Командировочное удостоверение в 1с 8.3 как найти. Бухучет инфо

Чтобы начислить командировочные в 1С ЗУП 3, необходимо задать настройки норм расчета заработной платы (рис. 1). Система автоматически создает виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)».

Рис. 1. Настройка расчета заработной платы

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Расчет командировочных в 1С ЗУП по сотруднику осуществляется с помощью документа «Командировка». Документ является многофункциональным, т.е. работа с документом предусмотрена в 2-х режимах:

Режим кадровика включает создание документа, заполнение периода командировки, проведение документа (рис. 2):

Рис. 2. «Командировка» в кадровом контуре

Если в фирме ведется штатное расписание, то при проведении командировки на вкладке «Главное» необходимо указать признак «Освободить ставку на период командировки».

При указании признака «Командировка на неполный день/внутрисменная» становится активно поле для указания часов внутрисменной командировки и вытесняемого планового вида времени (рис. 3):

Рис. 3. Внутрисменная командировка

Если в стаже ПФР работника необходимо указать факт его работы в командировке в местности с отличными от основного места работы условиями, то на закладке «Стаж ПФР» следует указать их значение на период командировки (рис. 4).

Если командировка не входит в льготный стаж ПФР, то необходимо проставить соответствующий признак (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Стаж ПФР» документа «Командировка»

Режим расчетчика включает в себя расчет документа, проведение документа в расчетном контуре (рис. 5):

Рис. 5. Документ «Командировка» в расчетном контуре

При указании признака «Расчет утвердил» документ считается утвержденным в расчетном контуре и позволяет отразить командировочные в системе 1С ЗУП 3.

Если время командировки сотрудника является переходящим с одного месяца на другой, то на форме документа во вкладке «Главное» доступен блок «Оплата длительной командировки» (рис. 5).

При указании признака «Оплатить период командировки целиком» командировка будет оплачена полностью за весь период и отражена в учете в текущем документе.

При указании признака «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» система посчитает часть командировки, приходящуюся на месяц начисления. В нашем примере на месяц начисления – Февраль 2017, приходится 1 день командировки – 28.02.2018, и сумма – 2100 рублей (рис. 5).

Оставшаяся часть командировки будет рассчитана при очередном расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» в марте 2018 (рис. 6).

Рис. 6. Начисление части командировки в документе «Начисление зарплаты и взносов»

При наличии нескольких видов расчета, начисляемых документом «Командировка», система позволяет выбрать необходимое начисление.

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно. После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью. Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Рис. 7. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Рис. 8. Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Рис 9. Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10. Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Досрочный возврат из командировки

По решению руководителя сотрудник может быть досрочно отозван из служебной командировки. Законодательно этот момент не регулируется. Работодатель самостоятельно решает, как это сделать.

В программе 1С ЗУП 3 существует 2 варианта оформления возврата из командировки:

Если период не закрыт, то исправляется исходный документ «Командировка».
Если период закрыт, произведена выплата командировки или сформирован документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете», то необходимо воспользоваться механизмом исправления документа.

Необходимо выбрать один из вариантов исправления:

Ввести документ-исправление. В кадровом контуре в нижней части документа появляется ссылка «Исправить» (рис. 11). При нажатии на ссылку создается новый документ, а исправленный документ блокируется. В нижней части нового документа появляется подсказка «Документ является исправлением другого документа». Расчетчик рассчитывает исправленный документ. Способ исправления подходит для случаев изменения периода командировки.
Полностью отсторнировать документ. В расчетном контуре в нижней части документа появляется ссылка «Сторнировать». При нажатии на ссылку создается документ «Сторнирование начислений» (рис. 12), а исправленный документ блокируется. Способ исправления подходит для случаев полной отмены командировки.

Рис. 11. Исправление документа «Командировка» - кадровый контур

Рис. 12. Исправление документа «Командировка» - расчетный контур

Перерасчет оплаты происходит исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного на момент отправки в командировку.

При проведении документа-исправления в табеле учета рабочего времени проставляется плановое время сотрудника по его графику работы.

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

В кассовых документах нужно добавить документ , с помощью кнопки Выдача:

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Если не используется Клиент-банк

Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
Сотрудник – командировочное лицо;
Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Если используется Клиент-банк

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

Расходы на проезд;
Расходы по найму жилья;
Суточные расходы;
Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов . Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

и отображается в Книге покупок:

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

В созданном документе необходимо проверить данные:

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные нерабочие дни, а также за дни нахождения в пути.

Основной порядок отражения расходов на командировку был отражен в Рассмотрим проведение основных операций в 1С 8.3 по регистрам при применении УСН.

Документ Выдача наличных в связи с применением УСН делает следующие движения:

По регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I). Расход для целей УСН будет учтен после того, как сотрудник отчитается о расходах и будет оформлен документ Авансовый отчет:

По регистру накопления Прочие расчеты:

Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса.

При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам:

Книга учета доходов и расходов (раздел I) – сумма расхода, которая будет учтена для определения налоговой базы:

Расшифровка КУДиР – подробно расшифровываются отдельно расходы и НДС:

Прочие расчеты – отражаются суммы израсходованных средств, которые были реально израсходованы. Указываются на закладке Прочее. То есть, если израсходовано больше, чем было выдано, то в колонке Расчетный документ будет указан текущий Авансовый отчет и сумма перерасхода будет выделена в отдельную строчку:

Расходы при УСН – вносятся записи с текущими статусами оплаты расходов УСН:

Приход – записи с реально израсходованными суммами со статусом Не оплачено;
Расход – записи, подтверждающие оплату расходов, то есть выдачу подотчетных сумм, которые снимают статус Не оплачено с выданных подотчетных сумм:

Суточные и налог на прибыль

Затраты на оплату суточных сотрудника включаются в состав прочих расходов согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В расходах суточные учитываются:

При методе начисления – в отчетном налоговом периоде, в котором произошло утверждение авансового отчета;
При кассовом методе – после фактической выплаты суточных.

В 1С 8.3 поддерживается только метод начисления, поэтому суточные признаются в расходах при проведении документа Авансовый отчет:

НДФЛ и суточные сверх норм

Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:

За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.

Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Эти же нормы следует учитывать и тогда, когда вместо суточных выплачивается компенсация доп. расходов (письмо Минфина России №03-03-06/30062 от 26.05.2015г., 03-03-06/1/24916 от 26.05.2014г., №03-04-06/6394 от 04.03.2013г., №03-04-07/6189 от 01.03.2013г).

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:

Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.

Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

В разделе Справочники – Зарплата и кадры – Начисления создадим новый вид начисления как указано на рисунке ниже. При этом проверьте – нет ли уже в списке такого вида начисления:

Установим флажок Доход в натуральной форме , чтобы суточные не отражались в ведомости к выплате заработной платы, а лишь участвовали в налогообложении и не образовалось сальдо на счете 70.

Поле Способ отражения оставим пустым, так как проводка не будет формироваться, потому что документ Начисление заработной платы не может сформировать проводку Дт 26 – Кт 71.01. Такую проводку сформирует документ Авансовый отчет.

Внимание: отражение суточных для целей налогообложения НДФЛ и страховых взносов в 1С 8.3 можно также осуществить при помощи документов Операция учета НДФЛ и Операция учета страховых взносов взамен документа Начисление заработной платы.

Если посмотреть результат проведения документа, то видно, что на счете 70 сумма суточных не отразилась, а проводки по начислению НДФЛ и страховых взносов сформировались:

Чтобы отразить компенсацию суточных сверх норм в бухгалтерском учете, можно воспользоваться документом Выдача наличных через раздел Банк и касса – Кассовые документы:

Видим проводки, сформированные в результате движения документа:

Суточные и страховые взносы

Суточные в пределах норм не подлежат обложению страховыми взносами, так как относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей.

Что касается однодневных командировок, то существуют различные мнения по поводу облагать или не облагать такие командировки.

Поэтому, если необходимо начислить страховые взносы, то можно оформить этот вид начисления как самостоятельный, аналогично компенсации суточных сверх норм и добавить его в документ Начисление заработной платы, что рассмотрено на примере выше по суточным сверх норм.

Если же облагать страховыми взносами не планируете, то такие суточные в 1С 8.3 отражаются как обычно на закладке Прочее в документе Авансовый отчет.

Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.

Командировочные в 1С ЗУП 8.3

Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников».*

Рисунок 1.Кадровый учет и расчет командировок в ЗУП

*Также «Командировка» может быть создана из журнала соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».

В развернутом перечне выбираем «Создать» и тип документа «Командировка»:

Рисунок 2.Создание командировочных в 1С ЗУП 8.3

Рассматриваемый нами типовой документ разработан для регистрации, расчета и последующей оплаты командировочных. С помощью него можно вывести на печать соответствующие печатные формы:

Приказ о направлении (Т-9);
Удостоверение (Т-10);
Служебное задание (Т-10а);
Расчет среднего заработка;
Подробный расчет начислений.

Рисунок 3.Печатные формы документа «Командировка»

Для создания командировок сразу нескольких работников используется соответствующий документ Для его создания в том же разделе «Кадры/Все отсутствия сотрудников», нажав «Создать», выбираем «Командировки группы». После заполнения шапки и табличной части документа сотрудниками, на которых оформляются командировки, на его основании можно автоматически создать «Командировку» непосредственно по каждому сотруднику. Для этого нужно воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия», которая находится внизу документа.

Заполнение документа «Командировка»

Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа. В начало добавляется префикс организации, затем префикс базы и собственно следующий по порядку номер. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или базах.

Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули. Для расчета необходимо указать начало и окончание командировки. Этот период включает дни нахождения сотрудника в дороге. Командировочные в 1С ЗУП 8.3 оплачиваются за дни или часы, которые являются рабочими, по установленному сотруднику графику.

При ведении штатного расписания в ЗУП, с помощью проставления соответствующего флажка можно освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника.

Если командировка оформляется сотруднику, который занят в организации по основному месту работы, а также и по совместительству, требуется регистрировать отсутствие по всем рабочим местам работника. Для этого на форме документа присутствует ссылка «Отсутствия по другим местам работы».

Рисунок 4.Освобождение ставки при расчете командировочных в ЗУП 3.1

В случае длительной командировки, можно выбрать разные виды оплаты:

Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.

Рисунок 5.Оплата длительных командировочных в ЗУП 8.3

Расчет документа производится автоматически. Если автоматический пересчет документов при их редактировании отключен, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями. В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.

При необходимости просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете следует использовать закладку «Начислено (подробно)»:

Рисунок 6.Результат начисления командировочных в 1С ЗУП 8.3

Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.

Командировка оплачивается по часам для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени или по дням из среднедневного заработка.

Работа с результатами расчета производится так же, как при «Начислении зарплаты и взносов».

Расчет командировок в ЗУП 3.1 исходя из среднего заработка

Для вычисления среднего заработанного берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка»:

Рисунок 7.Проверка расчета среднего заработка

Для вывода средней зарплаты за период «руками», проставляем необходимые даты, нажимаем «Задать вручную» и «Пересчитать».

Как в 1С ЗУП отразить командировку в выходной день

Сотрудник может находиться и работать в командировке в выходной или праздничный день, что, согласно законодательству, приводит к необходимости дополнительной оплаты. В 1С ЗУП отразить командировку в выходной день, то есть факт работы в такой день и необходимость его оплаты, можно отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни»:

Рисунок 8.Расчет командировок при работе в выходной день

После проведения документа сотрудникам автоматически рассчитывается оплата работы в праздничные и выходные дни в двойном размере по дням или по часам, в зависимости от параметров основного документа начисления заработной платы.

Выплата командировочных

Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:

Рисунок 9.Выплата командировок в ЗУП

В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.

Как оформить командировку и выплатить командировочные в программе 1С 8.3 Бухгалтерия?

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя, особенно в последнее время, средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

проезд
проживание
суточные
прочее

Для получения денежных средств подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

организация (если их несколько в базе данных)
получатель
сумма
в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет».

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Пример заполнения закладки «Прочее»: