КАК ОТРАЗИТЬ НЕДОСТАЧУ В 1С

Если возникла недостача во время инвентаризации, при транспортировке товара, при оформлении документа ? Возникает вопрос, как оформить недостачу в 1С , получив при этом верный финансовый результат и не исказить информацию по валовой прибыли. Обычно такие ситуации возникают при поступлении товара от поставщика.

Самым простым способом является составление акта расхождения на этапе приемки и принятие товара по факту. 1С позволяет увидеть сумму долговой претензии к поставщику и при этом не искажать информацию по остаткам на складах и расхождения с входящей бумажной документацией поставщика. В самой программе 1С остается оформить такие документы, как «Поступление товаров и услуг» по факту поступления. Это в случае, если поставщик согласен с недовозом. Если же имеются несогласия, следует оформить документ «корректировка долга».

Рисунок 1. Корректировка долга.

Как оформить недостачу в 1С при бухгалтерском учете, подскажет ещё один алгоритм действий. Сначала займитесь организационным вопросом, чтобы факт расхождения зафиксировали как представители покупателя, так и поставщика. Оформить акт по соответствующей форме. Если недостача возникла не при транспортировке, а при хранении товара, что обнаруживается, как правило, после инвентаризации, следует так-же составить и подписать ответственными лицами утвержденные кабинетом министров акты.

В 1С отразить недостачу на соответствующем счете 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» . При этом на счет поступает сумма в размере испорченных или утерянных материальных ценностей на дату проверки или на конечную дату отчетного периода. Будьте внимательны, чтобы зачет недостачи проводился позже даты пересортицы. Как недостачи, так и излишки по одной и той же категории номенклатуры должны оформляться в один и тот же отчетный период для одного и того же проверяемого лица. При естественной убыли недостача списывается на издержки производства. Основанием оформления недостачи можно указать обращение руководства предприятия.

Обычно при выявлении недостачи пытаются определить виновных лиц. Но не всегда таковые обнаруживаются. Куда же в таком случае производить списание? Сумма недостачи может быть оформлена разными способами и списана, мы же предлагаем пойти таким путем. Используйте списание на счет 733 «Прочие доходы» и 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» . А в налоговом учете эта сумма будет идти, как внереализационные расходы. 1С Предприятие позволяет просто решить вопрос: как оформить недостачу в 1С , и для этого имеется множество различных способов, мы же смогли обобщить их в некоторых примерах, которые призваны указать бухгалтеру верное направление для решения подобных учетных ситуаций.

У любой компании, чья деятельность построена на большом обороте товарно-материальных ценностей/ТМЦ (торговля, производство), регулярно возникает необходимость в оформлении операций списания товаров. В этой статье мы рассмотрим варианты и процесс списание товара со склада в 1С 8.3, а конкретно – в 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1С:ERP).

Наиболее часто встречающиеся на практике причины списания:

1. Выявленная недостача/порча товаров. Возникает необходимость списать испорченный товар (потерянный) и учесть сумму списания в качестве вычета с материально-ответственных лиц. Для оформления операций такого рода в системе имеется «Списание недостач товаров».
2. Безвозмездная передача товара внешним контрагентам или списание товара на внутреннее потребление (использование в производстве, для внутренних нужд). Если с внутренним потреблением все в целом понятно (в более старых конфигурациях или конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 для этих целей предназначен документ «Требование-накладная»), то теперь списание товара используется и для оформления передачи товаров внешним контрагентам, например, рекламных материалов со склада, подарков и т.п.

   Напомним, что в предыдущих конфигурациях, таких как 1С УПП, как правило, операции передачи товаров внешним контрагентам оформлялись в системе документами продажи товаров по нулевой цене.

3. Списание ТМЦ/эксплуатацию. Несмотря на то, что в результате списания ТМЦ снимается с учета, материалы, переданные в эксплуатацию, продолжают числиться на забалансовом счете, но могут быть списаны окончательно или возвращены из эксплуатации с оформлением соответствующих документов.

После инвентаризации, когда по результатам пересчета товаров была выявлена либо недостача, либо порча товара на складе, товар должен быть списан на потери. Для отражения операций списания ТМЦ в 1С ERP используется документ «Списание недостач товаров».

Для создания нового документа проходим в подсистеме «Склад и доставка» по ссылке «Излишки, недостачи и порчи товара» и далее в командной панели списка складских документов выбираем «Создать/Списание недостач товаров».

В документе пользователь должен заполнить ключевые для оформления операции поля: организацию, которой принадлежат списываемые товары, статью расходов и непосредственно перечислить товары, списываемые на потери.

Ключевым полем документа, задающим отображение операции в управленческом и регламентированном учете, является выбранная в документе статья расходов. Именно на уровне статьи настраиваются правила отображения операции на счетах, способы распределения, типы дополнительной аналитики и еще ряд других не менее значимых показателей.

Списание ТМЦ на расходы

Списание оформляется документом «Внутреннее потребление товаров/Списание на расходы» и используется для целей отражения операций внутреннего потребления товаров. Это могут быть, как мы уже замечали выше, подарки, списываемые для последующего распространения, рекламные материалы, ТМЦ используемые для внутренних нужд (например, картриджи или канцелярские принадлежности). Кроме того, этим документом оформляются операции формирования дополнительных расходов, включаемых в первоначальную стоимость основных средств.

Для создания нового документа пользователь в подсистеме «Склад и доставка» выбирает команду «Внутренние документы (все)» и в форме списка нажимает кнопку «Создать», далее в выпадающем списке выбирает «Внутреннее потребление товаров» и «Списание на расходы».

Напомним, что ближайшим аналогом этого документа в других конфигурациях 1С является документ «Требование накладная».

В этом документе, в отличие от предыдущего – по списанию недостач, статья расходов указывается построчно, а также есть возможность уточнить в сроке счет списания товара.

В остальном этот документ функционально сильно напоминает документ списания товаров, однако есть и отличия. Самым важным из них является ограничение в использовании документа «Списание недостач товара» для целей списания ТМЦ на производственные нужды, для целей формирования стоимости ОС и т.д.

Поэтому важно помнить: списать потерянный или бракованный товар с последующей утилизацией можно, оформив документ «Списание недостач товаров».

Во всех остальных случаях, для списания нужно использовать «Внутреннее потребление товаров/Списание на расходы».

Передача ТМЦ в эксплуатацию

Для передачи товаров в эксплуатацию предназначен тот же документ «Внутреннее потребление товаров», но с другим видом операции – «Передача в эксплуатацию».

Схема работы с документом (создание, заполнение) аналогична рассмотренной выше за исключением того, что при выборе хозяйственной операции «Передача в эксплуатацию» становятся доступны для заполнения дополнительные поля – категория эксплуатации и материально-ответственное лицо. После отражения документа в учете, ТМЦ списывается и дальнейший учет таких материалов ведется на забалансовом счете МЦ.04.

Итоги

1С ERP, поскольку даже ее типовой функционал позволяет охватывать все бизнес-процессы производственных фирм, естественно обладает исчерпывающим инструментарием для списания товаров и материалов, отличаясь в этой части от других конфигураций 1С.

Пользователь должен знать возможности системы, правила настройки статей расходов и принципы отражения операций в управленческом и регламентированном учетах для успешной работы в этой области.

Проверить фактическое наличие и остатки имущества – непосредственная заинтересованность самой компании, это позволит убедиться в точности подготавливаемой к сдаче в ФНС отчетности. Как провести и правильно оформить результаты ревизии, какими документами руководствоваться, как отразить в проводках излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации – расскажем в статье.

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут стать:

• Смена материально ответственного лица;
• Факт хищения или порчи;
• Стихийное бедствие;
• Причины организационного характера (смена руководителя, реорганизация и пр.):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Результатами инвентаризации могут быть:

Для проведения инвентаризации на предприятии формируется комиссия в составе не менее трех человек. По результатам инвентаризации комиссия оформляет сличительные ведомости, инвентаризационные описи, акты:

Оформляем результаты инвентаризации в проводках

Заключительным этапом инвентаризации выступает приведение в соответствие данных бухгалтерского учета, при этом часто возникает необходимость списать недостачи или, напротив, оприходывать излишки ценностей.

Как отразить в проводках выявленную недостачу при инвентаризации

Недостачу необходимо отразить на сч.94 в корреспонденции со счетом учета списываемого имущества:

• Дт 94 К 10(41,43,01)

1) Виновные не установлены (не найдены).

Можно списать недостачу в пределах утвержденных норм естественной убыли на расходы по основному виду деятельности. Недостача при инвентаризации проводки:

• Дт 20 (23,25,26,44) Кт 94

Если естественные нормы убыли на определенные виды имущества не установлены или недостача их превышает, то ее относят на прочие расходы и отражают проводкой:

• Дт 91.2 Кт 94

Важно помнить, что в налоговом учете признать расходы сверх норм естественной убыли нельзя (ст.254 НК РФ).

2) Виновные установлены, ущерб возмещается за их счет.

В данной ситуации важную роль играет наличие и содержание договора о материальной ответственности, а также нормы ТК РФ, содержащие указания о предельном размере и порядке удержаний сумм из заработной платы работников. Если виновное лицо не является работником организации и согласно возместить ущерб (лучше оформить соглашение о добровольном возмещении ущерба), то можно внести денежные средства в кассу или на расчетный счет. Бухгалтер отразит недостачу проводками:

• Дт 73 Кт 94 – недостача отнесена на виновное лицо;
• Дт 50 (51) Кт 73 – виновное лицо возместило недостачу.

Если возмещение недостачи определено по рыночной стоимости, превышающей балансовую, то сумму превышения отражают проводками:

• Дт 73 Кт 98 – отражена разница в стоимости недостачи;
• Дт 98 Кт 91 – разница отнесена на прочие доходы.

Если лицо не признает себя виновным и не согласно возместить ущерб, то недостачу списывают на прочие расходы (как в случае с неустановленным виновником) и ждут решения суда.

Как отразить в проводках выявленные излишки при инвентаризации

Излишки в ходе инвентаризации, как правило, выявляются реже. Их учет ведется по рыночной стоимости, которую необходимо подтвердить одним из способов:

• Справкой общества, составленной на основании анализа цен на аналогичное имущество (накладные поставщиков, объявления о продаже схожих объектов в СМИ, справка из органов статистики и т.п.);
• Справкой, составленной независимым оценщиком (более предпочтительно).

Излишки ценностей по рыночной цене относят на прочие доходы и оприходывают проводкой:

• Дт 10 (41,01,50) Кт 91.1

Пересорт

Если в ходе ревизии выявлена недостача одной ценности и излишек другой, этот факт также необходимо отразить в учете.

Ситуация: При инвентаризации склада запчастей выявлена недостача трех втулок стоимостью 4 500 руб/шт, и излишек в виде трех форсунок стоимостью 6 700 руб/шт.

Отразим в учете:

В прошлой статье я рассказывала о том, как отразить в 1С Бухгалтерии . В результате проведения инвентаризации на складе могут быть выявлены недостачи или излишки товарно-материальных ценностей.

Сегодня я расскажу о том, как отразить в учете недостачу ТМЦ.

Списание ТМЦ на недостачи и потери от порчи ценностей в 1С Бухгалтерия Предприятия 8 редакция 3.0.

Для отражения операций списания недостач ТМЦ в программе предусмотрен документ «Списание товаров». Этим документом можно списать не только товары, но и материалы, оборудование и готовую продукцию.

Для того, чтобы ввести новый документ, нужно выбрать раздел учета «Номенклатура и склад», группа «Инвентаризация», пункт «Списание товаров».

Но гораздо проще создать этот документ на основании имеющегося документа «.

Для этого необходимо найти документ инвентаризации (ссылка на него находится в том же разделе, группа «Инвентаризация»). В документ должны быть введены результаты инвентаризации, т.е. откорректирована колонка «Количество». При этом автоматически рассчитываются суммы отклонений по каждой номенклатурной позиции:

После этого можно, воспользовавшись кнопкой «На основании», создать новый документ «Списание товара».

Такая же кнопка «Создать на основании» есть в командной панели списка документов инвентаризации:

Откроется форма нового документа «Списание товаров», уже полностью заполненная. Все записи с минусом из графы «Отклонение» документа «Инвентаризация» автоматически попадут в табличную часть документа:

При проведении документ формирует проводки в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 10 «Материалы».

Из документа можно сформировать печатную форму «Акт о списании товаров Торг-16″.

Таким образом в 1С Бухгалтерия Предприятия 8 редакция 3.0 производится списание материалов на недостачи, обнаруженные в результате инвентаризации.

Ниже показаны варианты списания товара со склада в 1С 8.3.

Какие бывают причины для списания товара:

1. Порча товара. Недостача товара. Бракованный товар. Испорченный или утерянный продукт необходимо списывать и учитывать сумму списания для вычета с материально-ответственных лиц. Сюда же входит и списание брака в торговле. Чтобы оформить такой вид списания в программе есть блок «Списание недостач товаров».
2. Списание ТМЦ/эксплуатация. В результате списания торгово-материальные ценности снимаются с учета, но материалы, которые были переданы в эксплуатацию, числятся на балансовом счете. Их можно или окончательно списать или вернуть в эксплуатацию оформив необходимые документы.
3. Бесплатная передача товара или списание на внутреннее потребление.

Как списать испорченный товар

Проведя инвентаризацию и выявив недостачу, порчу товара или бракованный товар, его списывают на потери. Для отражения таких операций списания в 1С ERP разработан документ «Списание недостач товаров».

Чтобы создать новый документ, в котором можно будет списать испорченный товар, заходим в подсистему «Склад и доставка» и в командной панели выбираем «Создать/Списание недостач товаров».

Заполняете ключевые поля: организацию, статьи расходов, перечисляете товар, который списываете.

Выбранная статья расходов – это ключевое поле документа. Именно по статье расходов настраиваются правила отображения операции, способы распределения, и другие показатели.

Списание ТМЦ в 1С ERP на расходы

Этот вид списания товара оформляется с помощью документа «Внутреннее потребление товаров/Списание на расходы». Также в этом же документе оформляются дополнительные расходы, в том числе и первоначальная стоимость основных средств.

Чтобы создать этот документ заходите в «Склад и доставка», там нажимаете на «Внутренние документы (все)» и в открывшейся форме выбираете «Создать». В контекстном окне выбирает «Внутреннее потребление товаров» и «Списание на расходы».

В этом документе статью расходов указываете построчно, и, по необходимости, уточняете счет списания товара.

Передача в эксплуатацию торгово-материальных ценностей

Для передачи ТМЦ в эксплуатацию используется документ проводки «Внутреннее потребление товаров», с видом операции – «Передача в эксплуатацию».

Работа с документом аналогична представленной выше, с разницей в выборе хозяйственной операции. Когда вы выбираете «Передача в эксплуатацию», то открываются дополнительные поля для заполнения – материально-ответственное лицо и категория эксплуатации. Когда документ отражен в учете, ТМЦ списывается и учет подобных материалов дальше ведется на забалансовом счете МЦ.04.

Как видим, 1С ERP обладает исчерпывающим инструментарием, необходимым в процессе списания товаров и материалов. При этом работа с ПО простая и понятная.