Часто случаются такие ситуации, когда работник ушел в отпуск в одном месяце, а вернулся в другом, и таким образом возник переходящий отпуск. Как отразить правильно затраты на отпуск и когда перечислить НДФЛ и страховые взносы?

Как отразить расходы по переходящим отпускам в налоговом учете?

Работник получает отпускные, и эта сумма учитывается в расходах на оплату труда (подп. 7 ст.255 НК РФ). Если работник находится в отпуске в разных месяцах, давайте разберемся, к какому периоду отнести данные затраты (если формирование резерва на отпуск не предполагается).

Компании, применяющие кассовый метод учета, и «упрощенцы», учитывают все расходы в момент оплаты. По закону отпускные выдаются работнику не позднее 3 дней до момента начала отдыха. Следовательно, если работник ушел в отпуск в сентябре, а пришел в октябре, он получает отпускные в сентябре. И компании обязаны учесть выплаты на отпуск в затратах за сентябрь.

Как быть, если компания применяет метод начисления? Поделить ли расходы или нет?На этот случай существует две точки зрения.

В одном случае, отпускные учитываются так же, как и при кассовом методе, а именно, в момент выплаты в полном объеме. Это подтверждается п.4 ст. 272 НК РФ, где указывается, что расходы на оплату труда признаются ежемесячно согласно начисленных сумм. И поскольку отпускные начислены в сентябре, то и для налогового учета их следует отразить в сентябре в полном объеме.

Во другом случае, отпускные необходимо распределить по тем периодам, за которые они начислены. Если отпуск начинается в сентябре и заканчивается в октябре, то часть отпуска, приходящегося на сентябрь, нужно учесть в затратах в сентябре, а приходящуюся на октябрь – в октябре (письмо Минфина № 07-02-06/107от 14.05.11). Существует арбитражная практика, в которой суды придерживаются такой же точки зрения (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.10.11 № 07АП-8099/11). Такой подход, скорее всего, является более правильным, так как отражает деятельность в реальном времени.

Как отразить расходы на отпуск в бухгалтерском учете?

С 2011 года компании обязаны формировать резерв предстоящих расходов по отпускам (кроме малых предприятий). Это вытекает из ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». В резерв включаются суммы, которые еще не начислены, но подлежат начислению в текущем году. Причем начисление резерва отражается проводкой

Д-т 20, 21, 26, 44 К-т 96

При наступлении времени отдыха, фактический размер отпускных списывается в дебет сч.96. Более подробно о формировании резерва и проводках можно .

Поскольку расчеты переходящих отпусков несколько отличаются в бухгалтерском и налоговом учете, то у компании возникают временные разницы и отложенные налоговые активы. Рассмотрим данную ситуацию на примере.

Пример 1.

Инна Корикова работает в ООО «Альтаир». Эта фирма для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления.

Для целей налогового учета отпускные учитываются в затратах того месяца, на который приходится отпуск.

Для целей бухгалтерского учета фирма формирует резерв предстоящих расходов на отпуск в разрезе каждого работника. Начисления в резерв Кориковой ежемесячно составляет 4 000 руб.

Ежемесячно в течение года бухгалтером делаются проводки:

Д-т 20 К-т 96 = 4 000 руб. – формируем резерв предстоящих расходов по отпускным для Кориковой И.

Д-т 09 К-т 68 = 800 руб. (4 000 руб. х 20%) – показан отложенный налоговый актив.

Очередной отпуск Кориковой И. в 2012 году начался в сентябре, а закончился в октябре. Отпускные для Кориковой И. составили 40 000 руб. Эта сумма распределилась между месяцами: 13 000 руб. – за сентябрьскую часть отпуска и 27 000 руб. – за октябрьскую часть.

В налоговом учете за сентябрь учтены расходы в сумме 13 000 руб.

В сентябре бухгалтером сделаны проводки:

Д-т 68 К-т 09 =2 600 руб. (13 000 руб. х 20%) – уменьшен отложенный налоговый актив;

Д-т 96 К-т 70 = 40 000 руб. – Начислены отпускные за счет резерва

В налоговом учете за октябрь учтены расходы в сумме 27 000 руб.

В октябре бухгалтером сделана проводка:

Д-т 68 К-т 09 = 5 400 руб. (27 000 руб. х 20%) – уменьшен отложенный налоговый актив.

Расчет страховых взносов для переходящих отпусков.

Какие взносы начисляются на отпускные? На отпускные начисляются взносы во внебюджетные фонды, а именно: пенсионные, медицинские, взносы на несчастные случаи и на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Страховые взносы с отпускных необходимо перечислить до конца того месяца, в котором они начислены. В нашем примере в ситуации с переходящим отпуском, который начался в сентябре и закончился в октябре, взносы нужно начислить в сентябре в полном объеме, а деньги в фонды перечислить по окончании сентября.

В какой момент необходимо отнести взносы с отпускных на затраты?

Для целей налогового учета компании, применяющие кассовый метод, учитывают страховые платежи в момент их уплаты. Фирмы, применяющие метод начисления – в момент, когда взносы начислены. То есть, если отпуск «переходит» с сентября на октябрь, то при методе начисления страховые взносы не нужно дробить, а включить полностью в сентябрьские затраты (письмо Минфина №03-03-06/1/804 от 23.12.10).

Для отражения взносов в бухгалтерском учете, нужно поразмыслить, поскольку ясной картины в законодательстве нет. Одни специалисты, руководствуясь ПБУ 8/2010, считают, что взносы с отпускных учитываются так же, как и сами отпускные, создавая резерв на основании ПБУ 8/2010. Другие утверждают, что взносы нельзя отнести к оценочным обязательствам, так как обязанность по их уплате не возникает в результате произошедших событий в прошлом, а появляется при начислении отпускных. Следовательно, при учете взносов, положение ПБУ 8/2010 не применяется, поэтому учесть их в затратах нужно в том месяце, когда работник уходит в отпуск.

Конечно, второй способ показывает более правильную картину хозяйственной деятельности, но этот способ еще больше усложняет и без того нелегкий учет. Ко всему прочему, необходимо учесть налогооблагаемые временные разницы и отложенные налоговые обязательства.

Продолжение примера 1.

На отпускные Кориковой начислены страховые взносы по общему тарифу 35%. (учитывая взносы на несчастные случаи)

В налоговом учете за сентябрь учтены расходы в размере 14 000 руб. (40 000 руб. х 35%).

В сентябре сделаны проводки:
Д-т 76 К-т 69 = 14 000 руб. – начисление взносов в фонды на отпускные Кориковой;

Д-т 20 К-т 76 = 4 550 руб. (13 000 руб. х 35%) – страховые взносы отражены в расходах компании за дни, которые приходятся на сентябрь;

Д-т 68 К-т 77 = 1 890 руб. ((14 000 – 4 550) руб. х 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство.

В октябре сделаны проводки:

Д-т 20 К-т 76 = 9 450 руб. (27 000 руб. х 35%) – страховые взносы отражены в расходах компании за дни, которые приходятся на октябрь;

Д-т 77 К-т 68 = 1 890 руб. – погашено отложенное налоговое обязательство.

Налог на доходы физических лиц по переходящим отпускам.

Налог на доходы с физических лиц с отпускных необходимо перечислить либо в день получения денег в банке, либо в день перечисления денег на карточку работника (письмо Минфина России № 03-04-08/8-139). Таким образом, в ситуации с отпуском, переходящим с сентября на октябрь, НДФЛ следует перечислить в сентябре.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Систематизируйте, обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Общий порядок расчета отпускных

Правила исчисления средней заработной платы для расчета отпускных определены ст.

139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение № 922).

Ндфл и вычеты

Напоминаем, что работодатель обязан выплатить своим работникам отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса).

То есть, независимо от того, приходится отпуск на один месяц или захватывает дни другого месяца, отпускные выплачиваются сотруднику в полном объеме еще до его начала.

Не забудьте удержать и перечислить НДФЛ.

Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ гласит, что с 2016 года налоговый агент должен перечислять в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

То есть, бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены.

И, если возникает ситуация, что сотрудник идет в отпуск, допустим, 2 октября 2017 года, то отпускные ему бухгалтер начисляет не позднее 29 сентября 2017 года, а НДФЛ необходимо перечислить не позднее 30 сентября 2017.

До 2016 года неизменно возникал вопрос в каком порядке следует уплачивать НДФЛ с отпускных: считать их оплатой труда или отдыха? Те компании, которые считали отпускные платой за труд, перечисляли в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, в последний день месяца, за который был начислен доход. Такую позицию поддерживали и суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.2011 № А27-17765/2010, от 26.09.2011 № А27-16788/2010). Затем судьи ВАС заняли другую позицию и высказали мнение, что датой фактического получения дохода в виде отпускных является день его выплаты (в том числе день его перечисления на счета налогоплательщика в банках). Они посчитали, что у налогового агента отсутствуют препятствия для перечисления НДФЛ в сроки, предусмотренные абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ (не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода (перечисления денег на счет физического лица либо по его поручению на счета третьих лиц)).

Кроме того, сотрудник имеет право на получение стандартных налоговых вычетов как на детей, так и на себя (ст. 216 НК РФ).

Но несмотря на то, что сотрудник в одном месяце получает зарплату, а отпускные за два месяца, вычеты предоставляются только за один из них.

Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.

Не стоит забывать, что отпускные облагаются взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС (на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) перечисляются в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который они начислены (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

А взносы на травматизм нужно перечислить в бюджет фонда одновременно с выплатой зарплаты за месяц, в котором начислены отпускные (ч. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Налоговый учет отпускных

Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Все предельно просто, если организация работает по кассовому методу: отпускные и страховые взносы на них учитываются в момент их фактической выплаты (пп.

1 и пп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть фактически нет проблемы, как их списывать, если отпуск захватывает дни, приходящиеся на разные отчетные периоды.

Проблемы возникают, если организация применяет метод начисления, ведь в этом случае расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). А в п. 4 ст. 272 НК РФ указано, что данные затраты признаются в налоговом учете ежемесячно. Минфин неоднократно в письмах разъяснял, как быть, если отпуска приходятся на разные периоды, например, Письма от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42, от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643, от 21.07.2015 № 03-03-06/1/41890, от 15.07.2015 № 03-03-06/40536. Финансисты считают, что в ситуации, когда отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды, налогоплательщику следует поступать так: оплату за переходящий отпуск распределять между периодами на которые приходится отпуск.

Кроме Минфина, ФНС тоже высказалась на эту тему. В своем Письме от 6.03.

2015 № 7-3-04/614@ специалисты налоговой службы пришли к выводу, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены.

То есть отпускные признаются единовременно независимо от того, на какой период по налогу на прибыль приходится отпуск.

Сравним на примере позиции Минфина и ФНС.

Сотрудник берет отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 30 июня 2017 г. по 27 июля 2017 г. 27 июня работнику выплачены отпускные в размере 45 000 руб. Таким образом, 1 день отпуска приходится на второй квартал 2017 г., а 27 дней - на третий.

Предположим, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. То есть, организация должна учесть сумму выплаченных отпускных в расходах в следующем порядке:

• во втором квартале - 1607,14 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 1 дн.);
• в третьем квартале - 43392, 86 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 27 дн.).

Позиция ФНС будет выглядеть следующим образом: уже во втором квартале 2016 года компания сможет учесть отпускные в размере 45 000 руб. Очевидно, что она более выгодна.

Что касается взносов во внебюджетные фонды, которые начисляются на отпускные, то они относятся в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Датой осуществления таких расходов признается дата их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2013 № 03-03-05/57806, от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362, от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804 и т.д.

Учет отпускных в бухгалтерском учете

Напомним, что все компании обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете (п. 8 ПБУ 8/2010). Исключение составляют субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010).

Они отражают сумму отпускных проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70. Кроме того, в случае «переходящего» отпуска, распределять средства в зависимости от количества дней не нужно.

Правила учета этого не требуют и Минфин с этим согласен - Письмо от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190.

Следовательно, расход будет отражен на всю сумму начисленного отпуска (в месяце выплаты отпускных), то есть, единовременно.

Резерв создается для равномерного учета расходов. То есть, ежемесячно надо рассчитать и начислить сумму резерва. На это указано и в Письме Минфина России от 14.06.2011 № 07-02-06/107. В налоговом учете резерв формируется по желанию организации (п. 24 ст. 255, ст. 324 НК РФ).

Итак, определяем величину резерва по оплате отпусков на следующий год. Так как порядок расчета величины оценочного обязательства в законе не установлен, то каждая фирма разрабатывает его самостоятельно.

Важный момент: не забудьте закрепить создание резерва в учетной политике.

Кстати, резерв создается с учетом налогов и взносов, начисленных на сумму отпускных. Их обязательно нужно учесть при расчете. Как это сделать, покажем на примере ниже.

Удержание НДФЛ с суммы отпускных отражается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Эта операция оформляется проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 «Резерв предстоящих отпусков».

Если сотрудник идет в очередной отпуск, нужно уменьшить ранее сформированное оценочное обязательство на сумму начисленных отпускных и страховых взносов.

При этом за счет резерва списывается вся сумма начисленных отпускных, в том числе и при «переходящем» отпуске.

Начисление отпускных за счет резерва оформляется проводкой Дебет 96 Кредит 70.

Может возникнуть ситуация, когда суммы резерва недостаточно.

Это возможно в том случае, если работнику дали дни отпуска «авансом», то есть, ранее положенного срока, или компания по каким-либо причинам не создает резерв.

В этом случае, затраты на погашение обязательства будут признаваться в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010) (Дебет 20, 26, 44 Кредит 70).

Пример

Рассмотрим на примере ситуацию, в которой отпуск начинается в один отчетный (налоговый) период, а заканчивается в другом.

Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты ему отпускных, составляет 1500 руб. Организация уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды по общему тарифу - 0,2%.

На 31 марта 2017 г. компанией было признано в бухгалтерском учете оценочное обязательство по оплате отпусков в размере 1 230 716 руб. Сумма начисленных отпускных не превышает оценочное обязательство.

Дебет 44 Кредит 96-1 субсчет «Резерв на оплату отпусков» - 1 230 716 руб. Признано оценочное обязательство по оплате отпусков

Дебет 96-1 Кредит 70 - 21 000 руб. (1500 х 14 дней). Начислен работнику средний заработок (отпускные)

Дебет 96-1 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 – 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)). Начислены страховые взносы на сумму отпускных

Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» - 2 730 руб. (21 000 x 13%) Удержан НДФЛ с суммы отпускных

Дебет 70 Кредит 51 - 18 270 руб. Выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ

Если организация применяет УСН

В случае, если компания выбрала объект налогообложения - доходы, то отпускные никак не повлияют на расчет единого налога. Так как при данном объекте налогообложения не учитываются расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.

14 НК РФ). Но единый налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.

Если же в качестве объекта налогообложения выступает разница между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.

16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Страховые взносы тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу в момент их уплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример

Рассмотрим ситуацию, когда компания не создает резерв по отпускам. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

Дебет 44 Кредит 70 - 21 000 руб (1500 х 14 дн) – начислен работнику средний заработок (отпускные)

Дебет 44 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 - 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) – начислены страховые взносы на сумму отпускных

Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» - 2 730 руб. (21 000 x 13%) – удержан НДФЛ с суммы отпускных

Дебет 70 Кредит 51 - 18 270 руб - выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ

Источник: https://school.kontur.ru/publications/149

Переходящие отпуска. Особенности отражения в бухгалтерском учете и налогообложение

Очень часто возникают ситуации, когда отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В этой статье мы рассмотрим подходы к отражению таких отпускных в бухгалтерском учете и порядок их налогообложения.

Также читайте другие статьи на тему отпускных:

Два варианта отражения отпускных в бухучете

Согласно п 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.

Однако на практике существует два подхода отражения отпускных, которые применяют бухгалтеры.

Вариант первый. Вся сумма переходящих отпускных включается в фонд оплаты труда того месяца, в котором она была выплачена.

Соответственно вся сумма отпускных облагается налогом в месяце начисления и отражается в отчетности по ЕСВ за этот месяц отдельными строками.

Для бухгалтеров бюджетных учреждений, когда показатели сметы учитываются по фактическим, а не по кассовым расходам наиболее подходит второй вариант.

Отпускные начисляются отдельно за каждый месяц, на который приходятся дни отпуска и в таблице 6 приложения 4 отчета по ЕСВ отражаются отдельными строками в отчетах за каждый месяц, на который приходится отпуск.

Пример . Работница уходит в отпуск продолжительностью 24 дня с 21 мая по 13 июня. За период отпуска женщине начислено 3048 грн.

В том числе за 11 дней мая – 1397 грн., за 13 дней июня – 1651 грн. За 20 дней мая работнице было начислено 2500 грн.

Заработная плата за июнь составляет 2000 грн.

При первом подходе в мае отражается вся сумма отпускных и фонд оплаты труда составляет:

2500,00 грн. +3048,00 грн. = 5548,00 грн.,

в июне отображается только 2000,00 грн.

При втором подходе отпускные распределяются между месяцами, поэтому в мае ФОТ составляет:

2500,00 грн. + 1397,00 грн. = 3897,00 грн.

1651,00 грн. +2000,00 грн. = 3651,00 грн.

Срок выплаты переходящих отпускных и налогов

Независимо от того, какой вариант отражения отпускных в бухгалтерском учете выбрало предприятие, вся сумма отпускных должна быть выплачена работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Эта норма предусмотрена статьей 21 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР. Выплата переходных отпускных отдельно за каждый месяц законодательством не предусмотрена.

Одновременно с выплатой отпускных уплачиваются налоги и сборы. Налог на доходы физических лиц в соответствии с пп. 168.1.2. Налогового кодекса Украины уплачивается в бюджет во время выплаты отпускных.

Банки принимают платежные документы на выплату дохода только при условии одновременного представления расчетного документа на перечисление этого налога в бюджет. При этом следует отметить, что налоговая социальная льгота при выплате отпускных не применяется.

Только тогда, когда будет рассчитан общий месячный доход работника определяется право на социальную льготу. Для определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы, нужно пользоваться нормами пп.169.4.

НКУ и относить отпускные к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Вместе с суммой отпускных платят и военный сбор Военный сбор по ставке 1,5%. удерживают с общей суммы отпускных в месяце их начисления без распределения.

Единый социальный взнос в размере 22% начисляется на общую сумму отпускных и уплачивается в день их выплаты.

Однако для выполнения норм законодательства относительно минимального страхового взноса и определение предельной суммы для начисления ЕСВ, окончательный расчет взноса производится после того, как начислена заработная плата.

Для этого переходные отпускные распределяют между месяцами отпуска пропорционально количеству дней отпуска.

Начисляя заработную плату за месяц в котором начался отпуск, сумму отпускных добавляют к заработной плате.

Если общий доход меньше минимального размера заработной платы, ЕСВ начисляют на минимальный размер заработной платы. При этом учитывают уже начисленную сумму ЕСВ на отпускные.

Если общий доход превышает минимальный размер заработной платы, ЕСВ начисляют на фактический размер дохода.

Аналогично начисляют ЕСВ и при исчислении заработной платы за месяц окончания отпуска.

Отражение переходных отпускных в форме 1ДФ

Переходящие отпускные в налоговом расчете по форме № 1ДФ, указывают общей суммой в периоде начисления и выплаты.

Эта норма действует даже в случае, когда отпуск работника приходится на месяцы разных кварталов: сумму отпускных отражают в том квартале, когда их выплатили.

Отпускные в форме 1ДФ отражаются в составе общего дохода за квартал с признаком дохода «101».

Доплата до уровня минимальной заработной платы во время отпуска

Согласно статье 31 Закона Украины «Об оплате труда»от 24.03.1995 № 108/95-ВР размер заработной платы работника за полностью выполненную месячную норму труда не может быть ниже размера минимальной заработной платы.

В случае, если при определенных обстоятельствах норма труда не выполнена, то нужно рассчитывать до минимальной заработной платы. Таким образом, суммы отпускных не учитывают в зарплате для обеспечения ее минимального уровня.

Пример. Работник находился в ежегодном отпуске с 18 мая 2017 года по 10 июня 2017 г. В мае работнику начислена 4040,00 грн., в том числе 1400,00 грн. заработной платы за 10 отработанных дней и 2640,00 грн. за 24 дня отпуска.

Определим размер доплаты до минимальной заработной платы. Норма продолжительности рабочего времени в мае составляет 20 дней. Гарантированный размер заработной платы в мае для данного работника составляет:

3200,00 грн. 20 дней * 10 дней = 1600,00 грн.

Сумма отпускных не учитывается при расчете, поэтому для обеспечения минимального уровня заработной платы работнику следует доплатить:

1600,00 грн. – 1400,00 грн. = 200,00 грн.

При поддержке: Вы только начинаете свой бизнес, но не знаете как вести бухгалтерский учет а штатный бухгалтер слишком дорогой? Бухгалтерское обслуживание бизнеса от компании https://mcob.ru/ - это то, что нужно начинающему бизнесу.

Налоговый учет переходящего отпуска

Бухгалтеры регулярно рассчитывают отпускные выплаты. Но нередко, когда отпуск у сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, по этим расчетам возникают вопросы. Рассмотрим, как определяются размеры выплаты при переходящих отпусках, когда отпуск работника составляет несколько месяцев, а также как учесть переходящую часть отпуска в налоговом учете.

Налог на прибыль. Если организация применяет кассовый метод признания доходов и расходов, тогда сумма отпускных полностью отражается в составе расходов в период ее выплаты (п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ (НК РФ)).

Если же используется метод начисления, то по вопросу учета переходящего отпуска существуют две точки зрения:

• учитывается пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период;
• учитывается единовременно в момент начисления.

Первой точки зрения придерживается Минфин России, обосновывая ее следующим:

• согласно п. 1 ст. 272 НК РФ при методе начисления расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств;
• расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

На основании этого Минфин России сделал вывод, что сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (Письма Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362, от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323, от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288). Налоговые органы придерживаются такой же позиции (Письма Управления ФНС России по г.

Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463, от 06.08.2008 N 21-11/073877.2@).

Единовременное списание отпускных в момент их начисления поддержали арбитры. Они считают, что п. 4 ст. 272, п. 7 ст. 255 НК РФ не ставят момент признания расходов в виде отпускных в зависимость от периода, за который производится выплата. При этом согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за 3 дня до его начала. Арбитры считают, что из буквального толкования ст.

Переходящие отпуска в налоговом учете

272 НК РФ не следует, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. Суды пришли к выводу, что расходы за отпуск, приходящийся на другой налоговый период, должны быть признаны расходами предыдущего налогового периода в полном объеме без деления на части (Постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09, Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9111/08-С3 и Западно-Сибирского округа от 23.01.2008 N Ф04-222/2008(688-А27-37), Ф04-222/2008(741-А27-37)).

У организации, принявшей решение единовременно признать в расходах всю сумму начисленных отпускных, скорее всего, возникнет спор с налоговой инспекцией. Но арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика. Если же организация последует рекомендациям налоговых органов и отпускные учтет в расходах разных периодов, в этом случае в бухгалтерском учете нужно будет начислить отложенный налоговый актив.

Упрощенная система налогообложения. Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), затраты признают после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ применяющие налогообложение "доходы минус расходы" при определении налоговой базы по налогу могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда.

В связи с этим сумма начисленных отпускных полностью признается в расходах в том периоде, в котором фактически осуществляется их выплата (Письмо Минфина России от 08.06.2011 N 03-11-06/2/90).

Налог на доходы физических лиц. Сотруднику, уходящему в очередной оплачиваемый отпуск, при выплате отпускных начисляется налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Налоговая база определяется с учетом предоставленных стандартных налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ. Возникает вопрос: при оплате переходящего отпуска предоставляется ли стандартный налоговый вычет за следующие месяцы, в которых сотрудник будет находиться в отпуске?

Стандартные налоговые вычеты при определении налоговой базы учитываются налоговым агентом нарастающим итогом с начала года. В месяце выплаты отпускных вычет должен быть предоставлен за текущий месяц. За следующие месяцы вычеты будут учтены налоговым агентом в том месяце, за который они начислены (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-04-06/8-134).

По поводу времени перечисления удержанного НДФЛ нужно учесть следующее. НДФЛ необходимо удерживать из доходов физического лица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило применяется в совокупности с положениями ст. 223 НК РФ, устанавливающей момент фактического получения дохода физическим лицом.

При получении налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда датой фактического получения дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 ТК РФ). Следовательно, отпускные не являются оплатой труда. Следовательно, дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, независимо от того, за какой месяц они были начислены. Данный вывод содержится в Письмах Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49, ФНС России от 10.04.2009 N 3-5-04/407@, от 09.07.2008 N 3-5-04/238@, от 09.01.2008 N 18-0-09/0001, Управления ФНС России по г. Москве от 23.03.2010 N 20-15/3/030267@ и от 11.02.2009 N 20-15/3/011795@.

Некоторым налогоплательщикам в судах удалось доказать, что оплата отпуска относится к заработной плате работника. При получении отпускных датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается не день выплаты, а последний день месяца. Такой вывод сделан в Определении Высшего Арбитражного Суда РФ от 15.11.2010 N ВАС-14698/10 и Постановлениях Федерального арбитражного суда: Северо-Западного округа от 30.09.2010 N А56-41465/2009 и Уральского округа от 05.08.2010 N Ф09-9955/09-С3. Если же организации не готовы спорить с налоговой инспекцией, значит, НДФЛ следует перечислить в день выплаты дохода.

Страховые взносы. Суммы начисленных отпускных — это выплаты, начисляемые страхователем в рамках трудовых отношений. Следовательно, данные выплаты облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в Пенсионном фонде РФ, обязательное медицинское страхование в Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в Фонде социального страхования РФ (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее — Закон N 212-ФЗ)).

Датой осуществления выплат считается день начисления вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 11 Закона N 212-ФЗ). Следовательно, начислять страховые взносы необходимо на всю сумму начисленных отпускных. Начисленные страховые взносы подлежат уплате в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж (п. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

Суммы начисленных отпускных, начисляемые страхователем в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Перечислять суммы страховых взносов на травматизм работодатель должен ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, перечислить страховые взносы на травматизм, исчисленные с оплаты переходящего отпуска, нужно вместе со всей суммой страховых взносов, исчисленной с начисленных выплат работникам. Делать это необходимо в день списания с расчетного счета средств на выплату заработной платы работникам.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
2. О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
3. Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
4. Письмо Минфина России от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288.
5. Письмо Минфина России от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323.
6. Письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362.
7. Письмо Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107.
8. Письмо Минфина России от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804.
9. Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 06.08.2008 N 21-11/073877.2@.
10. Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463.
11. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Л.А.Лебедкина

Эксперт по вопросам

бухгалтерского учета и налогообложения

Первый Дом Консалтинга

"Что делать Консалт"

Нередко отпуск работника начинается в одном отчетном периоде, а заканчивается в другом. Как учесть сумму отпускных? Нужно ли разбивать ее на две части? Да, утверждает Минфин. Вовсе не обязательно — парируют эксперты.

Трудовой кодекс обязывает работодателя произвести оплату ежегодного отпуска не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК). То есть рассчитать и выплатить работнику отпускные необходимо единовременно, независимо от того, на сколько месяцев распределится его отпуск. А вот как провести начисление отпускных — вопрос открытый.

Варианты учета

В налоговом учете порядок признания расходов по переходящему отпуску зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет фирма.

Используя расчет отпускных кассовым методом, то отпускные включаются в расходы разом, в момент их фактической выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК). Налоги, начисляемые на сумму отпускных, уменьшают налоговую прибыль в момент их уплаты (п. 3 ст. 273 НК).

При методе начисления следует обратиться к правилам пункта 4 статьи 272 Налогового кодекса. Эта норма устанавливает, что расходы на оплату труда (к которым относятся и отпускные) признаются ежемесячно, исходя из начисленных в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса сумм.

Допустим, что отпуск А.И. Безмятежного приходится на период с 24 сентября 2007 г. по 21 октября 2007 г. Отпускные в сумме 14 000 рублей начислены и выплачены работнику 20 сентября. При буквальном соблюдении положений пункта 4 статьи 272 Налогового кодекса начисленная сумма отпускных должна быть признана в составе расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, в сентябре 2007 года. Соответственно с полной суммы начисленной оплаты отпуска следует рассчитать ЕСН, взносы на травматизм, пенсионные взносы и НДФЛ. В этом случае и начисления всех зарплатных налогов и взносов будут показаны в отчетности за III квартал 2007 года.

Однако чиновники Минфина с этим не согласны. В письме от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641 они ссылаются на пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса, в котором говорится, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся.

В нашем примере очевидно, что часть отпускных «относится» к периоду с 24 по 30 сентября, а другая часть — к периоду с 1 октября по 21 октября 2007 года. Представители Минфина считают, что сумму переходящих отпускных необходимо разделить пропорционально количеству дней отпуска, приходящихся на каждый отчетный период. В примере на 7 дней сентября приходится 3500 руб.

Переходящие отпуска в 2018 году: в 6-ндфл бухгалтерский учет (проводки) налоговый учет

(14 000 руб.:28 дней? 7 дней) отпускных, соответственно на 21 день октября — 10 500 руб. (14 000 руб.: : 28 дней? 21 день).

Арбитражная практика

Примеры из арбитражной практики показывают, что у налогоплательщиков есть шанс не согласиться с позицией Минфина, т. е. не разбивать суммы, начисленные в оплату переходящих отпусков, на две части. Так, например, в постановлении от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) арбитры ФАС Западно-Сибирского округа пришли к выводу, что фирма обоснованно отнесла в уменьшение налогооблагаемой прибыли текущего года сумму отпускных, начисленных в декабре по отпускам, приходящимся на декабрь — январь.

Аналогичное решение приняли и судьи ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 30 мая 2007 г. № Ф03-А24/07-2/1446. Суд счел, что налогоплательщик правомерно признал в качестве расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, полную сумму начисленных отпускных.

«Дробление» ЕСН

Как же в этом случае быть с ЕСН? Согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса на выплату в пользу работника, не уменьшающую облагаемую базу по налогу на прибыль, ЕСН не начисляется. Если вернуться к нашему примеру, то, следуя логике Минфина, в сентябре ЕСН необходимо начислить только на 3500 рублей.

Однако еще в письме от 11 июня 2002 г. № 28-11/26610 чиновники УМНС по г. Москве указывали, что ЕСН в такой ситуации следует начислить сразу на всю сумму отпускных, не разбивая на две части. Перечислить ЕСН с суммы оплаты переходящего отпуска необходимо до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он начался (п. 3 ст. 243 НК).

«Переходящий» НДФЛ

Оплата переходящего отпуска — это доход работника, часть которого относится к будущему периоду. Этот доход облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Удержать НДФЛ необходимо со всей суммы отпускных при их выплате (п. 4 ст. 226 НК).

При расчете НДФЛ по переходящему отпуску налоговый агент вправе применить все положенные работнику вычеты за весь период с начала года, включая и еще не наступивший месяц, на который приходится вторая часть отпуска.

В разделе 3 формы 2-НДФЛ, утвержденной приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, сумму удержанного налога следует отразить целиком в том месяце, когда отпускные были выплачены. А начисленный налог придется разбить на две части (п. 3 ст. 226 НК). В месяце выплаты отпускных сумма удержанного НДФЛ будет больше суммы начисленного. Эту разницу необходимо показать в строке «долг по налогу за налоговым агентом». В следующем месяце ситуация будет обратная, долг погасится. При этом бухгалтеру необходимо отследить, не потерял ли работник право на вычеты в месяце завершения отпуска. Если это право утрачено, то сумму вычетов и удержанного налога придется пересчитать.

Ольга Островская

Информационное Агентство "Финансовый Юрист"

Порядок выплаты отпускных

Отпуск оплачивайте не позднее чем за три дня до его начала. При этом в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные и раньше (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Ситуация: в каких днях отсчитывать трехдневный срок для выплаты отпускных - календарных или рабочих?

Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней.

Ведь если в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни считать для того или иного срока, исходить нужно именно из календарных.

Этот порядок действует и в отношении предельного срока выплаты отпускных, так как в статье 136 Трудового кодекса РФ прямо не указано, какие дни учитывать. Поэтому считайте и рабочие, и нерабочие - праздничные, выходные дни. То есть все календарные дни. При этом если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату делайте накануне - в последний рабочий день.

Такой порядок предусмотрен в статье 14 Трудового кодекса РФ, аналогичные выводы выражены и в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска?

Ответ: нет, нельзя.

Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.

Ответственность за просрочку выплаты отпускных

Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Ответственность предусмотрена такая:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;

• для предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб.;

• для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - штраф от 10 000 до 20 000 руб.;

• для организации - штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности установлены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Бухучет

Порядок отражения в бухгалтерском учете отпускных зависит от того, создает организация резерв на оплату отпускных или нет.

Резерв на оплату отпусков

C 2011 года организации обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете, поскольку предстоящие расходы на выплату отпускных признаны оценочным обязательством (п. 8 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Соответственно, все отпускные (в т. ч. и по переходящему отпуску) списываются в бухучете за счет созданного резерва. Исключение предусмотрено лишь для субъектов малого предпринимательства при условии, что они не являются эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Такие предприятия вправе не создавать резерв на оплату отпусков и относить отпускные непосредственно на счета учета текущих затрат.

Бухучет: резерв не создается

Если резерв в бухучете не создается, то начисление и выплату отпускных отразите следующим образом:

- начислены отпускные.

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- выплачены отпускные.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).

Аналогичные проводки делайте и в том случае, если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). При этом распределять отпускные по месяцам бухгалтеру не придется.

Это объясняется следующим.

С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Такие правила установлены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Либо суммы учитываются на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

• организация понесла затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);

• данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;

• расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.

Отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены. Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск, то есть их следует учитывать единовременно по факту начисления.

Пример отражения в бухучете начисления отпускных. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Организация является субъектом малого предпринимательства, резерв на оплату отпускных не создает

В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:

в том числе:

• за июнь:
  
• за июль:
  

В июне 2015 года:

Дебет 44 Кредит 70
- 28 672 руб. - начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.

Бухучет: резерв создается

Если организация создает резерв на оплату отпусков, то суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца не включайте. Начисление отпускных и взносов на обязательное страхование в бухучете отразите проводками:

- начислены отпускные за счет резерва;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

- начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

- начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

- начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование в ФФОМС России с отпускных;

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

- начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.

Выплату отпускных отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- выплачены отпускные.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70 и 96).

Отпускные при переходящем отпуске

Ситуация: как в бухучете отразить начисление отпускных за счет резерва при переходящем отпуске (начинается в одном месяце, а заканчивается в другом)?

Полную сумму начисленных отпускных нужно списать за счет сумм ранее созданного резерва. Тот факт, что отпуск является переходящим с одного месяца на другой, значения не имеет.

Резерв на оплату отпусков является оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010). Оно отражается в бухучете на отчетную дату. Его величина представляет собой «виртуальную» задолженность организации, если бы ей пришлось одномоментно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. Эта задолженность включает в себя как сами отпускные, так и сумму налогов и взносов, которые с них нужно заплатить в бюджет.

Данный порядок создания оценочного обязательства предусмотрен пунктом 15 ПБУ 8/2010.

В момент выплаты отпускных сотруднику часть оценочного обязательства будет погашена. По правилам трудового законодательства отпускные выплачиваются сотруднику не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, независимо от того, является отпуск переходящим с месяца на месяц либо нет, оценочное обязательство погашается полностью при выплате отпускных. А значит, и начисляя отпускные конкретному сотруднику, на их полную сумму нужно уменьшить созданный ранее резерв. Разбивать отпуск на части, чтобы списывать обязательство по частям, соответствующим количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно.

Это следует из положений пунктов 5 и 21 ПБУ 8/2010. Исключением является ситуация, когда сумма резерва оказалась недостаточной для списания за ее счет начисленных отпускных.

Пример отражения в бухучете начисления отпускных за счет созданного резерва на оплату отпусков. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней - с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.

За расчетный период - с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года - Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных равна:
1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.

В том числе:

• за июнь:
  1024 руб./дн. × 15 дн. = 15 360 руб.;
• за июль:
  1024 руб./дн. × 13 дн. = 13 312 руб.

Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.

В июне:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
- 28 672 руб. - начислены отпускные Кондратьеву за июнь-июль.

Отпускные превысили размер резерва

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм.

Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер созданного резерва на оплату отпускных этого работника, сумму превышения нужно отражать в общем порядке:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

- отражена сумма отпускных в части, превышающей размер созданного резерва.

Такой порядок следует из пункта 21 ПБУ 8/2010.

Для большинства работников продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней, для несовершеннолетних работников – 31 день, для работников-инвалидов – не менее 30. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Остальные дни могут быть разделены на любые части (ст. 123, 125 ТК РФ). Но такое «дробление» предполагает согласование между сотрудником и работодателем, намерение разделить отпуск должно быть зафиксировано в графике. Документ обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков обязаны все организации, независимо от численности штата. Не делать этого могут только индивидуальные предприниматели, но лучше и им составлять такой документ, чтобы избежать разногласий с работниками (ст. 305 ТК РФ).

График составляется один раз в год. На 2018 год утвердить план отпусков нужно было не позднее, чем за 14 календарных дней до наступления нового календарного года, то есть 17 декабря 2017 года, поскольку крайний срок выпадает на выходной (ст. 123 ТК РФ). С утвержденным графиком работников необходимо ознакомить под подпись.

Обратите внимание

Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Трудовым законодательством не регламентировано, как поступать, если на работу были приняты сотрудники после того, как график уже был утвержден. Из норм ТК следует, что право впервые пойти в отпуск на новой работе возникает у специалиста по истечении шести месяцев непрерывного стажа. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только с разрешения руководителя (ст. 122 ТК РФ).

Предоставление отпуска

О предоставлении отпуска работодатель должен известить сотрудника не позднее, чем за две недели до его начала. Специалисту нужно передать уведомление или извещение, составленное в произвольной форме. При этом писать заявление на отпуск работнику не обязательно, поскольку он предоставляется на основании графика (даже если сотрудник отказывается идти в отпуск). Достаточно приказа, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Заявление необходимо только при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам, которые «уходят» отдыхать впервые, не отработав в организации шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Расчет отпуска

Расчетным периодом для отпуска являются 12 месяцев, предшествующих началу отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 9 января 2018 года, расчетный период для отпускных – это период с 1 января 2017 года по 31 декабря 2017 года. Если отпуск начинается в первый рабочий день января, отпускные нужно выплатить в предшествующем месяце – в декабре. В связи с этим, если отпуск начинается в первых числах следующего месяца, рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц еще полностью не отработан. В случае, если точная зарплата неизвестна, рассчитать отпускные можно исходя из оклада, а затем, если сумма изменится, отпускные нужно пересчитать и разницу доплатить. Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитываемого в соответствии со статьей 139 ТК РФ и Положением от 24 декабря 2007 года № 922 об особенностях порядка исчисления средней заработной платы на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения № 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется по формуле:

База для отпуска: 12: 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения).

В базу включаются заработная плата и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. При этом время, когда сотрудник находился в любом отпуске, на больничном, в командировке или по другим причинам освобождался от работы с сохранением среднего заработка, в соответствии с законодательством РФ исключается из расчетного периода. Если месяц отработан не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты за расчетный период на 29,3 и умножения на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество дней в неполном месяце равно отношению количества отработанных дней к чис­лу дней месяца, умноженному на 29,3 (п. 10 Положения).

Не отработанные дни

В случае, если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, в качестве расчетного периода берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у сотрудника были отработанные дни. Для специалиста, у которого и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца начала отпуска по дату, предшествующую первому дню начала отдыха. Например, если работница на окладе не имела фактически начисленной заработной платы или отработанных дней за расчетный период и до начала периода (например, находилась в отпуске по беременности и родам), но имела заработную плату в месяце ухода в отпуск (вышла в этом месяце из отпуска и отработала несколько дней), то средний заработок для отпускных рассчитывается путем деления заработной платы, начисленной за отработанные в месяце дни, на расчетное число календарных дней в этом месяце. Если до дня ухода в отпуск у работницы совсем не было выплат, включаемых в расчет среднего заработка, или отработанных дней, средний дневной заработок рассчитывают путем деления установленной ей тарифной ставки на 29,3.

Обратите внимание

Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью.

На расчет отпускных и порядок их выплаты влияет, пришлись ли на отпуск праздничные дни. Могут возникнуть сложности, если отпуск начинается в конце декабря или сразу после новогодних каникул, а также во время государственных праздников в феврале или марте. В январе в России много нерабочих праздничных дней. Всего их восемь: новогодние каникулы и Рождество. Если эти дни выпали на отпуск, они не считаются днями отдыха и оплачивать их не нужно.

Вместе с тем, сумма отпускных для работника от этого не будет меньше, поскольку при подсчете дней отдыха нерабочие праздники не принимаются во внимание. В заявлении работник укажет количество дней отпуска, за которые ему и будут выплачены деньги. При этом время отдыха нужно увеличить на восемь дней. Дни новогодних каникул и Рождество являются не оплачиваемыми днями. Так же следует поступать и при расчете отпускных, попадающих на февраля, 8 марта или майские праздники.

НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных нужно удержать при выплате дохода и перечислять в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором суммы выплачены (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 17 января 2017 г. № 03-04-06/1618). Если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды, то отпускные нужно «показывать» в расчете за тот период, в котором они выплачены. Отпускные, выданные в декабре, отражаются только в I разделе отчета 6-НДФЛ за 2017 год. Дата получения таких доходов – день выплаты их сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Нужно заполнить строки 020, 040 и 070. А в раздел 2 отчета 6-НДФЛ за год эти отпускные не попадут, их компания отразит в 6-НДФЛ за I квартал 2018 года, даже если заплатила налог в прошлом месяце.

Отпускные облагаются страховыми взносами , в том числе взносами на травматизм (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Начислить взносы с сумм отпускных необходимо в месяце, в котором они выплачены, и в этом же периоде отразить их в отчетности, даже если отпуск начинается в другом периоде (п. 1 ст. 424 НК РФ). Следовательно, если отпуск приходится на январь 2018 года, а отпускные были выданы в декабре 2017 года, то начислять взносы надо было в декабре и отразить в расчете по страховым взносам и 4 – ФСС за 2017 год (письмо Минтруда России от 17 июня 2015 г. № 17-4/В-298, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/Вн-1316, от 30 июня 2016 г. № 17-3/ООГ-994, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/В-448). Минфин России в письме от 16 ноября 2016 года № 03-04-12/67082 разрешил пока руководствоваться разъяснениями, данными ранее.