Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).

С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

• командировочное удостоверение;
• проездные билеты;
• квитанции об уплате;
• товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона). Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

• хозяйственно-оперативные нужды;
• аванс на командировочные расходы;
• возмещение командировочных расходов.

При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.

Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.

Скачать бланк

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Бланк авансового отчета форма АО-1
Бланк авансового отчета форма 0504505

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

Читайте также:

Приходный кассовый ордер

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании

Авансовый отчет - основной документ, применяемый для учета наличных денег, выданных сотрудникам компании под отчет. Этот документ является правовым подтверждением того, на какие цели и в каком размере были израсходованы денежные средства подотчетными лицами. При этом основанием для выдачи под отчет денег является приказ о направлении конкретного сотрудника в командировку, изданный руководителем предприятия.

Что нового в заполнении

Унифицированные бланки авансового отчета - форма «АО-1» используются юрлицами всех форм собственности (не включая бюджетные организации, для которых существуют специальные бланки - «0504049») с начала 2002 года. Авансовый отчет в 2014 году имеет такую же структуру, как и 12 лет назад.

Подотчетное лицо обязано заполнить бланк авансового отчета (пока что в одном экземпляре) в срок, не позднее трех дней (конечно, рабочих) после возвращения из командировки или же по окончании выданных денег. Заполнение авансового отчета не составит сложности, главное не забыть отразить все расходы; заполненный экземпляр отчета отдается в бухгалтерию на проверку и на утверждение руководителю компании.

Заполнение авансового отчета

На лицевой стороне бланка сотрудник, который получил под отчет деньги, указывает:

Наименование компании, которая выдала деньги под отчет;

Дату и номер документа;

Наименование отдела, в котором он числится;

ФИО и должность;

Предназначение аванса (командировка, хозяйственные нужды, покупка материальных ценностей и прочее);

В таблице необходимо указать сведения о предыдущем авансе, если таковой был (остаток либо перерасход); размер выданного аванса, а также, сколько потрачено денег. Кроме того, необходимо указать их перерасход либо остаток - в рублях и копейках, если такие имели место.

На обратной стороне бланка авансового отчета необходимо указать все документы, которые подтверждают расходы (билеты, квитанции, чеки, накладные и т.д.), их дату и номер, а также общую сумму затрат на основании поданных документов. Внизу, под таблицей, необходимо поставить свою подпись.

Работа бухгалтера

Оставшиеся графы формы «АО-1» заполняет бухгалтерия:

В таблице «Бухгалтерская запись» проставляются бухгалтерские проводки, указываются номера счетов (если ведутся, то и субсчетов), в которых отображены израсходованные суммы;

Ниже вписывается перечень дополнений к авансовому отчету - это количество прикрепленных документов, которые подтверждают легитимность расходов сотрудника и общее количество листов;

Вписывается прописью проанализированная и утвержденная сумма израсходованных средств, проставляются подписи бухгалтера и главбуха;

Прописывается размер внесенной суммы остатка или выданного перерасхода, пишется дата и номер приходного (расходного) кассового ордера и опять проставляется подпись бухгалтера;

Под линией отреза формы авансового отчета делается отметка о принятии бухгалтером к анализу документов, которые подтверждают расходы сотрудника, получившего под отчет денежные средства. Тут бухгалтер вписывает ФИО сотрудника, ставит дату и номер авансового отчета, пишет прописью потраченную сумму и указывает количество листов и документов, которые подтверждают расходы. В конце обязательно проставляет свою подпись, дату и выдает сотруднику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет в 2016 году (начиная с 2002 года после принятия данной формы) руководитель утверждает своей подписью на лицевой стороне бланка.

Авансовый отчет в 2016 году.

Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.

А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.

V Как заполнять авансовый отчет в 2016 году.

Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер.

Ø Работник в отчете указывает:

§ На лицевой стороне авансового отчета ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:

ü структурное подразделение, в котором трудится;

ü свою фамилию и инициалы;

ü должность по штатному расписанию;

ü назначение полученного аванса.

§ Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций.

Авансовый отчет в 2016 году (образец)

§ В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту.

§ К авансовому отчету работник приложит подлинники документов , которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице.

§ По каждому документу сотрудник укажет:

ü дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;

ü наименование документа или расхода, которое подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;

ü сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.

§ Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).

Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).

Ø Какие реквизиты заполняет бухгалтер.

§ Проверьте авансовый отчет . Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.

§ По итогам проверки заполните до конца отчет . В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер.

§ Затем сверьте с первичкой суммы , которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета.

§ Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше).

§ В этой же таблице поставьте номер счета , на который относите затраты.

Проводки такие:

§ Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

§ Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.

§ Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете Вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).

В учете запишите:

§ Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты .