Лето всегда было временем выпускных экзаменов. Образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и реализующее общеобразовательные, профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. И не важно, это аттестат, диплом или, что иногда случается, академическая справка - все они одинаково относятся к категории "Бланки строгой отчетности".

Бланки строгой отчетности (БСО) широко используются в различных учреждениях и организациях. Их применяют для приема наличности без применения контрольно-кассовой техники. Специальные БСО применяют при продаже, например, билетов, абонементов. Бланки листков нетрудоспособности, родовых сертификатов подтверждают права на соответствующие выплаты. Дипломы, аттестаты, академические справки, трудовые книжки, путевки, бланки ценных бумаг - все это БСО. Требования к их оформлению и содержанию определяются законодательными актами различного уровня, в том числе и отраслевыми.

Подтверждают образование

Отдельной группой среди многообразия БСО стоят документы об образовании. Формы бланков, технические требования к документам государственного образца об образовании любого уровня утверждаются Приказами Минобрнауки России. Среди таких требований - изображения государственных символов, оговоренный тип бумаги, наличие защитных элементов, голограмм. Каждый бланк должен иметь свой уникальный номер.
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.
Бланк должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.
Законодательные нормы, регламентирующие порядок приобретения, учет, хранение документов, подтверждающих получение образования, определены рядом документов:
Законом РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1);
Приказами Минобрнауки России:
- от 10 марта 2005 г. N 65 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 65);
- от 9 марта 2007 г. N 80 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 80);
- от 23 марта 2007 г. N 92 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 92);
- от 28 февраля 2011 г. N 224 "Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 224);
- от 22 мая 2000 г. N 1509 "Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении)" (далее - Приказ N 1509).

Получаем и храним

Полномочия по организации обеспечения документами государственного образца об уровне образования и (или) квалификации возложены на Минобрнауки России (п. 5.20 Постановления Правительства РФ от 15 мая 2010 г. N 337 "О Министерстве образования и науки Российской Федерации").
Обеспечение образовательных учреждений БСО, подтверждающими образование, регламентировано положениями п. 7 ст. 27 Закона N 3266-1. В соответствии с ним организация обеспечения образовательных учреждений и научных организаций, имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации в отношении федеральных образовательных учреждений, образовательных учреждений высшего профессионального образования и дополнительного профессионального образования, научных организаций осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.
Приобретенные бланки дипломов, аттестатов, академических справок поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т.д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.
Порядок поступления, учета, контроля бланков документов об образовании такой же, как и у иных БСО. Он определен Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 359).
Руководитель учреждения должен создать необходимые условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что бланки документов об образовании хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности, то есть в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и учитываются по специальному реестру. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается. Те же требования регламентируют и положения п. 16 Порядка N 359.
Бланки документов, поступившие в организацию, принимаются работником, ответственным за хранение, в присутствии комиссии, созданной в учреждении. Приемка производится в день поступления БСО. Проверяются целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в первичных сопроводительных документах, и составляется акт приемки бланков. Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет (п. 15 Порядка N 359).
Для учета оборота бланков документов используются первичные учетные документы и регистры, утвержденные Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 173н).
Аналитический учет БСО, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица, ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, а также скреплены печатью (штампом). Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Внимание! Передача полученных образовательным учреждением любого уровня бланков документов другим образовательным учреждениям не допускается.

Инвентаризация бланков

Инвентаризация бланков строгой отчетности является обязательным мероприятием. Согласно п. 17 Порядка N 359 она проводится одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.
В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.
Фактическое наличие бланков строгой отчетности устанавливается по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).
При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия пересчитывает БСО. Проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Заключительный этап инвентаризации - сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовом учете по счетам бюджетного учета. Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которая является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки, то их следует списать, применяя Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Этот же первичный документ применяется и для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО. Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.
Для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО применяется Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Выявленные в ходе инвентаризации недостачи и излишки отражаются в бюджетном учете, а также проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков с указанием сжигаемых номеров, если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.
В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этих бланков. Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо обеспечить внутренний финансовый контроль (регулярно проводить внезапные проверки). Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения. В составе приказа об учетной политике на текущий год руководителем образовательного учреждения утверждается график внутренних проверок. Назначенная комиссия, согласно графику проверок, производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц. По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.

Распишитесь в получении

Все имеет свое логическое завершение, в том числе и процесс обучения. В подтверждение этого образовательное учреждение или научная организация, имеющие государственную аккредитацию, выдают документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации (п. 2 ст. 27 Закона N 3266-1). Если освоить учебную программу не удалось, то образовательное учреждение выдаст академическую справку установленного образца.
В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом образовательном учреждении ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся необходимые для учета данные: порядковый регистрационный номер; фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку), номер бланка, дата выдачи, дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии, номер приказа об отчислении студента (слушателя), подпись руководителя подразделения, выдающего дипломы, подпись лица, получившего диплом (академическую справку).
Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности. Расписавшись в получении, выпускник получает долгожданный документ, а учреждение, давшее ему знания, ведет учет дальше.
В соответствии с п. 8 ст. 27 Закона N 3266-1 учреждения, осуществляющие выдачу документов государственного образца об образовании, ученых степенях и ученых званиях, представляют в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере образования, сведения о выданных документах путем внесения их в федеральный реестр, формирование и ведение которого происходит на электронных носителях, в целях информационно-технологического обеспечения проверки подлинности таких документов.
Ведение федерального реестра документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими его совместимость и взаимодействие с иными государственными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет БСО в образовательных учреждениях осуществляется на основании Приказов Минфина России:
- от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
- от 6 декабря 2010 г. N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;
- от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
- от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).
БСО, находящиеся на хранении и используемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации об их наличии. В целях обеспечения управленческого учета учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации. Учет по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи (абз. 2 п. 332 Инструкции N 157н). Положения п. 337 Инструкции N 157н определяют порядок учета БСО:
- поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике);
- учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения;
- внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов;
- выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
В зависимости от типа учреждения учет ведется в соответствии с Инструкциями N N 162н, 174н, 183н.
В автономном учреждении:
Дебет 0 401 01 226

Кредит 0 302 26 000


Дебет 0 302 26 000
"Расчеты по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 000
"Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства"


- оприходованы БСО;

- списаны БСО.
В бюджетном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730

- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830

Кредит 0 201 11 610
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.
В казенном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730
"Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 610, 0 304 05 226
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.

Внимание! Бланки ученических билетов и зачетных книжек не являются бланками строгой отчетности, поэтому они учитываются как прочие материальные запасы на счете 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".
Получение ученических билетов и зачетных книжек со склада в деканат производится на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Списание выданных ученических билетов и зачетных книжек осуществляется на основании оформленного надлежащим образом Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Безусловно, учет аттестатов о полном общем среднем образовании и процедура его организации будет интересен руководителям образовательных учреждений и специалистам, осуществляющим управление сферой образования, органов местного самоуправления. Однако эти вопросы интересуют и многочисленный контингент работников общеобразовательных учреждений, должностными обязанностями которых предусмотрено заполнение бланков аттестатов о полном общем среднем образовании. Они же ведут Книги регистрации выданных аттестатов, приложений к ним и дубликатов. Вероятно, родителям учеников и самим выпускникам данная тема может показаться интересной. В статье мы расскажем о порядке учета таких документов.

Документ, регламентирующий учет аттестатов о полном общем среднем образовании

В феврале 2014 года Министерство образования и науки РФ приказом утвердило Порядок заполнения, учета и выдачи и их дубликатов. И учет аттестатов в образовательных учреждениях России ведется в полном соответствии с этим документом.

Так, бланки документов о среднем образовании и приложений к ним хранятся в учреждениях, которые осуществляют образовательную деятельность, по правилам, предусмотренным для бланков строгой отчетности, и учитываются в специальном реестре. Передавать приобретенные учреждением образования бланки в другие организации категорически запрещено.

Книга выдачи аттестатов, приложений к ним и дубликатов

Учет всех выданных аттестатов и приложений к ним, а также дубликатов документов ведется в специальной книге регистрации выданных документов об образовании. Следует отметить, что книга регистрации в учреждении образования ведется отдельно по каждому из уровней общего образования. В ней содержатся следующие сведения:

• номер учетной записи (по порядку);
• фамилия, имя, отчество (если есть) выпускника;
• в случае, если аттестат (дубликат) вручен по , – также фамилия, имя и отчество лица, который получил документ;
• дата рождения выпускника;
• нумерация бланка аттестата (дубликата);
• наименование учебных предметов и итоговые отметки по ним, полученные выпускником;
• дата и номер приказа по учреждению о выдаче аттестата (дубликата или приложения к нему);
• подпись уполномоченного лица учреждения образования, выдавшего аттестат (дубликат или приложение к нему);
• подпись выпускника, получившего аттестат, или номер и дата почтового отправления (при отправке документа по почте);
• дата выдачи аттестата (дубликата или приложения к нему).

Когда выдается дубликат и приложения к аттестату, то производится отметка учетного номера записи и даты выдачи оригинала, а также нумерация бланка оригинала (). При этом напротив учетного номера записи выдачи оригинала также делается отметка о выдаче дубликата.

Если при заполнении документа об образовании или приложения к нему в год окончания выпускником учреждения образования допущены ошибки, то новый бланк (или приложение), выданный взамен испорченного, в книге регистрации фиксируется за новым номером учетной записи. Напротив учетной записи испорченного документа делается пометка “аннулирован, испорчен, выдан новый” и указывается номер учетной записи аттестата, который выдан взамен испорченного.

Как заверяются списки выпускников и книга регистрации

Список выпускников текущего учебного года вносится в книгу регистрации в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (с сохранением сквозной нумерации), номера бланков записываются в возрастающем порядке. Все записи в книге регистрации должны быть заверены подписями классного руководителя и руководителя учреждения образования, а также печатью учреждения в отдельности по каждому классу.

Также печатью и подписью руководителя организации, которая осуществляет образовательную деятельность, заверяется каждая запись о выданном дубликате или приложении к нему.

Исправления, которые были допущены при заполнении книги регистрации, заверяются руководителем и скрепляются печатью учреждения образования со ссылкой на номер учетной записи. Листы книги регистрации нумеруются, вся книга должна быть прошнурована и скреплена печатью с указанием количества листов. Книга, в которой ведется учет документов о полном общем среднем образовании, должна храниться как документ строгой отчетности.

Минобрнауки России опубликовало проект приказа об утверждении Порядка заполнения и учета аттестатов об основном и среднем общем образовании. В нем отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками таких аттестатов. Рассмотрим, как учитываются бланки в настоящее время.

Правила выдачи

Аттестаты о среднем образовании “ это документы государственного образца и бланки строгой отчетности, выдача которых относится к завершающему событию образовательного процесса. Их форма определена приказом Минобрнауки России от 11 августа 2009 г. № 295, а правила учета и выдачи “ Порядком, утвержденным приказом Минобрнауки России от 28 февраля 2011 г. № 224, положения которого применяются при документальном оформлении их поступления, выдачи и списания, а также для организации аналитического учета.

В соответствии с пунктом 31 Порядка органы исполнительной власти определяют объем, сроки и условия формирования заказа, изготовления и доставки бланков аттестатов.

В настоящее время бланки аттестатов приобретаются, как правило, централизованно.

Учет бланков ведется за балансом (если распорядителем бюджетных средств не установлен иной порядок).

Отражаем в учете

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, расходы на приобретение бланков строгой отчетности относятся на подстатью с кодом КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Аттестаты выдаются в рамках основной деятельности образовательного учреждения, поэтому требуется применять код вида финансового обеспечения «4».

Поступление

Расходы списываются непосредственно в момент начисления задолженности по оплате приобретенных бланков аттестатов.

Принятие образовательным учреждением соответствующих обязательств и их последующая оплата оформляются следующими записями:

Пунктом 337 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее Инструкция № 157н) определено, что бланки аттестатов отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет ведется в разрезе ответственных лиц и мест хранения в условной оценке 1 руб. Так что если учетной политикой не установлен порядок оценки бланков по стоимости их приобретения, то их количество соответствует суммарной условной стоимости в рублях. При фактическом поступлении аттестатов делается запись на забалансовом счете 03.

Оформление и выдача

Согласно пункту 338 Инструкции № 157н, аналитика по счету 03 ведется в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045 приложения 5 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). Кроме того, пунктом 6 Порядка также предусмотрено ведение книги для учета и записи выданных аттестатов.

Отметим следующий важный момент: факт заполнения бланков не является основанием для их списания, поэтому они продолжают учитываться на забалансовом счете 03 до момента их выдачи. Вручение аттестатов выпускникам проводится не позднее десяти дней после даты издания приказа об окончании ими образовательного учреждения.

Забрать аттестат может родитель при предъявлении паспорта и иное лицо при наличии у него доверенности и документов, удостоверяющих личность. Подписи в получении аттестатов проставляются в книге для их учета.

Списание

В силу пункта 35 Порядка бланки аттестатов, испорченные при заполнении, списываются и уничтожаются по решению комиссии под председательством руководителя учреждения. При этом составляется акт в двух экземплярах с указанием их количества. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру, представляемому в уполномоченный орган исполнительной власти.

Отметим: бланки, оставшиеся после выдачи документов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти (п. 34 Порядка). В этом случае также оформляется их списание. Если по каким-то причинам аттестат не получен в год окончания учебы, то он хранится в учреждении до востребования. Поэтому на счете 03 по состоянию на конец отчетного года могут быть остатки, что приводит к необходимости ведения дополнительного регистра аналитического учета, чтобы заполненные аттестаты могли учитываться обособленно от пустых бланков, которые будут приобретены в следующем году.

Новый порядок учета

С 1 сентября 2013 года будет действовать основная часть положений Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273‑ФЗ В«Об образовании в Российской ФедерацииВ», и самостоятельность образовательных учреждений значительно расширится.

В настоящее время Минобразования России подготовлен проект приказа, в котором отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками. Поэтому если учреждениям предоставят право самостоятельно приобретать аттестаты, то возникнет необходимость отражать на балансе расходы по этой операции, одновременно учитывая за балансом поступление, выдачу и списание бланков.

Важно запомнить

Аттестаты необходимы для основной деятельности образовательного учреждения, поэтому расходы на их приобретение учитываются по коду вида финансового обеспечения «4».

"Советник в сфере образования", 2010, N 5

Образовательное учреждение, которое имеет государственную аккредитацию и реализует общеобразовательные (за исключением дошкольных), профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. Такой документ в бюджетном учете является бланком строгой отчетности.

Операции с бланками строгой отчетности в бюджетном учете имеют свои особенности. Кроме того, такие документы подлежат своему особому учету.

Понятие БСО

Бланки видов документов, подтверждающих уровень образования, являются бланками строгой отчетности (далее - бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция). Бюджетный учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

В Инструкции N 148н к бланкам строгой отчетности отнесены аттестаты, дипломы, квитанционные книжки, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и т.п., но приложение к диплому и академические справки, являясь номерными бланками, в перечне не прописаны.

Порядок приобретения

В п. 7 ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании" определено, где образовательные учреждения должны приобретать бланки дипломов и аттестационно-бланочную продукцию.

В отношении федеральных образовательных учреждений и образовательных учреждений высшего и послевузовского профессионального образования приобретение таких БСО осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.

Перечень организаций, имеющих лицензию Минфина России на осуществление деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, доведен Письмом Минобрнауки России от 18.01.2007 N 03-58.

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.

Бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Порядок поступления

Приобретенные бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т.д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.

Приказом руководителя образовательного учреждения должна быть создана комиссия для принятия бланков строгой отчетности в учреждении. Руководитель также назначает работника, ответственного за их хранение. Как правило, комиссия определяется в начале года приказом об учетной политике на текущий год.

В присутствии комиссии бланки принимает работник, ответственный за их хранение. Проверяется целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт о приемке (приложение). Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет указанным работником, с которым должен быть обязательно заключен договор о полной материальной ответственности.

Порядок хранения

Бланки документов о высшем профессиональном образовании хранятся в вузах как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру (п. 12 Приказа Минобрнауки России от 10.03.2005 N 65).

Бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция должны храниться в сейфах или металлических шкафах в специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков должно опечатываться или опломбироваться.

Учет бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером образовательного учреждения, а также скреплена печатью или штампом. Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" если в образовательное учреждение поступает небольшое количество бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, то они, как правило, хранятся в кассе образовательного учреждения и ответственность возлагается на кассира.

В п. 10 Приказа Минобрнауки России N 65 предусмотрено, что для регистрации выдаваемых дипломов (приложений к ним и академических справок, дубликатов документов) необходимо вести книги регистрации . В них вносятся следующие данные:

а) порядковый регистрационный номер;

б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);

в) номер бланка диплома (академической справки);

г) дата выдачи диплома (академической справки);

д) наименование направления подготовки (специальности);

е) наименование присвоенной степени или квалификации;

ж) дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;

з) номер приказа об отчислении студента (слушателя);

и) подпись руководителя подразделения (службы) вуза, выдавшего дипломы;

к) подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью образовательного учреждения.

Передача полученных образовательным учреждением бланков в другие учреждения не допускается.

Копии выданных документов в одном экземпляре хранятся в архиве образовательного учреждения в личном деле выпускника образовательного учреждения.

Бюджетный учет БСО

Приобретение бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции отражается следующими проводками (на примере бюджетной деятельности):

1. Принято бюджетное обязательство текущего финансового года согласно договору на поставку бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции в его момент подписания:

Дебет 1 50113 226 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам на оплату прочих работ, услуг"

Кредит 1 50211 226 "Принятые бюджетные обязательства на оплату прочих работ, услуг".

1. Оплачен поставщику счет на приобретение бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции:

Дебет 1 30218 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам"

Кредит 1 30405 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих услуг".

Оплату расходов спецсвязи за рассылку дипломной продукции необходимо относить на подстатью 221 "Услуги связи". Если же вышеуказанные расходы включены в стоимость договора поставки дипломной продукции, то их следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

1. Приобретены образовательным учреждением бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции:

Дебет 1 40101 226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит 1 30218 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам".

1. Одновременно формируется запись на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности":

Дебет 03.1 (03.2) (по субсчетам в зависимости от вида бланков).

Учет на забалансовых счетах может быть организован по видам деятельности бюджетной и приносящей доход деятельности.

03.1 - "Бюджет Бланки строгой отчетности",

03.2 - "Внебюджет Бланки строгой отчетности".

Согласно п. 263 Инструкции по бюджетному учету бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.

Порядок списания

Лицам, завершившим обучение по образовательным программам высшего и послевузовского профессионального образования и прошедшим итоговую аттестацию, выдаются документы о соответствующем уровне образования (Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании", п. 48 Постановления Правительства РФ от 14.02.2008 N 71 "Об утверждении Типового положения об образовательных учреждениях высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)").

Списание израсходованных бланков диплома и аттестационно-бланочной продукции производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Также данной формой акта оформляют списание испорченных бланков аттестатов, дипломов, приложений к ним и академических справок.

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения.

При списании бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, которые были испорчены, должны быть уничтожены. В акте необходимо указывать дату их уничтожения.

В бюджетном учете при списании формируется запись на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" по субсчетам в зависимости от вида списываемых бланков:

Кредит 03.1 (по субсчетам в зависимости от вида бланков).

Порядок уничтожения

Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков; если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.

Порядок установления контроля

Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо регулярно проводить внезапные проверки.

Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения.

Приказом об учетной политике на текущий год руководитель образовательного учреждения утверждает график внутренних проверок. Назначенная комиссия согласно графику проверок производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц.

По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризацию бланков строгой отчетности проводят одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.

При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия определяет фактическое наличие бланков путем обязательного их подсчета. При этом проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.

Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляют результаты инвентаризации.

Этап подведения итогов - заключительный, то есть происходит сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовых счетах бюджетного учета.

Суммы излишков и недостач в Инвентаризационной описи указываются в соответствии с их оценкой в бюджетном учете.

В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этих бланков.

По заполнению бланков аттестатов следует руководствоваться Письмом Департамента государственной политики в образовании Минобрнауки России от 04.06.2010 N 03-1121.

Г.В.Мокрецова

кафедры "Бухгалтерский учет,

анализ и аудит"

и размещение баннера -ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!

В соответствии с Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденным приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.04.96 N 143 "Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный N 1119, и в целях обеспечения деятельности органов управления образованием и общеобразовательных учреждений по вопросам получения, учета, хранения, заполнения и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца Министерство образования Российской Федерации предлагает руководствоваться следующим.

1. Порядок получения, учета и хранения аттестатов об основном общем среднем (полном) общем образовании

3. Порядок выдачи аттестатов

1. Порядок получения, учета и хранения аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании

1.1. Бланки аттестатов и приложений к ним получают руководители общеобразовательных учреждений (или их заместители по доверенности) в органах управления образованием в количестве, соответствующем оформленной заявке.

1.2. В накладной, выданной общеобразовательному учреждению при получении бланков аттестатов и приложений к ним, указываются их количество, учетные серии и номера.

Полученные общеобразовательным учреждением бланки аттестатов и приложений к ним регистрируются в книгах для учета бланков аттестатов, которые ведутся в органе управления образованием.

1.3. Учет и регистрация бланков аттестатов и приложений к ним в общеобразовательном учреждении осуществляется его руководителем

1.4. С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам указанные документы хранятся в сейфе руководителя общеобразовательного учреждения (или его заместителя, ответственного за хранение, учет и регистрацию документов строгой отчетности), который несет персональную ответственность за сохранность этих документов.

1.5. О каждом случае пропажи бланков аттестатов руководитель общеобразовательного учреждения уведомляет соответствующие органы управления образованием и внутренних дел с указанием количества, учебных серий, номеров пропавших бланков с изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа. Одновременно в местной печати дается объявление о недействительности пропавших бланков аттестатов. Газета, в которой опубликовано такое объявление, должна быть зарегистрирована в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6. Бланки аттестатов об основном общем образовании и аттестатов о среднем (полном) общем образовании регистрируются соответственно в I части (разделе) книг учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании и похвальных грамот и книг учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей.

1.7. Педагогические работники, заполняющие бланки аттестатов и приложений к ним, должны быть обязательно проинструктированы о порядке заполнения и хранения бланков аттестатов и приложений к ним. Выдача бланков аттестатов и приложений к ним для заполнения осуществляется под расписку.

1.8. Классным руководителем для заполнения бланков аттестатов и приложений к ним составляется сводная ведомость, содержащая фамилии, имена и отчества, дату и место рождения (в соответствии с паспортными данными или данными свидетельства о рождении), итоговые отметки выпускников. Достоверность сведений, внесенных в сводную ведомость, подтверждается подпись выпускника.

1.9. Во 2-ой части (разделе) книг учета и записи выданных аттестатов регистрируются заполненные аттестаты в следующем порядке

1.9.1. Проставляется календарный год выдачи аттестатов

1.9.2. В соответствующие графы проставляются порядковый номер, учетная серия и номер аттестата, вносятся фамилия, имя, отчество выпускников по классам в алфавитном порядке, дата рождения, год поступления в учреждение, перечень учебных предметов, отметки по учебным предметам, занесенным в аттестат об основном общем образовании или приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании, сведения о награждении выпускника похвальной грамотой "За особые успехи в изучении отдельных предметов".

В книге учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании и похвальных грамот указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата.

1.10. В книгах учета и записи выданных аттестатов не допускаются помарки, подчистки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправление. Внизу страницы делается сноска ("Исправлено в записи под порядковым N ... в графе (наименование графы) с... на..."), которую подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.

2. Требования к заполнению аттестатов и приложений к ним

2.1. Бланки аттестатов и приложений к ним заполняются тушью, чернилами или пастой черного цвета, а также с помощью печатающих устройств.

2.2. В аттестатах и приложениях к ним не допускаются исправления, подчистки, пропуски строк. Во всех незаполненных строках "наименование предметов" аттестатов об основном общем образовании и приложениях к аттестатам о среднем (полном) общем образовании ставится прочерк.

2.3. Аттестаты и приложения к ним подписывает руководитель общеобразовательного учреждения и заверяет гербовой печатью. Оттиск печати должен быть четким и легко читаемым.

2.4. При оформлении аттестатов и приложений к ним необходимо учитывать следующие требования

2.4.1. Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении

2.4.2. Указываются календарный год окончания общеобразовательного учреждения, полное наименование общеобразовательного учреждения и место его нахождения в соответствии с уставом.

2.4.3. В аттестат об основном общем образовании и в приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании выпускникам, изучавшим факультативные курсы, вносятся записи о наименовании факультативных курсов, которые были успешно выполнены по программам согласно учебному плану.

2.4.4. В аттестатах и приложениях к ним проставляется дата выдачи

2.4.5. В приложениях к аттестатам о среднем (полном) общем образовании указываются учетная серия и номер аттестата, фамилия, имя и отчество выпускника в именительном падеже, а также дата и место рождения.

2.4.6. В аттестат об основном общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались выпускником в классах второй ступени общего образования.

В аттестат о среднем (полном) общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались в классах третьей ступени общего образования, а также отметка по русскому языку.

2.4.7. Наименование учебных предметов пишется с прописной буквы. Допускается запись отдельных учебных предметов на 2-х сроках

2.4.8. Отметки по каждому учебному предмету проставляются арабскими цифрами "5", "4", "3" и в скобках соответственно пишется словами "отлично", "хорошо", "удовлетворительно", в том числе выпускникам, занимавшимся физической культурой в специальных медицинских группах.

2.4.9. В соответствующих строках табеля итоговых оценок успеваемости указывается профессия, по которой выпускником сданы квалификационные экзамены, и присвоенный ему квалификационный разряд (класс, категория).

3. Порядок выдачи аттестатов

3.1. Аттестаты и приложения к ним вручаются выпускникам в торжественной обстановке на выпускном вечере

3.2. При получении аттестата каждый выпускник расписывается в книге учета и записи выданных аттестатов, проставляет дату получения документа об образовании. Выпускники, награжденные похвальными грамотами "За особые успехи в изучении отдельных предметов", а также золотыми и серебряными медалями "За особые успехи в учении", расписываются в их получении и проставляют дату.

4. Порядок работы с испорченными бланками, выдача дубликатов

4.1. Испорченные бланки аттестатов подлежат сдаче в орган управления образованием, где они были получены. На все испорченные бланки общеобразовательным учреждением составляется опись в 2-х экземплярах, в которой указываются количество, виды, учетные серии и номера бланков аттестатов. Опись подписывает руководитель общеобразовательного учреждения и заверяет печатью. Первый экземпляр описи сдается в орган управления образованием, второй - хранится в делах общеобразовательного учреждения

4.2. В случае если аттестат об основном общем или среднем (полном) общем образовании утрачен или пришел в негодность, выдается дубликат в соответствии с Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании

Понравилось? Отблагодарите, пожалуйста, нас! Для Вас это бесплатно, а нам - большая помощь! Добавьте наш сайт в свою социальную сеть: