Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) - документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер . Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

1. План остатков денежных средств на начало месяца.
2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:

• план оплат поставщикам за товар;
• план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.

1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки , бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц . При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс . руб . (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств , которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль », который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка ».
2. На закладке «Общие »:

• задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
• в блоке «Параметры » нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
• в блоке «Показатели » оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

1. На закладке «Группировки » удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

1. На закладке «Отборы » устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

1. На закладке «Дополнительные поля » выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» - «Вместо группировки» (рис. 5).

1. Нажимаем на кнопку «Сформировать » и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).

Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:

1. Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка » нажимаем на иконку «Сводная таблица » (рис. 6 (а)).
2. В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).

В появившемся окне «Список полей сводной таблицы » зададим ее вид (рис. 7):

• в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
• в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».

1. Получаем отчет, представленный в табл. 4.

1. Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» > «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» > «01.07.2016» (рис. 8).

1. Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать ». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней - 7 (рис. 9).

1. Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).

Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении . Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:

1. розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
2. воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.

Составим подневной план продаж в розничных магазинах , на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет . Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.

При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).

В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс . руб . Прочие поступления в нашем бюджете - это доход от субаренды , которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.

Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.

График платежей

Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):

• выплата заработной платы : остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц - до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии - на четвертую и 50 % зарплаты - на последнюю неделю месяца;
• оплата аренды : согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц - 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
• коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
• охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
• налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
• налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
• по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
• погашение кредитов и оплата процентов - до 22-го числа (привлечение кредитов - после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс . руб ., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

Создание форм бюджетов для контролера статей бюджета

Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС . Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.

В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бoльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.

На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета . Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета , который они должны заполнять.

В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.

Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:

• контролер не должен изменять количество и последовательность столбцов (иначе формулы, настроенные на его бюджет, будут работать некорректно). Если он хочет внести дополнительные пояснения по статье, пусть делает это справа от утвержденной формы;
• контролер может добавлять в отчет строки, если у него увеличилось количество контрагентов по какой-либо статье затрат. При этом добавление новых строк не должно приводить к необходимости изменять результирующие строки;
• все ячейки с расчетными формулами должны быть защищены от редактирования (во избежание случайного затирания или изменения формулы на неверную);
• итоговые значения по бюджету распорядителя необходимо сверять с данными, которые попали в сводный БДДС, чтобы исключить возможность искажения информации.

Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.

1. Защита ячеек.

Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист » на вкладке «Рецензирование ». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки » на вкладке «Защита » (рис. 10).

Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.

1. Учет в формуле СУММ() новых строк, которые может добавить контролер.

Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ() . Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.

Выход из данной ситуации : между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).

Следующий этап управления финансами - сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря.

Вместо заключения

Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.

Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.

Бюджетирование доходов и расходов (БДР) – это такой инструмент менеджмента, который необходимо активно применять на каждом предприятии.

У каждой компании своя собственная система бюджетирования, которая зависит от поставленных целей и стратегии финансового планирования. Поэтому назначение существования БДР – это достижение целей руководящего состава предприятия, используя собственные силы и средства объекта хозяйствования. Кроме этого документа, существует еще два вида бюджета – БДДС и БДЛ.

Документ обычно составляется не только для предприятия в целом, но и для отдельных его подразделений. Бюджет доходов и расходов объединяет в себе план работы всех структурных элементов компании и позволяет принимать решения, касающиеся управленческих решений, единым потоком.

В этом документе указываются суммарные финансовые потоки и прибыль. Таким образом, БДР можно назвать результатом координированной деятельности руководств каждого подразделения предприятия, что направлено на эффективное управление всей компанией в целом.

Благодаря расчетам, которые используются при формировании бюджета, возможно точно определить количество денег, которое необходимо для реализации того или иного проекта. Конкретно это касается источников поступления средств (например, собственные средства компании или займы).

В чем их цель

Можно выделить три основных цели формирования БДР:

• определение, насколько деятельность предприятия эффективна;
• выявление наиболее эффективных подразделений компании за установленный период времени;
• установление лимитов, касающихся основных статей расходов.

Отчет о прибылях и убытках схож по своим функциям с бюджетом, но, в отличие от БДР, в нем указываются запланированные убытки. В БДР в этом случае может быть указана лишь нулевая прибыль.

Бюджет доходов и расходов позволяет руководству предприятия провести анализ прибыли и найти пути увеличения этого показателя. Кроме того, этот документ дает возможность провести оптимизацию налоговых и других обязательных выплат.

Еще одна цель БДР – полное раскрытие прибыли доходов компании, ее расходов и себестоимости производства продукции. Это позволяет точно определить прибыль, которую компания получает в выбранном периоде.

Исключением может быть тот случай, когда предприятие запускает новый проект, прибыль от которого ожидается только через несколько лет. Тогда в выбранном периоде времени убытки будут неизбежны, но бюджет в итоге будет показывать безубыточность.

Популярные подходы

По мнению ведущих экспертов в области бюджетирования, существует два подхода в разработке БДР:

У обоих подходов есть свои плюсы и минусы. Считается, что самым оптимальным вариантом бюджетирования является итерационный. Суть его заключается в применении обоих подходов: при формировании задачи руководством компании для подчиненных ЦФО, необходимо согласование с менеджерами «на местах».

Конечно, согласование – это процесс, который требует времени, он включает в себя несколько итераций. В каждую из них входит проведение совещаний, анализ данных за предшествующие периоды. Но, в итоге, такой документ будет более содержательным, нежели список цифр, которые руководство спустило своим подчиненным.

Государственная модель

Каждое суверенное государство имеет свой бюджет, составление которого возложено на властные структуры. В этом плане бюджет – государственный документ, согласно которому распределяются финансовые ресурсы в стране.

Российская модель государственного бюджетирования подразумевает наличие определенной самостоятельности у субъектов РФ. Тем не менее, утверждает главный финансовый документ в России правительство, а процесс его разработки подчинен единой законодательной базе, единым принципам.

Государственная модель бюджетирования подразумевается, что некоторые регионы требуют дополнительного вливания денег. Поэтому размер федерального бюджета показывает также степень финансовой помощи депрессивным регионам и муниципалитетам.

Основные направления

Формирование трат

Основные направления расходов государственного бюджета:

• здравоохранение;
• наука;
• оборона;
• государственное управление;
• социальная политика;
• правоохранительные органы;
• международная деятельность;
• сельское хозяйство;
• промышленность.

Контроль прибыли

Источник доходов бюджета определяется в соответствии с налоговым и бюджетным законодательством РФ. Денежные средства, которые уже поступили на счет исполнительного органа, считаются поступившими в доход бюджета. Выделяют налоговые и неналоговые доходы государственного бюджета. Контроль расходов и доходов государства лежит на Министерстве Финансов РФ.

Классификация бюджета доходов и расходов

Классификация доходов – это группировка поступлений в бюджет от различных уровней управления (федеральный, региональный и муниципальный).

Существует четыре группы доходов бюджета РФ:

• перечисления от государственных целевых фондов;
• безвозмездные перечисления;
• неналоговые доходы;
• налоговые доходы.

Классификация бюджетных расходов делится на функциональную, экономическую и ведомственную. Первая представляет собой группировку по уровню управления и показывает, куда направлены финансовые средства и как они расходуются.

Согласно экономической классификации, расходы делятся по их экономическому содержанию. Выделяют капитальные, текущие расходы, предоставление кредитов. Ведомственная классификация расходов включает в себя три уровня: федеральный, региональный и местный.

Сбалансированным называется такой бюджет, при котором доходы и расходы равны. Если же наблюдается превышение первых над вторыми, то наблюдается профицит бюджета. Дефицит – обратная картина, когда расходы преобладают над доходами.

Дополнительные детали

Технология анализа

Анализ БДР – это незаменимая часть любой бюджетной архитектур.

Существуют следующие виды анализа:

В основе любого метода лежит расчет показателей (групп показателей) с дальнейшим их сравнением с нормативами. Выбираются объект анализа на основе целей предприятия и особенностей ее деятельности.

Основными такими показателями считаются:

Востребованность именно этих показателей объясняется тем, что экономические условия работы предприятия оказывают существенное влияние на расходы, которые связаны с амортизацией, налогами и процентными выплатами. Поэтому нет возможности получения сопоставимых данных, которые характеризуют эффективность решений, принимаемых руководством компании. Анализ этих факторов дает возможность адекватно сравнить деятельность предприятий, функционирующих на территории различных государств.

Показатели и результаты

Формирование доходной части бюджета учитывает следующие показатели:

• бюджет проданных услуг и товаров;
• доход, связанный с другой деятельностью;
• прогнозы других доходов, а также учет изменения валютного курса за данный период времени;
• прогноз полученных процентных платежей за кредиты, которые предоставила организация.

Для расходной части БДР используют показатели:

• список условно-постоянных и переменных издержек на производство и хозяйственную деятельность;
• коммерческие расходы;
• выплаченные проценты по кредитам и займам;
• другие расходы.

БДР компании позволяет оценить, насколько эффективно она ведет свою деятельность, а также определить резервы для роста прибыли и определить лимит издержек. В процессе формирования размеров ожидаемой прибыли (целевого показателя), прогностические данные постоянно меняются. Вместе с тем происходит пересчет показателей БДР, необходимых для достижения цели предприятия.

Цель бюджетирования – создание итоговой формы бюджета, по данным которой можно провести анализ эффективности деятельности предприятия. Она дает возможность получить четкое представление о текущей финансовой ситуации и об ожидаемых изменениях в будущем. Оценка проводится на основе трех показателей: прибыли, результатов денежных потоков и остатка финансовых средств.

Типовая форма БДР включает в себя следующие строки:

• выручка – это статья доходов, показывающая количество денежных средств, которые компания получает за определенный период;
• трансферты – это выручка, которая еще не указана в бухгалтерских документах или выручка, которая документально принята в текущем периоде, но реально относится к другому;
• чистая выручка – сумма первого и второго пункта;
• выручка от основной и прочей деятельности компании;
• внереализационная выручка – не связана с основной деятельностью предприятия. Сюда относят проценты по банковским депозитам, дивиденды и так далее;
• себестоимость;
• переменные расходы;
• постоянные расходы;
• заработная плата персонала и начисления на нее;
• основные материалы;
• общепроизводственные и общехозяйственные расходы;
• коммерческие расходы;
• налоги.

Инструкция по оформлению в Excel

Рассмотрим структуру бюджета доходов и расходов в виде таблицы Excel. На верхнем уровне (нулевом) указываются три группы статей (показателей): доходы, расходы и прибыль предприятия. Такой вид позволяет составлять бюджет для любой компании.

На первом уровне доходы и расходы детализируются по основным направлениям деятельности предприятия (например, доход от основной, от прочей деятельности и так далее). Вместе с этим, на данном уровне задаются те типы прибыли, которые необходимо анализировать.

Важно также определить основное направление работы фирмы и выяснить, какие виды деятельности относятся к прочим. Если взять за образец металлургический завод, то основным для него будет производство металлопродукции, а прочим – транспорт.

На основе полученной информации определяются направления затрат. Для этого проводится исследование производственных процессов. Это могут быть затраты на сырье, оплату труда работников, энергию и т.д.

Примерно по такому принципу ведется учет БДР в виде таблицы Excel.

Представляем коды ОКФС с расшифровкой наименования формы собственности и ее принадлежности экономическим субъектам

Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.

Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей) . В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.

Данные для составления бюджета доходов и расходов

Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий) .

Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.

Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:

1. Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
2. Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки) . Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.

В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода) . Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы) . А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.

Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.

Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности

Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:

1. Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
2. Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.

Движение денежных средств по клиентам

Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:

Модель бюджета предприятия

На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.

Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.

Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:

1. Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
2. Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
3. Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
4. Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).

Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:

Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel

И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.

При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!

Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.

Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел . С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.

Пример бюджета движения денежных средств в Excel, с помощью которого можно оперативно управлять ликвидностью и прогнозировать дефицит денежных средств компании. Источником информации служит бюджет доходов и расходов.

Чтобы понять, хватит ли моей компании денег до конца квартала, я использую «легкий» бюджет движения денежных средств. Пример в Excel мы разберем далее.

Бюджет движения денежных средств я строю косвенным методом на основе бюджета доходов и расходов (БДР), добавив несколько ключевых показателей. Применяю косвенный метод. о мой подход отличается двумя моментами. Первый - формирую не полный БДДС, а только по тем статьям, которые значительно меняются. Для классического косвенного метода нужен плановый баланс. Как его сделать, этот метод не рассматривает. Поэтому второй момент заключается в том, что я вычисляю нужные статьи баланса через оборачиваемость. При этом использую БДР в качестве источника информации. Далее опишу последовательность формирования «легкого» бюджета движения денежных средств и рассмотрю пример в Excel.

Как формируется бюджет движения денежных средств

БДДС можно собрать двумя методами: прямым и косвенным. Суть первого заключается в подсчете всех планируемых поступлений и выбытий денежных средств на основе учетных записей компании, то есть данный подход вынуждает произвести сплошной учет, из-за этого он трудоемок. Второй метод позволяет собрать БДДС через БДР и баланс.

Классическое построение бюджета движения денежных средств косвенным методом производится в четыре шага.

Шаг 1. По данным отчетности (форма 2 «Отчет о прибылях и убытках») определяется чистая прибыль компании.

Шаг 2. К чистой прибыли добавляются суммы статей затрат, не вызывающих в реальности движение денежных средств (амортизация, при наличии резервы под потери, отпуска и т. д.). Как правило, амортизация и резервы не выделены отдельными строками в отчете о прибылях и убытках, их значения определяются из расшифровок этих статьей отчета.

Шаг 3. Вычитаются (прибавляются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях текущих активов, за исключением статьи «Денежные средства».

Шаг 4. Прибавляются (вычитаются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях краткосрочных обязательств, не требующих процентных выплат.

Определение чистой прибыли

Сначала денежный поток я детализирую в трех разрезах: поток от операционной деятельности, инвестиционной и финансовой. При этом разделы «легкого» бюджета движения денежных средств будут содержать не все статьи классического косвенного метода. Так, например, раздел «Операционная деятельность» состоит из статей: «Чистая прибыль», «Недежные корректировки (амортизация)», «Изменение оборотного капитала»; «Инвестиционная деятельность» содержит одну статью - «Инвестиции»; «Финансовая деятельность» тоже состоит из единственной статьи «Займы и кредиты». По строке «Займы и кредиты» будут отражаться суммы полученных займов и кредитов, а также их погашение. Также с помощью этой строки я определяю будущую потребность компании в денежных средствах, которые необходимы на покрытие кассовых разрывов (все расчеты, а также пример бюджета движения денежных средств в Excel вы сможете скачать по ссылке в конце статьи).

Формирование «легкого» бюджета денежных средств косвенным методом начинается с операционной деятельности. Для подсчета денежного потока нужны данные: чистая прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала. Показатель чистой прибыли я беру из БДР (табл. 1). Неденежные корректировки - это все расходы и доходы, которые не подразумевают оттока и притока денежных средств. Я учитываю только амортизацию. Остальные неденежные операции (резервы по потерям, отпускам, взаимозачеты) отражаются как в БДР, так и в балансе, и при подсчете денежного потока через БДР и баланс по ним получится нулевой результат. Поэтому их я не включаю в расчеты.

Таблица 1. Форма отчета БДР, руб.

Расчет изменения оборотного капитала

Расчет оборотного капитала по фактическим данным. Для любого планирования нужна отправная точка - то, что нам уже известно, то есть факт. Поэтому сперва я анализируют факт. Данные беру из баланса. Затем приступаю к планированию. Значение оборотного капитала вычисляю по упрощенной формуле чистого оборотного капитала . Не беру те активы и пассивы, которые несущественно связаны с операционной деятельностью, а значит, слабо влияют на его значение:

ОК = Зап + ДЗ + ДС – КЗ (1)

где ОК - оборотный капитал;

Зап - запасы, в том числе незавершенное производство и запасы готовой продукции;

ДЗ - дебиторская задолженность;

ДС - денежные средства и их эквиваленты;

КЗ - кредиторская задолженность.

Отмечу, что каждое слагаемое можно разложить на составные части. Например, запасы - на запасы сырья, готовой продукции и незавершенное производство. Но, как правило, составные части ведут себя идентично совокупности. Поэтому определите ценность такого разделения, чтобы не усложнять расчеты. В этом примере я делить не буду. Если деятельность не связана с наличными средствами и инкассацией, нет денег в пути, то из формулы можно исключить денежные средства (при расчете значений оборачиваемостей в примере денежные средства исключены, так как их величина незначительна. - Прим. автора.).

Таблица 2. Баланс, руб.

Подставляю в формулу (1) данные из баланса (см. в табл. 2 на стр. 48). В результате получаю фактические значения оборотного капитала для каждого месяца III квартала:

ОК июл.15 = 684 289 + 764 136 – 51 200 = 1 397 225;

ОК авг.15 = 705 052 + 712 842 – 53 215 = 1 364 679;

ОК сен.15 = 924 126 + 798 321 – 54 987 = 1 667 460.

Определение оборачиваемости. Выявляю зависимость оборотного капитала от изменения активности компании. Для этого я его представляю через дни оборачиваемости по формуле:

ОК = Здн. × СС.ср.сут. + ДЗдн. × Реал.ср.сут. × 1,18 ДСдн. × Реал.ср.сут. – КЗдн. × СС.ср.сут. × 1,18 (2)

где Здн. - оборачиваемость запасов в днях;

СС.ср.сут. - среднесуточная себестоимость, т. е. себестоимость за период, поделенная на количество дней периода;

ДЗдн. - оборачиваемость дебиторской задолженности в днях;

Реал.ср.сут. - среднесуточная реализация, т. е. реализация за период, поделенная на количество дней периода;

ДСдн. - оборачиваемость денежных средств и их эквивалентов в днях;

КЗдн. - кредиторская задолженность.

1,18 - поправка на ставку НДС. Если надо применять разные ставки НДС, используйте в формулах средневзвешенную ставку НДС.

Пример

Закупаем сырье на сумму 150 млн рублей, НДС сверху. Из них 30 процентов сырья с НДС (10%), оставшиеся 70 процентов - с НДС (18%). Рассчитаем средневзвешенную ставку НДС.

1. 150 млн рублей × 30% = 45 млн рублей - определяем объем сырья, приобретенного компанией, с НДС (10%);

2. 45 млн рублей × 10/100 = 4,5 млн рублей - определяем сумму НДС (10%);

3. 150 млн рублей – 45 млн рублей = 105 млн рублей - объем сырья с НДС (18%);

4. 105 млн рублей × 18/100 = 18,9 млн рублей - сумма НДС (18%);

5. 4,5 млн рублей + 18,9 млн рублей = 23,4 млн рублей - общая сумма НДС;

6. 23,4 × 100/150 = 15,6 процента - средневзвешенная ставка НДС.

В формуле (2) интересуют значения Здн., ДЗдн., ДСдн., КЗдн. Они необходимы для того, чтобы на основании данных фактического периода (III квартал 2015 года) рассчитать оборотный капитал на будущий период (IV квартал 2015 года). Вычисляю данные значения, используя формулы:

Теперь сделаю расчет за фактический и плановый периоды. Данные возьму из БДР (табл. 1) и баланса (табл. 2):

Реал.ср.сут. июл.15 = Реализация за июл.15 (табл. 1) / 31 = 10 295 478 / 31 = 332 112;

СС.ср.сут. июл.15 = Себестоимость за июл.15 (табл. 1) / 31 = 5 683 774 / 31 = 183 348;

Здн. июл.15 = Зап июл.15 (табл. 2) / СС.ср.сут. июл.15 = 684 289 / 183 348 = 3,7;

ДЗдн. июл.15 = ДЗ июл.15 (табл. 2) / (Реал.ср. сут. июл.15 × 1,18) = 764 136 / (332 112 × 1,18) = 1,9;

КЗдн. Июл.15 = КЗ июл.15 (табл. 2) / (СС.ср.сут. июл.15 × 1,18) = 51 200 / (183 348 × 1,18) = 0,2

Аналогично рассчитываются значения показателей за август, сентябрь 2015 года. Далее сведу все показатели в таблицу 3. Данные Здн., ДЗдн., КЗдн. за три фактических месяца усредняю (табл. 3, столбец 5) и буду использовать как плановые показатели для следующего квартала (табл. 3, столбцы 6–8). Оборачиваемость денежных средств учитывать не буду, так как их размер в примере минимален, в других случаях нужно использовать формулу (5). Если в дебиторскую задолженность входят выданные авансы, то их нужно считать отдельно, в знаменателе будет среднесуточная себестоимость. При наличии в кредиторской задолженности полученного аванса, его тоже надо учесть отдельно, в знаменателе - среднесуточная реализация.

Таблица 3. Расчет значений оборачиваемости

Расчет изменения оборотного капитала. Начну с вычисления величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, то есть рассчитаю на будущий период составляющие формулы (1) оборотного капитала. Для этого использую обратные формулы:

Зап = СС.ср.сут. × Здн. (7)

ДЗ = Реал.ср.сут. × 1,18 × ДЗдн. (8)

КЗ = СС.ср.сут. × 1,18 × КЗдн. (9)

Произведу расчет на основании данных таблицы 3 (столбцы 6–8).

Зап окт.15 = СС.ср.сут. окт.15 × Здн.окт.15 = 271 000 × 3,6 = 975 600;

ДЗ окт.15 = Реал.ср.сут. окт.15 × 1,18 × ДЗдн.окт.15 = 381 211 × 1,18 × 1,8 = 809 692;

КЗ = СС.ср.сут. окт.15 × 1,18 × КЗдн. окт.15 = 271 000 × 1,18 × 0,2 = 63 956.

Аналогично рассчитаю показатели для ноября и декабря 2015 года. Обобщу все расчеты в таблице 4. Теперь, подставляя в формулу (1) необходимые значения из таблицы 4, вычислю оборотный капитал и его изменение.

Таблица 4. Расчет величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей для IV квартала 2015 года, руб.

Изменение оборотного капитала представляет собой разницу между значениями расчетного месяца и предыдущего. Полученные данные обобщу в таблице 5. Положительное значение при изменении оборотного капитала говорит о вливании денежных средств в него.

Таблица 5. Расчет оборотного капитала и его изменения, руб.

Определение величины операционного денежного потока. Зная чистую прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала, вычислю операционный денежный поток:

ОДП = ЧП + А - ∆ОК (10)

где ОДП - операционный денежный поток;

ЧП - чистая прибыль;

А - амортизация;

∆ОК - изменение значения оборотного капитала за период.

ОДП окт.15 = ЧП окт.15 (табл. 2) + А окт.15 (табл. 2) – ∆ОК окт.15 (табл. 5) = 49 342 + 130 819 – 53 876 = 126 285.

Аналогично рассчитаю значения ноября и декабря 2015 года.

Свой пример бюджета денежных средств в Excel дополню расходами по инвестиционной деятельности (200 000 руб.) в каждом месяце IV квартала. И вычислю дефицит/профицит денежных средств (разница между операционным денежным потоком и инвестициями), который покажет, сколько средств нужно привлечь или их излишек. Результаты вычислений представлены в таблице 6. В примере получился отрицательный результат, который вынуждает привлечь денежные средства на его покрытие.

Таблица 6. Профицит/дефицит денежных средств, руб.

Пример бюджета движения денежных средств в Excel

Полученными данными заполняю форму «легкого» БДДС. В результате получится бюджет движения денежных средств, пример в Excel показан в таблице 7.

Таблица 7. «Легкий» бюджет движения денежных средств пример в Excel (извлечение), руб.

Скачать пример бюджета движения денежных средств в Excel, а также все исходные данные для его построения, можно по ссылке в конце статьи.

Таким образом, рассчитав на основе БДР всего три показателя оборачиваемости: запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей и размер инвестиций, я могу прогнозировать дефицит или профицит денежных средств на каждый месяц планируемого периода.

Дополнение БДР расчетами оборачиваемостей. Можно вообще не формировать БДДС. Например, я ограничиваюсь тем, что дополняю БДР указанными расчетами, как представлено в таблице, которую можно скачать в конце статьи. Такой расчет удобно вести в Excel. Достаточно один раз настроить форму БДР с дополнительными расчетными статьями изменения оборотного капитала, и можно видеть всю картину состояния дел в компании в прошлом и обозримом будущем.

Кроме того, этот метод позволяет легко управлять плановой ликвидностью, достаточно поменять значения оборачиваемости - и тут же видно результат. Например, предположим, что с поставщиками сырья удалось договориться на отсрочку платежа в пять дней. Этому значению приравниваем оборачиваемость кредиторской задолженности (КЗдн.). В таблице 8 в IV квартале значение кредиторской задолженности 0,2 меняем на 5, при этом автоматически пересчитываются значения кредиторской задолженности, оборотного капитала и все последующие зависимые строки. В результате получается новое значение денежного потока для IV квартала. Как видно, при реализации данной стратегии компании уже в октябре 2015 года удастся высвободить почти 1,5 млн рублей из оборотного капитала и не потребуется привлечение заемных средств.

Таблица 8. Изменение кредиторской задолженности

Подготовлено по материалам журнала

Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях

В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Вы можете готовый файл

Как работать с файлом. Шаблон включает три рабочих листа: «БДР» (бюджет доходов и расходов), «Факт» (оборотно-сальдовая ведомость, экспортированная из учетной системы и адаптированная для сбора данных) и «Условия» (вспомогательный лист, задающий правила сопоставления аналитических признаков плановых и фактических данных).

На листе «БДР» отражается бюджет доходов и расходов компании, сюда же переносится информация о его фактическом исполнении из оборотно-сальдовой ведомости. По горизонтали в графах бюджета отражены реквизиты заказов: название и номер (должны быть уникальными для корректной работы шаблона), даты начала и окончания работы, план финансирования. За реквизитами приводятся плановые и фактические помесячные данные, факт нарастающим итогом по состоянию на отчетный период и ожидаемый факт за год. По вертикали идут статьи затрат: фонд оплаты труда (ФОТ), взносы от ФОТ, материалы и услуги, прочие расходы, затраты итого, а также выручка с НДС, себестоимость, прибыль, НДС.

Как перенести данные. В готовом файле источником служат две оборотно-сальдовые ведомости за месяц - по счетам 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Обе сформированы в «1С:Бухгалтерия 8.1». Все что нужно сделать - сохранить их в формате Excel, выделить таблицы, исключая заголовки и итоговые строки, и перенести их на лист «Факт». Перенести данные можно и из другой программы, если она поддерживает функцию выгрузки в Excel.

Прежде чем перенести исходные данные на лист «БДР», необходимо обеспечить сопоставимость бухгалтерской и бюджетной аналитики. А именно для каждой строки оборотно-сальдовой ведомости проставить специальные метки в таблице «Дополнительные признаки», расположенной слева от ведомости, на том же листе «Факт». В первом столбце таблицы пишут порядковый номер фактического месяца. Вручную вводится значение только в первую ячейку диапазона, а затем его можно «протянуть» до конца оборотной ведомости за выбранный месяц. Остальные столбцы заполняются автоматически, понадобится лишь скопировать существующие формулы.

Ежемесячно, после окончания очередного отчетного периода, оборотно-сальдовые ведомости добавляются на лист «Факт» и сопровождаются метками в таблице «Дополнительные признаки». В соответствии с шаблоном фактические данные об исполнении бюджета доходов и расходов вносятся на место плановых в «БДР»на момент сбора факта. Чтобы обновить бюджет информацией о его фактическом исполнении за истекший месяц, надо скопировать формулы на нужный период и заменить в заголовке соответствующего столбца слово «План» на «Факт».