Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

К перечню документов, которые составляют при плановой или досрочной инвентаризации, относится и унифицированная форма ИНВ-3. Ее заполняют в процессе подсчета ценностей, уже после того, как оформлена , данные о которой указывают в шапке описи.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-3

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:

В нижней строке указываем итоговое значение для всех позиций, т.е. сумму всех единиц, а также общую стоимость позиций. Если мы имеем дело с большим складом, количество страниц с описью может увеличиться. В таком случае итоги будут подводиться дважды: по текущей странице и по общей описи.

Следует отметить, что значения в блоках «Итого по странице» и «Итого по описи» могут не совпадать:

Последняя страница представляет собой свидетельство итогов проверки. Здесь обязаны поставить свои подписи все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, которые отмечены в самом начале документа. Напоминаем, что состав комиссии может быть меньше, чем предусмотренное в ИНВ-3 количество строк.

Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки?

Результаты инвентаризации должны оформляться подобающими документами. В противном случае проверка не может считаться действительной. Какие документы используют при оформлении результатов инвентаризации?

Важные аспекты

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества процесс инвентаризационной поверки осуществляется в несколько этапов. И на каждом из этапов оформляется необходимая документация.

Начинается инвентаризация с издания руководителем приказа. Распорядительный документ регистрируется в специальном журнале и определяет порядок проверки.

При инвентаризации выполняется заполнение или актов, какие содержат сведения о фактическом наличии имущественных объектов.

Итоги проверки денежных средств, ценных бумаг, расходов будущих периодов оформляться могут едиными регистрами, которые объединяют показатели инвентаризационных актов и сличительных ведомостей.

По окончании инвентаризационной проверки может осуществляться контрольная проверка правильности проведенной инвентаризации.

Данный процесс оформляется надлежащим актом с регистрацией его в специальном журнале учета. Последний этап оформления итогов инвентаризации заключается в составлении ведомости, обобщающей все результаты, выявленные проверкой.

Необходимые термины

Инвентаризация имущества это процесс, при котором учетные данные сравниваются с фактическим наличием имущественных объектов с целью выявления расхождений или подтверждения соответствия.

Документальное оформление результатов инвентаризации предполагает заполнение специальных актов и бланков, в которых отображаются сведения, подтверждающие итоговые выводы.

Инвентаризационный акт это документ, являющийся одним из основополагающих при осуществлении инвентаризации.

В нем документально подтверждается фактическое наличие материальных ценностей, которые числятся на бухгалтерском учете организации. Акты инвентаризации могут отличаться по своей форме и содержанию.

Вид акта выбирается исходя из объекта инвентаризации, его состояния и цели документального оформления. Всякому акту соответствует индивидуальный утвержденный бланк установленного образца.

Бланком инвентаризации именуется документальная форма, утвержденная в законодательном порядке. Предназначена она для составления инвентаризационного акта и содержит необходимые графы для отображения требуемых сведений.

Зачем нужно документировать результаты

Первичная документация по учету итогов инвентаризации используется для проверки достоверности и полноты бухгалтерского учета в процессе инвентаризации любого вида.

Руководствуясь данными документами, инвентаризационная комиссия определяет, насколько соответствуют фактические данные информации, отображенной в бухгалтерском учете.

Также может приниматься определенное решение руководителя по результатам. Пример, когда по итогам проверки устанавливается множество несоответствий фактического количества ценностей.

В этой ситуации предположительно, что ответственный работник не соответствует занимаемой .

При этом наличие документально оформленных результатов проверки позволяет взыскать убытки с виновных .

В случае взыскания ущерба через суд акты инвентаризации становятся основным доказательствам вины ответчика по исковому производству. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете дозволяет выправить бухгалтерскую отчетность.

При этом учетные показатели приводятся в соответствие с фактическим положением вещей – недостача списывается, излишек приходуется, неучтенные объекты принимаются к учету.

Внесение любой записи в бухучете должно подтверждаться документально. И таким подтверждением становятся инвентаризационные акты.

Правовая база

Нормативную базу, регламентирующую проведение инвентаризации составляют:

1. Закон о бухучете.
2. Положение по ведению бухучета.
3. Методические указания, принятые Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.

В частности используются такие бланки форм, как ИНВ №:

Образец протокола заседания комиссии

Результаты проведенной проверки согласовываются комиссией посредством заседания. При этом определяются основные итоги, раскрытые несоответствия.

Также комиссионным заседанием устанавливается причина обнаруженных расхождений и надобные действия для выправления ситуации. Заседание членов комиссии обязательно сопровождается составлением .

Данный документ имеет следующую структуру:

• Название документа и организации.
• Вид проверки с предписанием инвентаризуемых объектов имущества.
• Причина проверки и ее сроки.
• Рассмотренные в процессе инвентаризации документы.
• Выявленные результаты.
• Определение причин расхождений.
• Итоговый результат инвентаризации.
• Необходимые мероприятия для корректировки бухучета.
• Подписи всех членов инвентаризационной комиссии с указанием инициалов.

Посмотреть, как выглядит протокол о заседании комиссии по инвентаризации можно здесь:

Ведомость расхождений

Выявленные при инвентаризации расхождения с бухучетом фиксируются в сличительных ведомостях. Когда объекты проверки не принадлежат организации, то в отношении таковых создается отдельный документ ведомости.

Видео: инвентаризация склада

Подготавливает ведомость бухгалтер, в двух одинаковых экземплярах. Один из них предназначен для сохранения в бухгалтерии, документы по инвентаризации сохраняются не менее пяти лет.

Другой экземпляр передается лицу, несущему материальную ответственность за сохранность инвентаризованного имущества.

Форма сличительной ведомости выбирается в зависимости от вида имущества. При этом при наличии расхождений по нескольким видам имущества, заполняется несколько соответствующих ведомостей.

Обобщаются данные результатов инвентаризации в ведомости учета результатов, оформляемой по .

Когда результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными

Итоги инвентаризационной проверки могут признаваться недействительными при нарушениях порядка проведения процедуры и допущенных ошибок в оформлении итогов.

Среди наиболее частых причин признания недействительности инвентаризационной проверки следует отметить:

Любая из приведенных ошибок может стать причиной признания проведенной инвентаризации недействительной. Вследствие этого потребуется проведение новой проверки.

А это требует дополнительных временных и материальных затрат, что не лучшим образом отображается на экономическом состоянии организации.

Инвентаризация – процесс неотъемлемый для деятельности любой организации. От ее итогов зависит не только достоверность бухучета, но и многие управленческие решения.

Чтобы итоги инвентаризации не привели к искажению учета и могли полноценно использоваться в планировании будущей деятельности, следует особо внимательно отнестись к заполнению инвентаризационных документов.

Заполнение формы ИНВ-23 необходимо в случаях, когда в организациях происходят периодические инвентаризации имущества.

ФАЙЛЫ 2 файла

Зачем нужен документ

Все действия работников предприятий и организаций подчиняются прямым распоряжениям руководства. Не являются исключением и инвентаризационные мероприятия. В крупных компаниях они проводятся довольно регулярно.

С их помощью происходит учет имущества предприятия, списываются сломанные, изношенные, морально устаревшие или просто непригодные к дальнейшей эксплуатации , оборудование, техника, приборы.

Для запуска всех этих процессов первым делом выпускается соответствующий акт, идущий от имени руководства.

Под казенным названием «форма ИНВ-23» скрывается журнал учета распорядительной документации, касающейся инвентаризационных мероприятий. К ним относятся: приказы и постановления директората компании, а также распоряжения начальников структурных подразделений.

Обязательно ли ведение журнала

Законодательство не предусматривает обязательного ведения журнала. Тем не менее, во многих организациях (особенно крупных) документ используется.

При его помощи производится учет распорядительных бумаг, отслеживается их исполнение.

Также он позволяет контролировать все проводимые на предприятии инвентаризации, фиксировать их период и результаты (в том числе по части обнаружения излишков и недостач).

Кто ответственен за заполнение журнала

Руководство организации назначает ответственное за ведение данного журнала лицо. Это может быть начальник какого-либо структурного подразделения, либо же секретарь или сотрудник отдела бухгалтерии.

Особенности формирования журнала, общая информация

Если перед вами встала задача по формированию журнала учета распорядительной документации по инвентаризационным мероприятиям, прочитайте приведенные ниже советы и ознакомьтесь с образцом документа. На основе наших рекомендаций и примера, вам легко удастся заполнить нужный бланк.

Перед тем, как перейти к детальному рассмотрению формуляра, дадим некоторые общие сведения. На сегодняшний день применение единых унифицированных форм первичных документов отменено на законодательном уровне. Это обозначает то, что работники организаций и предприятий могут вести данный журнал учета в свободном виде или, если внутри компании есть разработанный и утвержденный в локальных актах шаблон документа – по его типу.

Многие по старинке предпочитают использовать ранее общеупотребимую и обязательную к применению форму ИНВ-23.

Связано это с тем, что она содержит в себе все нужные данные, понятна и проста для заполнения. Более того – при необходимости эту форму можно подстроить под себя, включив или, напротив, убрав некоторые столбцы в основной таблице.

Форма ведется в одном оригинальном экземпляре . При этом заполнять ее можно от руки или в компьютере – это значения не имеет.

Образец журнала учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации

Форма делится на две части: титульный лист и оборотную сторону.

Заполнение лицевой стороны листа формы ИНВ-23

На титульный лист вносится:

• название предприятия и отдел, в котором ведется журнал;
• коды ОКВЭД, ОКПО компании;
• даты начала и окончания заполнения документа;
• должность и ФИО сотрудника, который несет ответственность за его ведение.

Ниже располагается таблица – это основная часть бланка. Здесь по порядку отражается информация обо всех инвентаризациях, проходящих на предприятии (в указанный выше период времени). Рассмотрим их подробнее.

Графа № 1. Здесь пишется порядковый номер строки.
Графа № 2. Сюда вносится название структурного подразделения (участок, склад, отдел, цех, магазин и т.д.), где проходит инвентаризация. Если она ведется по всему предприятию, то так и надо обозначить.
Графа № 3. Тут указывается фамилия-имя-отчество материально ответственного сотрудника организации (т.е. тот за кем закреплено имущество, подлежащее инвентаризационному мероприятию).
Графы № 4-5. Тут проставляются дата и номер распоряжения (постановления, приказа), на основании которых проводится инвентаризация.
Графа № 6. Сюда вписываются фамилии-имена-отчества работников, которые вошли в инвентаризационную комиссию.
Графа № 7. Этот столбик предназначен для автографа специалиста, получившего распоряжение об инвентаризации.
Графа № 8. Здесь описывается собственность предприятия (товарно-материальные ценности, основные средства, оборудование, техника, приборы и т.д.) и финансовые обязательства, подпадающие под инвентаризацию.
Графа № 9. Тут фиксируется дата начала инвентаризации (по плану – в соответствии с приказом о ее проведении).
Графа № 10. Регистрирует фактическую дату ее начала.

Заполнение оборотой стороны листа формы ИНВ-23

Графа № 11. В этом столбике обозначается дата окончания инвентаризации (по плану – в соответствии с ).
Графа № 12. Регистрирует фактическую дата ее окончания.
Графы № 13, 14, 15. Сюда вносятся предварительные итоги инвентаризации: проставляется дата, пишутся суммы найденных недостач и излишков.
Графы № 16, 17, 18. Здесь обозначаются конечные результаты инвентаризации, установленные путем сличения документации. Тут ставится дата утверждения окончательных итогов и пишутся окончательные суммы недостач и излишков.
Графа № 19. Содержит в себе информацию об утверждении итогов инвентаризации руководством предприятия.
Графа № 20. Сюда включается дата производства мер для устранения недостач за счет виновных.
Графа № 21. При серьезных нарушениях сюда вносится дата передачи дела по обнаруженным недостачам в следственные органы.
Графа № 22. Этот столбик отведен под комментарии и замечания по внесенной в журнал информации.

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:

Закон о бухгалтерском учете;

Положение по ведению бухгалтерского учета;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).

В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";

N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";

N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";

N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835. Формы первичной учетной документации согласованы с Минфином России, Минэкономики России, Центральным банком Российской Федерации и утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

Перечень форм первичной учетной документации (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26)

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Инвентаризационная опись - документ, отражающий данные фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Опись утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88.

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.

Применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.