Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

В последнее время такое понятие, как депонированная заработная плата, уже не настолько актуально, как это было буквально несколько лет назад. Причиной этому является то, что большинство фирм и предприятий выплачивает зарплату своим сотрудникам на пластиковые карты.

Но наряду с этим остались такие предприятия и мелкие фирмы, которые выплачивают зарплату своим сотрудникам через кассу организации.

По этой причине бухгалтеру следует знать, как осуществляется выплата депонированной заработной платы.

Нужно сразу же сказать о том, что порядок действия зависит от конкретной ситуации. Допустим, бывают случаи, когда работник не успел получить свою зарплату из-за срочной командировки, больничного или отпуска, но есть и такие ситуации, когда зарплату не выдали из-за проблем на предприятии.

Бухгалтер и кассир организации должны знать, как правильно вести себя в той или иной ситуации и что такое депонирование заработной платы.

От этого зависят результаты проверки деятельности предприятия, которую может провести любой орган местной власти. Поэтому нужно грамотно следовать всем требованиям законодательства.

Что нужно делать при неполучении работником начисленных ему денежных средств?

Для начала следует разобраться с тем, что же такое депонирование заработной платы. Депонированная зарплата обозначает определенную часть начисленной к выплате зарплаты, которая вовремя не была получена сотрудником. В соответствии с Положением ЦентроБанка России, в кассе предприятия существует определенный лимит финансовых средств.

И если сумма, которую сотрудник не получил на руки, превышает данный лимит, то ее нужно депонировать, а затем передать на хранение в обслуживающий банк. И уже там эта сумма ложится на счет организации.

Очень важный факт, о котором должен помнить любой работодатель, состоит в том, что депонированная зарплата не должна образовываться по его вине. То есть такая ситуация может возникать только из-за вины работника или по его личному желанию.

Самые распространенные причины, по которым возникает такая ситуация, это:

• отбытие в командировку;
• отпуск;
• нахождение на больничном;
• гибель работника и иные ситуации.

Обычно все работники предприятия должны получать причитающиеся им выплаты в течение 3 дней. Если этого не происходит, тогда появляется необходимость депонировать сумму средств и отправлять ее назад в банк.

Если говорить о лимитах средств, которые могут находиться в кассе предприятия, то они устанавливаются самим работодателем. Но с учетом рекомендации обслуживающего банка.

Как происходит процесс передачи невыплаченной зарплаты в банк?

После того как установленные сроки проходят, ответственный сотрудник предприятия обязан передать часть невыплаченной зарплаты назад в банк и закрыть ведомость. В ведомости напротив фамилии сотрудника, который не получил свою зарплату, проставляется слово «депонировано», а сама сумма выплат зачисляется в графу «Межрасчетные выплаты». В целом, перед тем как отправить деньги в банк, материально ответственное лицо должно провести сверку средств.

Сумма средств депонированной зарплаты может находиться на счету неопределенное количество времени. Но спустя 3 года она переносится на доходы предприятия и отображается в графе «Прибыль, не связанная с основной деятельностью». До этого же времени она считается невостребованной. А вот книга учета депонированной зарплаты должна храниться на предприятии на протяжении 5-ти лет. Датой начала хранения принято считать 1 января будущего года.

И еще один нюанс: в справке о доходах такого сотрудника эта часть зарплаты все равно будет отображаться, и неважно, выдана она ему на руки или нет. Исключением может являться ситуация, когда эти документы истребует суд в рамках любого заседания. Но в таких случаях должен составляться специальный акт изъятия.

Как осуществляется учет депонированной оплаты труда?

Депонированная плата становится одной из причин образования кредиторской задолженности на предприятии. Учет этой суммы происходит на счете 76-4.

Затем при ОСНО эти средства относятся на расходы того календарного месяца, когда были начислены.

По истечении 3 лет, если депонированная сумма не была востребована, она переносится на «Внереализационные расходы».

Но здесь все зависит от типа системы налогообложения, которую использует предприятие. Например, при общей системе депонированную заработную плату можно отображать и на начисленных налогах.

В самом реестре сумма этого вида зарплаты и номер расходника проставляются в графе «Дебет», а вот в графе «Кредит» пишут дату возникновения данной суммы.

Согласно действующему порядку, реестр заводит кассир один раз в год. В случае если в течение этого года данная сумма не выплачивается сотруднику, то ее зачисляют в спецреестр на будущий год. Кроме этого, следует выполнить ряд проводок, которые и помогут отнести эту сумму денежных средств на нужные счета.

Если же говорить о налогообложении данных средств, то дополнительные налоги на эту часть зарплаты не начисляются и с сотрудника никакие платежи не взимаются. Конечно, регламент уплаты налоговых сборов из этой суммы денежных средств зависит от того, какую именно систему использует конкретное предприятие.

Что должен делать сотрудник?

Если сотрудник решил забрать причитающуюся ему зарплату, которую он не успел вовремя получить, то он должен обратиться в бухгалтерию предприятия и попросить выплатить ему эту сумму. Выплата депонированной зарплаты происходит согласно установленному порядку, который действует на предприятии. Все правила прописаны в уставе предприятия и в документах, которые регламентируют внутренний распорядок в организации.

Если же сотрудник не получил свою зарплату по вине работодателя, то такая сумма не считается депонированной. Это просто задолженность по выплатам, но никак не депонированная заработная плата.

В целом в ст. 136 действующего Трудового кодекса прописано, что каждый сотрудник должен получать причитающуюся ему зарплату по своему основному месту работы. Если работодатель заставляет ехать в офис, что находится в другом конце города, то это считается задержкой в выплате, а не депонированием. А вот если задержка произошла из-за непредвиденных причин, которые образовались со стороны работника, то тогда нужно говорить о депонировании.

Каждый работник может обратиться за выплатой такой зарплаты в кассу предприятия или же непосредственно к бухгалтеру организации. Но если сотрудник обратился в кассу, то кассир обязан моментально сообщить бухгалтеру о данной ситуации. Последний оформляет запрос и отправляет заявку в банк. Если же кассиру поступает письменное заявление от работника, то изначально он должен передать его секретарю для регистрации.

Выдача депонированной зарплаты происходит по ордеру. После этого номер ордера и дата выплаты проставляются в книге депонентов. Все эти операции фиксируют в кассовой книге. Ну и, конечно, происходят такие выплаты через кассу предприятия.

О чем важно помнить?

Для того чтобы не допустить развития нежелательных последствий как для стороны предприятия, так и для самого сотрудника, важно соблюдать все установленные стандарты и законы. Поэтому бухгалтер и кассир предприятия должны хорошо понимать, что такое депонирование и как этот процесс отображается на внутренней бухгалтерии организации.

В целом депонирование относится к кассовым операциям. Существует несколько вариантов выплаты депонированных денег через кассу, а именно:

1. В момент возникновения ситуации, когда нужно депонировать определенную сумму, лимит в кассе не превышен. В такой ситуации деньги хранятся в кассе до момента их выплаты сотруднику или до истечения 3 лет.
2. В случае когда лимит средств в кассе был превышен, кассир обязан отправить излишек в банк.

Бывают ситуации, когда кассир не отправляет деньги в банк по истечении трех дней. Конечно, это является прямым нарушением закона. Но иногда суд идет навстречу работодателю, если тот доказывает, что сотрудник должен был вернуться из командировки в течение нескольких дней, или как-то по-другому объясняет суду, почему они не отправили деньги своевременно в банк. Но не стоит надеяться на такой вариант, нужно все делать по правилам.

Вопрос выплаты заработной платы возникает в правоотношениях, возникающих между сотрудником и работодателем. Она может выплачиваться на расчетный счет работника либо перечисляться в безналичной форме, данный порядок устанавливается по соглашению между сторонами.

Какой бы порядок ни определили для себя стороны, невыплата зарплаты чревата для сотрудника ответственностью . Данная ответственность предусмотрена законодательно в целях защиты персонала.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Однако, в некоторых ситуациях невыплата в установленный срок не влечет никаких последствий для работодателя. Что это за ситуации?

Иногда в силу некоторых обстоятельств работник не может вовремя реализовать свое право на её получение, тогда ответственность работодателя не наступает.

В результате возникновения таких ситуаций возникает понятие “депонированная заработная плата”.

Определение и понятие

Депонированная заработная плата – это сумма, заработанная сотрудником, но невыплаченная ему в силу каких-либо обстоятельств.

К примеру, дата её получения – 05 число каждого месяца, в этот день определенному сотруднику данные денежные средства не могут быть выданы на руки в силу сложившихся обстоятельств. Та сумма, которая начислена, но не выдана и будет являться депонированной зарплатой. При этом депонированной сумма станет только после возврата ее на банковский счет юридического лица. Там она будет храниться до выдачи работнику.

Необходимо понимать, что в случае, если заработная плата не перечисляется по вине работодателя, говорить о депонированной зарплате нельзя.

Данная сумма может быть не выплачена только при определенных случаях, как правило, это ситуации независящие от действия сторон.

Кроме того, депонировать её можно только в том случае, если она выдается из кассы. При перечислении зарплаты в безналичной форме депонировать сумму нельзя, поскольку причин для невыплаты не возникает.

Причины возникновения

Перечень причин для возникновения достаточно четко изложен и ограничен законодательно.

1. Командировка. Данное явление подразумевает, что сотрудник находится за пределами юридического лица, в котором он выполняет свою трудовую функцию. Соответственно в день выплаты данный сотрудник лишен возможности получить начисленную ему сумму. Вопрос о выплате будет актуален после возвращения данного сотрудника в пределы юридического лица, являющегося работодателем. Потому, если на момент командировки выпадает дата выплаты зарплаты, без депонирования данной суммы обойтись не получится.
2. Отпуск. Период основного или подразумевает, что лицо в нем находящиеся, временно отсутствует на рабочем месте. В принципе, никто не может запретить данному лицу, находящемуся в отпуске прийти в день выплаты заработной платы и получить начисленную сумму. Однако, многие работники в период своего отпуска уезжают из города, данный факт, естественно, помешает сотруднику вовремя получить зарплату. Данная сумма также будет депонирована и выплачена ему после выхода из отпуска.
3. Больничный. Сотрудник, находящийся на больничном в день её выдачи, скорее всего, получить ее не сможет, если она не перечисляется на расчетный счет.
4. Гибель работника и прочее. В случае гибели возникает отдельная ситуация по выплате. Поскольку в случае смерти её выплата невозможна ни в наличной, ни в безналичной форме. Однако, сумма в любом случае будет начислена, данные денежные средства будут являться депонированной заработной платой. Право на ее получении перейдет к родственникам умершего.

Таким образом, вне зависимости от того присутствует ли сотрудник на рабочем месте на дату выдачи заработной платы, она обязательно должна быть начислена, соответственно со счета в банке она попадет в кассу организации.

Сроки хранения

Денежные средства в кассу попадают с банковского счета. Если в течение трех дней деньги не перечислены работнику по какому-либо основанию, не позволяющему ее перечислить, то она должна быть депонирована, и возвращена в банк с соответствующей отметкой в течение трех дней.

Больше указанного срока хранить денежные средства в кассе нельзя, данное действие наказуемо. Более того, в случае задержки невыплаченной суммы в кассе будет превышен лимит кассы.

Когда можно её получить

Итак, если возникла ситуация, препятствующая получению работником своей зарплаты, и она была депонирована работодателем, как в этом случае получить заработанные средства? Вариантов может быть несколько.

1. Со следующей заработной платой. Данная ситуация применяется, если в учреждении не предусмотрен специальный порядок выплаты депонированной заработной платы. А также, если работнику не должен быть выплачен аванс. К примеру, если он долгое время находился на больничном, и данный больничный лист не учтен к моменту выплаты авансовых платежей по заработной плате. В этом случае сумма невыплаченной зарплаты и денежные средства суммируются и выплачиваются единовременно.
2. С авансом. Такой вариант развития событий наиболее вероятен. Если к моменту выплаты аванса работник уже вернулся на рабочее место, и причины, препятствующие выплате зарплаты, устранены, невыплаченная денежная сумма подлежит выдаче работнику вместе с авансом.
3. Если на предприятии установлен день выплаты депонированных средств, то именно в этот день. Как правило, данная ситуация возможна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников. В этом случае устанавливаются даты выплаты депонированной заработной платы. Если такая дата установлена на предприятии, работник должен написать заявление о выдаче ему соответствующей суммы в указанную дату.

Вне зависимости от того, какой порядок предусмотрен в каждом конкретном учреждении, данный факт должен быть закреплен либо в локальных актах, либо непосредственно в тексте трудового договора.

Это не позволит работодателю устанавливать сроки выплаты причитающейся суммы на свое усмотрение, тем самым ущемив права работников юридического лица.

Порядок получения

Схема выглядит следующим образом:

1. Кассир заказывает определенную сумму денежных средств с банковского счета организации для выдачи заработной платы.
2. В случае если кто-то из работников не может в силу обстоятельств получить зарплату в установленный срок, ведомость закрывается с соответствующими отметками.
3. В течение трех банковских дней с даты выплаты зарплаты, депонированная сумма возвращается в банк.
4. После того как сотрудник вернулся на свое рабочее место, он должен обратиться в бухгалтерию с вопросом выплаты начисленной суммы.
5. Бухгалтер делает запрос в банк на необходимые для выплаты денежные средства.
6. Данные средства подлежат выплате сотруднику.

Чем чревата депонированная заработная плата для работодателя. В случае ее возникновения у работодателя появляется задолженность перед работником, данная задолженность классифицируется как кредиторская. По истечении трех лет данные средства подлежат обращению в пользу данного юридического лица, если сотрудник не обратится за выплатой.

Примером того может послужить смерть работника, если никто из родственников не заявит свои права на получение суммы.

Налогообложение

Данный вопрос вполне логичен в данной ситуации, поскольку на работодателя возложена обязанность по уплате налога на доходы физических лиц с заработной платы сотрудника. Когда нужно уплатить данный налог, при первом перечислении денежных средств в кассу или в момент фактической уплаты сотруднику?

Отчисления налога происходит при , и в тот момент, когда работник ее получает на руки, как правило, налог уже перечислен. Потому депонирование суммы не влияет на налоговую обязанность, НДФЛ должен быть перечислен в установленный законом срок. Повторного налогообложения при фактической возникнуть не может.

Ответственность работодателя

Законодательством нашего государства предусмотрена ответственность работодателя за невыплату заработной платы. Депонированная заработная плата не стала исключением, невыплата ее в установленный срок грозит наложением административной ответственности на работодателя. При этом установленным сроком будет тот, который определен в локальных нормативных актах организации.

Кроме того, за каждый день невыплаты данная сумма подлежит индексации в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (статья 395).

Таким образом, актуальные вопросы по выплате депонированной заработной платы были рассмотрены в материале. Данная информация будет полезной и как для работника, так и для работодателя.

В случае с работником, ему необходимо знать свои законные права, а также порядок их реализации. Работодателю же необходимо понимать обоснованность своих действий с целью исключить возможные нарушения. В случаях же, касающихся выплаты заработной платы обеим сторонам трудовых отношений, следует быть предельно внимательными.

В соответствии с п. 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимит наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Накопление средств, размер которых превышает указанную сумму, допустимо лишь в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий и некоторых других видов выплат. Если по какой-либо причине (например, в случае временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, выполнения государственных обязанностей и т. п.) работник не смог своевременно получить заработную плату, излишки средств отправляются обратно в банк, а зарплатная ведомость закрывается.

Очевидно, что депонированную заработную плату выплачивают лишь в том случае, если денежные средства выдаются работникам наличностью через кассу. Если же деньги перечисляются на банковские счета работников, необходимость в учете депонированной зарплаты отпадает.

Как производится выплата депонированной заработной платы?

Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Как правило, депонированная зарплата выплачивается:

• в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
• в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.

В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.

Если же денег в кассе нет, а дожидаться установленного дня работник не хочет, он может обратиться в бухгалтерию предприятия с соответствующим заявлением, указав в нем желаемую дату выдачи денежных средств. Работодатель не имеет права отказать работнику в удовлетворении его волеизъявления и обязан запросить средства в банке сразу же после получения требования. Отказ в выдаче заработной платы является нарушением положений ст. 136 Трудового кодекса РФ и может быть оспорен посредством обращения в трудовую инспекцию или суд.

В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?

Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.

Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата - проводка по ее списанию составляется следующим образом:

К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования

Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:

• в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
• производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
• ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
• депонированные средства сдаются в банк.

Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата - проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата - проводка выглядит следующим образом:

2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:

3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:

4. Выдача депонированной заработной платы - проводка имеет следующий вид:

Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.

Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.

Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата - проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.

Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.

Если сотрудник не получил вовремяналичную зарплату независящим от работодателя причинам (например, в связи с болезнью или командировкой сотрудника), бухгалтер должен ее депонировать.

При этом не имеет значения, из какого источника выплачивалась заработная плата:

Из денег, полученных в банке;

Из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Порядок действия для депонирования заработной платы

Второе — подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 суммы:

Фактически выданных наличных денег;

Подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Третье — составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в пункте 4.6 Положения о ведении кассовых операций.

В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н . Данными приказами также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.

После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:

Заверить своей подписью формы № Т-49 или № Т-53 ;

Реестр и журнал депонированных сумм;

Передать документы (ведомость по форме № Т-49 или № Т-53 , реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю компании.

Четвертое — оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или формы № Т-53 .

Пятое — сдать в банк депонированные суммы заработной платы.

Когда депонировать невыданные суммы

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. и п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).

Деньги на выплату зарплаты получены в банке. Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, эта проблема не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.

Зарплата выдавалась из наличной выручки. Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а не полученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.

Бухгалтерский учет депонированной заработной платы

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата;

— удержан НДФЛ с суммы заработной платы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.

Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Депонирование заработной платы отражается проводками:

— депонирована сумма неполученной зарплаты;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;

— выдана депонированная зарплата.

При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.

Пример 1. 30 августа года сотрудникам торговой компании ООО «Подарок» была начислена заработная плата за август года.

4 сентября компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.

Кассир ООО «Подарок» выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:

— С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы — 13 871 руб.;

— Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы — 17 400 руб.

В конце дня 6 сентября кассир ООО «Подарок» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

В бухгалтерском учете ООО «Подарок» были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена заработная плата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.

Депонирование заработной платы и страховые взносы

Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Взносов на травматизм нужно перечислять в день:

Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

Установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.

Такой порядок установлен:

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ при депонированиии заработной платы

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.

Пример 2. За июль слесарю ООО «Мастер» А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, — 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.

В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата А.Н. Макарову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 1450 руб. (50 000 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм;

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет;

— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;

— 1450 руб. — перечислены взносы на ссоциальное страхование;

— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;

— 100 руб. — перечислены взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. (50 000 руб. − 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк депонированная зарплата;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. — получены деньги на выплату заработной платы;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки, компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример 3. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «Мастер» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?

Проводки после 31 июля будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе, не приводим):

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 100 руб. — перечислены страховые взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована заработная плата, не полученная работником;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк сумма депонированной зарплаты;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 8000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 51
— 1450 руб. — перечислены страховые взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» КРЕДИТ 51
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).

Сегодня вы узнаете:

1. Что такое ДПЗ и когда она возникает;
2. Когда и как можно получить ДПЗ;
3. Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.

Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно .

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

• Получение денег от поставщиков;
• Перечисление сумм поставщикам;
• Получение выручки от продажи товаров;
• Оплата труда сотрудников;
• Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

• Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
• Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
• Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату . Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

1. Д50 К51 – поступили деньги из банка;
2. Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
3. Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов

Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ

Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.

Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.

Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.

Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.

Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.

Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.

ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.

Сроки хранения и учет

После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.

Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.

Учитывают ДПЗ на счете 76.4.

Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:

1. Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
2. Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
3. Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
4. Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.

Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.

Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.

Заключение

Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.

Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.

ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.