Как отражается отпуск в 2 ндфл. Компенсация за неиспользованный отпуск - код дохода
В декабре 2013 был отпуск, переходящий на январь 2014 года. Вопрос: При заполнении РСВ-1 и персонифицированных данных ставится сумма дохода за 2013 год 213 тыс. - доход за 2013г. При заполнении сведений 2- произошло заполнение дохода с учетом отпуска за январь 2014 г. - 214 тыс. Как мне сказали данные по РСВ-1, персонифицированным данным и 2-НДФЛ должны совпадать, поэтому я искусственно уменьшила сумму в справке 2-НДФЛ до 213 тыс, при этом в строке "начисленно" и "уплачено" поставила сумму налога по начислениям, У меня вопрос 1.Должны ли совпадать суммы по РСВ и 2-НДФЛ 2 Как отразить сумму переплаты налога по отпуску за январь 2014 ?
Ответ
В случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом, всю сумму отпускных нужно отражать в разделе 3 справки за 2013 год в графе за декабрь. Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно начислить в том же месяце, что и отпускные – в декабре. Начисленные работнику в декабре отпускные за декабрь – январь, суммы отпускных должны быть отражены в расчетах по страховым взносам в составе базы за декабрь.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Разбираем сложные ситуации, возникающие при заполнении справки 2-НДФЛ
Ситуация № 1 Время отпуска затрагивает два месяца
Нередко работники берут отпуск, который приходится сразу на два месяца. Например, он начинается в конце апреля, а заканчивается в начале мая. В такой ситуации возникает вопрос: как отражать в форме 2-НДФЛ отпускные - одной суммой или с разбивкой по месяцам?
Правила оформления справки 2-НДФЛ таковы, что доходы (за исключением зарплаты) в ней нужно отражать на дату, когда сотрудник их получил. Значит, и отпускные нужно записывать в том месяце, в котором они были получены работником.* По правилам ТК РФ отпускные должны выдаваться не позднее чем за три дня до начала отпуска. Следовательно, отпускные за отпуск, приходящийся на два месяца, ставятся в доход того месяца, в котором они выданы.*
Также следует поступать и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Поэтому если ваш работник взял отпуск в декабре 2012 года - январе 2013-го, то всю сумму отпускных нужно отразить в справки за 2012 год в графе за декабрь. Разбивать сумму НДФЛ на два года пропорционально дням отпуска не требуется.*
Принцип отражения в справке доходов по факту их получения распространяется не на все ситуации. Так, некоторые работодатели декабрьскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые - в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется в бюджет в день ее выплаты, максимум - на следующий день, если зарплата выдана из кассовой выручки (). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?
Пример 1. Пример отражения в справке 2-НДФЛ зарплаты за декабрь и отпускных за декабрь - январь
Работнику ООО «Ромашка» С.С. Петрову был предоставлен оплачиваемый отпуск с 24 декабря 2012 года по 13 января 2013-го. Сумма начисленных отпускных за январь - декабрь составила 12 000 руб. и была перечислена на карточку за вычетом налога 18 декабря 2012 года. Зарплату за декабрь, начисленную в сумме 30 000 руб., С.С. Петров получил 10 января, при этом у него был удержан налог в размере 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).
Налог к уплате с суммы отпускных составил 1560 руб. (12 000 руб. × 13%) и был полностью уплачен в бюджет в день выплаты отпускных (18 декабря).
В справки 2-НДФЛ за 2012 год С.С. Петрова в графе за месяц «декабрь» были указаны:
Сумма зарплаты за декабрь (30 000 руб.) по коду дохода 2000;
Сумма отпускных за декабрь - январь (12 000 руб.) по коду дохода 2012.
В строки «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» был включен в том числе НДФЛ с отпускных за декабрь - январь (1560 руб.)* и с декабрьской зарплаты (3900 руб.).
Н.П. Епихин ,
эксперт журнала «Упрощенка»
2. Статья: НДФЛ при переходящем отпуске
При переходящем отпуске возникает ситуация, когда работнику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Однако удержать НДФЛ нужно именно при выплате отпускных ( и НК РФ). То есть в тот момент, когда организация выплачивает работнику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных.
Как уже было отмечено ранее, отпускные нужно выплатить работнику за три дня до его ухода в отпуск ( ).
Если сотрудник увольняется раньше, чем он использовал весь полагающийся ему отпуск, то компания обязана выплатить ему компенсацию за отпуск, который сотрудник не отгулял, и с этой суммы удержать НДФЛ. Посмотрите, какой код дохода отразить в справке 2-НДФЛ при выплате компенсации за неиспользованный отпуск, когда удержать налог и подать справку по уволенному сотруднику.
Компенсация за неиспользованный отпуск – как удержать
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в полном объеме, по одной из следующих ставок:
- 13 % - для сотрудника – резидента РФ;
- 30 % - для сотрудника – нерезидента РФ.
На момент увольнения компания еще является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому обязана удержать соответствующую сумму налога из его доходов.
Компенсация должна быть выплачена в последний рабочий день сотрудника. Соответственно НДФЛ с такой выплаты должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем увольнения сотрудника.
Какой код дохода указать в справке 2-НДФЛ для компенсации за неиспользованный отпуск
Информацию о сумме выплаты компенсации за неиспользованный отпуск в пользу работника компания отразит в двух документах.
В каких отчетах отразить компенсацию
подаваемых в налоговую:
- в отчете 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором сотрудник уволен;
- в справке 2-НДФЛ по итогам года, указав код дохода для компенсации за неиспользованный отпуск.
Пример. Как включить сведения о компенсации в отчетность
Сотрудник уволен 25.07.2017 года. В этот день ему выплачены все полагающиеся денежные средства, в т.ч. компенсация за неиспользованный отпуск.
Бухгалтер должен включить сведения о компенсации:
- в отчет 6-НФДЛ за 3 квартал 2017 года, подав его не позднее 31 октября 2017 года;
- в справку 2-НДФЛ за 2017 год, подав ее не позднее 2 апреля 2018 года (перенос срока – 1 апреля (вс), на 2 апреля (пн)).
Коды доходов НДФЛ для компенсации за неиспользованный отпуск
При заполнении справки 2-НДФЛ бухгалтер в разделе 3 разбивает доходы по кодам. Коды доходов утв. Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Среди кодов доходов нет отдельного кода для компенсации за неиспользованный отпуск.
Поэтому для обозначения выплаты в виде компенсации за неиспользованный отпуск используется код дохода 4 800 «Иные доходы».
Посмотрите образец справки 2-НДФЛ при выплате компенсации за неиспользованный отпуск с кодом дохода 4 800.
Представители ведомства, в частности, разъяснили, что при увольнении работника до окончания того года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, налоговый агент должен произвести удержание сумм отпускных за неотработанные дни отпуска. Удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет в свою очередь возврат сумм НДФЛ. При этом в справке о доходах физлица по форме 2-НДФЛ по итогам налогового периода следует отразить уточненные налоговые обязательства. А в Расчете по страховым взносам, если были указаны отрицательные значения показателей, необходимо представить уточненный Расчет ().
Напомним, что налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту своего учета документ по форме 2-НДФЛ, содержащий сведения о доходах физлиц в истекшем налоговом периоде и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физлицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом ().
При этом датой фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена (). В то же время при заполнении формы 2-НДФЛ доходы отражаются в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выплачены.
Вместе с тем при увольнении работника до окончания года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо вернуть излишне удержанные суммы НДФЛ и учесть эту операцию в форме 2-НДФЛ. В свою очередь возврат налоговому агенту перечисленной в бюджет РФ суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ().
Что касается страховых взносов, то в случае корректировки базы для их исчисления за предшествующие отчетные периоды плательщиком страховых взносов должен быть представлен уточненный Расчет. При этом в текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период не отражается.
Налоговики также уточнили, что отрицательных значений при заполнении показателей строк Расчета не предусмотрено (раздел II " " Порядка). Кроме того, данные о начисленных страховых взносах из расчетов, содержащих отрицательные значения, не могут быть отражены органами ПФР на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Такие данные должны быть возвращены в налоговые органы (п. 1-2 ст. 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ " ").
Исходя из этого, в случае, если ранее плательщик представил в налоговый орган Расчет с отрицательными значениями, то впоследствии ему необходимо представить уточненный Расчет.
Что собой представляет последний справочник кодов дохода для справок 2-НДФЛ?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Какие нормативные акты регулируют их использование? В чем секрет успешного проведения всех расчетов и быстрого оформления отчетности?
Что нужно знать
Каждому руководителю и бухгалтеру предстоит нелегкая задача – составить отчет в налоговую инспекцию по доходам физических лиц.
Для правильного отображения данных в справке стоит четко знать и разбираться в кодах, в том числе и доходов. Что же это такое и где их взять?
Что это за коды?
Кодом дохода в называется число, состоящее из четырех цифр, которое обозначает определенный вид прибыли сотрудников.
К примеру, заполняя форму, бухгалтер укажет один код для отображения зарплаты, и другой – при выдаче премий или подарков.
Код дохода выбрать можно по специальному справочнику, где есть полный перечень видов оплаты физическому лицу.
Назначение
Все доходы персонала, которые облагаются налогом, описываются в 3-м разделе документа 2-НДФЛ.
Фото: раздел 3 справки 2-НДФЛ (пример)
Использование кодов из справочника необходимо, чтобы были правильно проведены все расчеты, а налог на доходы физических лиц удержаны по той ставке, использование которой обосновывается законом.
Нормативная база
Согласно этим документам в справке об облагаемом налогом доходе физического лица по определенной ставке нужно указать код налога на доход с физических лиц, выбрать который можно из справочника Приложения №2 к форме 2-НДФЛ.
Коды доходов в справке 2-НДФЛ
Оплата кредиторам и акционерам
Страховые выплаты
Коды | Пояснение |
1200 | Для сумм, что были получены как оплата согласно |
1202 | Для доходов, что получены в качестве страховых начислений по (не считая ). Используется при выплате, что осуществляется при достижении указанного в документах возраста или при наступлении других событий. |
1203 | Для доходов, что получены как страховые выплаты по (в том числе ответственность граждан за нанесение ущерба имущественному объекту третьими лицами) |
1211 | Доход, что получен как страховой взнос по страховому договору |
1212 | Для прибыли сотрудника – денежной выкупной суммы, что была выплачена по страховому договору, и подлежит начислению в случае прекращения действия условий договора, что прописаны в документации |
1213 | Для дохода – денежной (выкупной) суммы, что была выплачена плательщику налога при прекращении действия договора о добровольном пенсионном страховании, что уменьшена на суммы взноса на страхование, что уплачивался плательщиком. В тех ситуациях, когда не было использовано налоговые вычеты по согласно |
Выплата пенсий
Доходы при операциях с имуществом
Суммы с операций с ценными бумагами
Коды | Пояснение |
1520 | Для доходов, что получены при продаже имущественного объекта (не считая жилой недвижимости, приватизированных строений и земли, ценных бумаг) |
1530 | Для сумм, что выдаются, когда продаются ценные бумаги |
1531 | Для сумм, что получены при реализации сделки сбыта ценных бумаг по , что обращаются на организованных рынках |
1532 | Для сумм, что получены физлицом при совершении операции с материальным инструментом сделки на определенные сроки. Базисный актив – использование ценных бумаг, фондовых индексов, что рассчитываются организатором на рынке |
1533 | Для сумм, что были выданы сотруднику при продаже и погашении инвестиционного фонда |
1535 | Для суммы, что была выдана при реализации действий при финансовой сделке |
1536 | Для сумм, что были получены работником от операций с ценными бумагами, что не обращаются, но при покупке соответствовали требованиям, что выдвинуты к ценным бумагам |
1540 | Для сумм, что были получены плательщиками налогов при продаже доли участия в уставной основе предприятия |
Коды | Пояснение |
2201 | Для выплаты авторских премий за написание литературной работы, также и для театрального пользования, киноиндустрии, циркового и эстрадного искусства |
2202 | Для выплат авторской премии за написание художественного графического текста, фотоработы и печатного издания, архитектурного и дизайнерского текста |
2203 | Для выплат авторских вознаграждений за созданное скульптурное произведение, декоративную живопись, прикладное или оформительское искусство, театральное произведение, декорацию в кино по различным техникам исполнения |
2204 | Для премий за созданное аудиовизуальное произведение (относительно видео продукции, киноиндустрии и телевизионных программ) |
2205 | Для вознаграждений за созданное музыкальное произведение (для оперы, балета, духовных оркестров, для кинолент и театральной постановки) |
2206 | Для вознаграждения за авторство при создании музыкального произведения, также и для публикаций |
2207 | Для выплаты автору – исполнителю литературного произведения, или в искусстве |
2208 | Выплата автору за работу над научными трудами |
2209 | Для выплат автору за открытие в науке, изобретение и промышленный образец |
Пособия, подарки, материальная помощь
Коды | Пояснение |
2300 | Для пособий нетрудоспособности на протяжении некоторого времени |
2400 | Для сумм, что были получены при эксплуатации транспорта (касательно морских и воздушных суден также), при перевозке, штрафах при задержке транспорта в начальном или конечном пункте в РФ. Для прибыли, что была получена за пользование трубопроводами, линиями передачи электричества, средствами связи, компьютерными коммуникациями в РФ |
2510 | Для выплат в полном или частичном объеме за плательщика налогов предприятием или ИП продукции или прав на имущество, коммунальные услуги, еду, отдых, обучение |
2520 | Для сумм, покрывающих цену продукции, работы, что была получена безвозмездно |
2530 | Для оплаты работы в натуральных формах |
2610 | Для выплат материальной выгоды, что была получена при экономии процентов за использование кредитных средств (не считая доходы – материальную выгоду, что была получена при пользовании кредитом, что был израсходован на строительные работы или покупку в России жилой недвижимости) |
2620 | Для отображения материальной выгоды, что была получена при экономии процентов с пользования целевым займом, если он израсходован при строительных работах или покупку в России недвижимости для жилья. Должны быть подтверждающие использование финансов документы |
2630 | Для отображения материальной выгоды, что была получена при покупке продукции согласно гражданско-правовому договору у физлица, предприятия и ИП, что взаимозависимы относительно плательщика налогов |
2640 | Для отображения материальной выгоды, что была получена при покупке ценных бумаг |
2710 | В справке 2-НДФЛ код дохода для материальной помощи (не считая средств, что выплачиваются работодателем работающим сотрудникам и уволившимся из-за выхода на пенсию как инвалид или достигши возраста; помощи, что оказывается такой категории людей организацией общественной направленности) |
2720 | Цена объекта дарения |
2730 | Цена приза за выигрыш в мероприятии, что проводилось согласно решениям Правительства РФ |
2740 | Цена выигрыша и приза, что был получен в конкурсе, игре или мероприятии для рекламы продукции или услуги |
2750 | Цена приза, что был получен на конкурсе и в соревновании, что проводились не по решению Правительства РФ, законодательной структуры государственных властей и местных структур и не для рекламных кампаний |
2760 | Выплата материальной помощи, что проводилась работодателем своему сотруднику, что уволился из-за наступления пенсионного возраста или при получении статуса инвалида |
2761 | Выплата материальной помощи, что осуществляется инвалиду общественной организацией инвалидов |
2770 | Для возмещения работодателями сотруднику, его семье стоимости купленных медицинских препаратов, что назначил медработник |
2780 | Для оплаты стоимости купленных медицинских препаратов, что назначил медработник, в ситуациях, что не описаны в |
2790 | Для отображения помощи при цене подарка, что был получен ветераном ВОВ, вдовой военнослужащего, погибшего при военных действиях с Финляндией, ВОВ, Японией, вдовой умершего инвалида войны |
Доход при банковских операциях и выигрыши
Коды | Пояснение |
2800 | Для сумм, что были получены при погашении обязательств по векселю |
2900 | Для средств, что были получены при осуществлении операций с иностранными валютами |
3010 | Для выигрыша, что оплачивается организатором лотереи, тотализатора и остальных игр (также это относится и игрового автомата) |
3020 | Для сумм процентов, что были получены по вкладу в банковском учреждении при превышении размеров, что рассчитаны по ставкам рефинансирования ЦБ РФ в периоде, когда есть начисление процентов, по рублевому вкладу (кроме срочного пенсионного вклада, что внесены на срок 6 мес. и больше) и 9% годовых по вкладу в иностранных валютах |
3021 | Для сумм процентов, что были получены по срочному пенсионному вкладу в банковском учреждении, что вносились не меньше, чем на 6 мес |
4800 | Остальные доходы |
Особенности данного справочника
При заполнении справки 2-НДФЛ необходимо максимально точно отображать всю информацию, предусмотренную законодательством.
Для правильного указания в отчетах таких данных необходимо провести все настройки в программе для расчета заработной платы.
Обычно проблемы возникают при указании начислений, которые добавляются помимо зарплаты и отпускных. Проверять нужно и настройки для исчислений НДФЛ.
Выбирается форма основных и дополнительных начислений, вкладка для расчета заработной платы, пункт для расчетов заработной платы по предприятиям, затем – настройка расчетов заработных начислений.
Список будет содержать информацию о начислениях, из которых нужно выбрать соответствующее. Даже в том случае, когда доходы не будут облагаться НДФЛ, в отчете их стоит указать обязательно.
Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.
При заполнении таблицы раздела 3 используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества - код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности - код 2300.
Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице .
В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.
Ситуация: как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?
В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение.
В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49 и ФНС России от 9 апреля 2012 г. № ЕД-4-3/5888.
Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. - 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.
В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2015 год бухгалтер указал:
- в графе «Месяц» - 12 (порядковый номер месяца);
- в графе «Код дохода» - 2012 (на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
- в графе «Сумма дохода» - 10 000 руб.
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ для премии, выплаченной за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину? Премию приурочили к отраслевому профессиональному празднику.
В этом случае следует указать код дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».
Поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ заполняется на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Для отражения вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей установлен код - 2000. С таким кодом можно включать в ставку и суммы премий за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину. То, что выплата премии приурочена к профессиональному празднику, значения не имеет.
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск?
В этом случае надо указать код 4800 «Иные доходы».
Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В этом приложении нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. По мнению налогового ведомства, при отражении в справке компенсации за неиспользованный отпуск нужно указать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов (например, матпомощь, выходное пособие и т. п.)?
Доходы отражайте полностью, а не облагаемую налогом часть указывайте в графе «Сумма вычета».
Порядок заполнения справки 2-НДФЛ, утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485, не обязывает указывать в справке доходы, которые налогом не облагаются. Отсутствие таких требований позволяет сделать вывод, что в справке достаточно отразить только сумму доходов, которая превышает норматив. Например, организация выплатила сотруднику матпомощь в размере 5000 руб. Из этой суммы 4000 руб. не облагается налогом (п. 28 ст. 217 НК РФ). В такой ситуации в разделе 3 формы 2-НДФЛ в графе «Сумма дохода» можно отразить только 1000 руб., а в графе «Сумма вычета» не указывать ничего. Формально заполненная таким образом справка не искажает налоговую базу по НДФЛ, и санкции налоговому агенту в этом случае не грозят. Однако такой подход все же нежелателен, и вот почему.
Помимо налоговой инспекции, справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, в отношении которого она заполнена, по его запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ). А он может использовать ее в различных целях. Например, на основании сведений из справки заполняется декларация по форме 3-НДФЛ. Справка может понадобиться для подтверждения доходов при получении кредита в банке или визы при выезде за границу. С этой точки зрения указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем - у другого. При увольнении ему выдадут справку 2-НДФЛ, в которой будет указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. - 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он может получить матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. - 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника снова не включит в расчет дохода 4000 руб. и удержит НДФЛ только с 1000 руб. В результате налоговая база по НДФЛ будет занижена, и если при проведении выездной проверки этот факт вскроется, организации грозит не только доначисление налога, но также пени и штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ.
Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:
- в графе «Сумма дохода» - общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;
- - в графе «Сумма вычета» - сумму необлагаемого дохода.
Кроме того, если организация выплачивает нормируемые доходы сотруднику, который устроился в организацию в середине года, с него стоит взять заявление. В нем сотрудник должен указать, что подобных доходов в текущем году он нигде не получал. А если получал - то в какой сумме. При наличии такого заявления можно не облагать НДФЛ льготируемые выплаты в пределах 4000 руб. Ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, будет нести сам сотрудник.
Пример отражения в справке по форме 2-НДФЛ доходов, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленных нормативов
А.С. Кондратьев в марте получил от своей организации материальную помощь в сумме 10 000 руб. Такие доходы не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В июле Кондратьев уволился, при этом получив компенсацию в размере 8000 руб. Так как сумма компенсации не превышает трехкратный размер среднего месячного заработка Кондратьева, то НДФЛ такая выплата также не облагается (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК РФ). На руки Кондратьев получил справку 2-НДФЛ, в разделе 3 которой бухгалтер указал:
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отразить доходы, выплаченные учредителю при выкупе его доли в уставном капитале в связи с выходом из общества?
Доходы отразите полностью, указав для них код 1540. Заполнить справку надо даже в том случае, если удержать НДФЛ с выплаты бывшему учредителю организация не может.
Вообще, заполняя раздел 3 формы 2-НДФЛ, доход всегда следует указывать в полной сумме. Даже если человеку положен тот или иной вычет. Это прописано в Порядке заполнения справки, утвержденном приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.
Доход при выкупе доли в уставном капитале может быть выплачен в натуральной форме. Однако это не повод для того, чтобы не указывать такой доход в разделе 3 формы 2-НДФЛ. Например, если с участником расплатятся автомобилем, удержать налог можно будет только при наличии других денежных выплат. Если же их нет, то налоговый агент обязан в установленные сроки уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать и заплатить НДФЛ . По доходам, полученным в 2015 году, сообщить о невозможности удержания нужно до 1 марта 2016 года (Закон от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ, письмо ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217). При этом по окончании года форму 2-НДФЛ в отношении этого человека нужно будет сдать повторно.
Код доходов, полученных от реализации долей в уставных капиталах, - 1540 (приложение 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387). Этот же код нужно использовать для обозначения доходов, полученных учредителем при выходе из общества.
Раздел 4
В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), инвестиционные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).
Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.
Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 104-105, 114-125 (приложение 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387).
В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 11 февраля 2014 г. № БС-4-11/2189.
В строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» укажите номер и дату соответствующего уведомления и код инспекции, которая выдала такой документ.