко и ясно, без помарок и подчисток;

— на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;

— исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей;

— в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сличительные ведомости могут быть составлены либо в ручную, либо с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Все результаты, полученные по итогам проведенной инвентаризации следует отражать в бухгалтерском учете и отчетности Следует помнить, что операции по приему и отпуску товарно-материальных ценностей на момент проведения инвентаризации необходимо приостановить, однако, если из-за различного рода технологических и производственных причин это сделать невозможно, отпуск будет произведен материально-ответственным лицом в присутствии членов комиссии с занесением отпускаемых ценностей в отдельную инвентаризационную опись. В таком же порядке будет произведено и оприходование поступивших товарно-материальных ценностей.

На заключительном этапе проводиться анализ полученных в входе проведения инвентаризации данных. Такой анализ включает в себя следующие направления:

— сопоставление данных полученных в ходе инвентаризации, зафиксированных в инвентаризационных описях и актах с данными бухгалтерского учета;

— выявление в результате проводимого сопоставления расхождений, составление сличительных ведомостей;

— определение причин возникновения, а также оценка, выявленных по итогам проводимой проверки расхождений;

— подготовка предложений по отражению в бухгалтерском учете результатов проведенной инвентаризации имущества и обязательств организации.

В соответствии с инструкцией для оформления результатов полученных в ходе проведения инвентаризации могут использоваться единые регистры, объединяющие в себе показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности находящиеся на ответственном хранении, арендованные, т.е. не принадлежащие организации, но числящиеся по данным бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

организации непосредственно того месяца, в котором она была проведена.

2.2. Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

В соответствии с методическими указаниями, главными целями проведения инвентаризации имущества и обязательств организации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Поэтому всю процедуру проведения бухгалтерской инвентаризации ячччччёимущества и обязательств организации можно условно разделить на три этапа:

этап проведения натуральной и документальной проверки, путем пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

заключительный этап — этап сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Подготовительный этап включает в себя составления приказа о порядке и сроках проведения инвентаризации, подготовке перечня имущества и обязательств, проверяемых в ходе проведения инвентаризации, разработку внутренних инструкций, получение расписок о материально ответственных лиц и определение остатков имущества и обязательств по данным бухгалтерского учета.

Приказ о проведении инвентаризации заполняется по форме ИНВ-22 и утверждается руководителем организации. В приказе утверждаются виды имущества и обязательств, подлежащих проверки, состав инвентаризационной комиссии, ее председатель, устанавливаются сроки проведения инвентаризации.

Читайте также: Что делать, если муж не платит алименты и приставы бездействуют

Для регламентации деятельности инвентаризационной комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации предприятие может разрабатывать свои внутренние инструкции, приказы, распоряжения и т.д.

Также для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, и назначить ее председателя. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Но, как правило, в случае если объем работ невелик, допускается наличие только ревизионной комиссии, тогда проведение инвентаризаций возлагается только на нее. Состав данной комиссии, также как и рабочей инвентаризационной комиссии, утверждается приказом руководителя.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, такие специалисты как, инженеры, экономисты, техники и т.д. Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Главная задача создаваемой инвентаризационной комиссии — обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Следует помнить, что при проведении инвентаризации необходимо присутствие всех заявленных в приказе членов комиссии, в противном случае, отсутствие хотя бы одного из них может являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Прежде чем приступить к началу второго этапа проведения инвентаризации членам назначенной комиссии, необходимо получить последние, к началу проведения инвентаризации, приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, опломбировать места хранения товарно-материальных ценностей, имеющие отдельные входы и выходы. Также необходимо осуществить проверку исправности всех весоизмерительных приборов, которые будут использованы в ходе проведения проверки.

Материально ответственные лица предоставляют членам комиссии расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Материально ответственные лица в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии входить не могут, однако второй этап проведения инвентаризации должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

Второй этап заключается в проведении проверки фактического наличия имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Как отмечалось, определение фактического наличия имущества при инвентаризации осуществляется путем проведения обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Все полученные в ходе проведения проверки результаты, записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные описи подписываются всеми членами комиссии.

К порядку оформления инвентаризационных описей предъявляются следующие обязательные для исполнения требования:

описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом;

в случае заполнения описи ручным способом возможно использование как чернил, так и шариковой ручки. Заполнять опись необходимо четко и ясно, без помарок и подчисток;

на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;

исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей;

в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Если объем номенклатуры товарно-материальных ценностей, подлежащих инвентаризации на предприятии значителен, допускается видоизменение унифицированной формы описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Операции по приему и отпуску товарно-материальных ценностей на момент проведения инвентаризации необходимо приостановить, однако, если из-за различного рода технологических и производственных причин это сделать невозможно, отпуск будет произведен материально-ответственным лицом в присутствии членов комиссии с занесением отпускаемых ценностей в отдельную инвентаризационную опись. В таком же порядке будет произведено и оприходование поступивших товарно-материальных ценностей.

На заключительном этапе проводиться анализ полученных в ходе проведения инвентаризации данных. Такой анализ включает в себя следующие направления:

сопоставление данных полученных в ходе инвентаризации, зафиксированных в инвентаризационных описях и актах с данными бухгалтерского учета;

выявление в результате проводимого сопоставления расхождений, составление сличительных ведомостей;

определение причин возникновения, а также оценка, выявленных по итогам проводимой проверки расхождений;

подготовка предложений по отражению в бухгалтерском учете результатов проведенной инвентаризации имущества и обязательств организации.

Инвентаризационные описи, заполняемые в ходе проведения проверки, передаются в бухгалтерию предприятия, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость. Все выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

В соответствии с инструкцией для оформления результатов полученных в ходе проведения инвентаризации могут использоваться единые регистры, объединяющие в себе показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, находящиеся на ответственном хранении, арендованные, т.е. не принадлежащие организации, но числящиеся по данным бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены либо вручную, либо с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Все результаты, полученные по итогам проведенной инвентаризации следует отражать в бухгалтерском учете и отчетности организации непосредственно того месяца, в котором она была проведена.

Если, в дальнейшем, будет выяснено, что членами инвентаризационной комиссий вносились в описи заведомо ложные сведения о фактических остатках материальных ценностей, с целью скрытия недостач и хищения имущества организации — результаты инвентаризации будут считаться недействительными, а члены инвентаризационной комиссии могут быть привлечены к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.

Организация инвентаризации имущества. Этапы проведения

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации осуществляется, как правило, перед сдачей отчетности по итогам года. Эта процедура имеет ряд особенностей. Рассмотрим их в статье.

Общие сведения

Проведение инвентаризации имущества организации представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости материальных ценностей. Информация о них содержится в соответствующей документации. На предприятии предусматривается специальный отдел, ведущий бухгалтерский учет. Инвентаризации имущества организации предшествует издание соответствующего приказа. В этом документе указываются основания для осуществления этой процедуры, назначается комиссия. В приказе также указываются сроки на выполнение работ. Инвентаризации имущества организации могут осуществляться как планово, так и внепланово.

Инвентаризация имущества организации необходима:

1. Для установления фактического наличия материальных ценностей.
2. Сравнения полученных данных со сведениями бухгалтерской отчетности.
3. Выявления некондиционных ресурсов, формирования мотивированных заключений, подготовки документации для их списания или уценки. При осуществлении этих процедур могут привлекаться необходимые специалисты и компетентные структуры.
4. Определения виновных при обнаружении излишков, недостач, порчи имущества.
5. Проверки полноты и достоверности отображения имущества и обязательств, соблюдения контрагентами договорных сроков, применения мер по взысканию и погашению задолженностей, списанию их по окончании срока давности.

Классификация

Существуют различные виды инвентаризации имущества и обязательств организации. Например, процедуры могут быть частичными, выборочными, полными, периодическими. Между тем проверить достоверность и полноту отчетности, выявить, насколько содержание данных и первичной документации соответствует фактическому положению дел, позволяет сплошная инвентаризация имущества организации. Она является обязательной в соответствии с п. 7 инструкции, регламентирующей правила составления и представления итоговых (месячных, квартальных, годовых) показателей. Инвентаризация имущества организации, оформление ее результатов осуществляются в соответствии с методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина № 49 от 13.06.1995 г.

Общие правила

Организация инвентаризации имущества осуществляется в отношении материальных ценностей, вне зависимости от места их расположения. Процедура распространяется на производственные запасы и прочие материальные ресурсы, которые не принадлежат предприятию, но находятся на хранении, в аренде, получены для переработки и пр. Инвентаризация проводится и в отношении неучтенного имущества. Ревизия осуществляется по месту нахождения материальных ценностей. Это может быть цех, мастерская, производственный участок, лаборатория и так далее. Порядок проведения инвентаризации имущества организации включает в себя следующие стадии:

1. Издание приказа.
2. Проверка и опись.
3. Документальное оформление.
4. Сопоставление данных.
5. Составление заключения.

Он должен быть принят заблаговременно, чтобы организация инвентаризации имущества не стала для сотрудников и ответственных лиц неожиданностью и они смогли бы к ней подготовиться. В приказе указывается состав комиссии, ее председатель, объекты, в отношении которых будет осуществляться ревизия, ее сроки. Документ можно составить по форме, приведенной в методических указаниях. Приказ регистрируется в книге контроля.