Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Добрый день, уважаемые читатели. Закончился очередной налоговый год, по результатам которого предприятие отчитывается за всех своих сотрудников перед ИФНС.

И сегодня мы поговорим о справках (Когда штат сотрудников более 25 человек, справки предоставляются в электронном виде. Если менее 25 человек, можно подать на бумаге) , точнее, о промахах и ошибках, допускаемых при сдаче этих справок.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие бывают ошибки при сдаче 2-НДФЛ;
2. Каковы предусмотрены размеры штрафов за эти нарушения;
3. Как их можно избежать.

Виды ошибок в справке 2-НДФЛ

Первый вариант – это опоздание.

Если первое апреля прошло, а вы не сдавали справки в налоговую инспекцию (они принимаются ИФНС согласно приложенному реестру) , приготовьтесь заплатить штраф.

Если ваши справки не прошли входной контроль по какой-либо причине (неважно в бумажном или электронном виде вы отчитываетесь перед налоговой ) и исправить документы в срок не остается времени, то эти справки 2-НДФЛ также будут считаться не предоставленными.

При входном контроле проверяется заполнение всех обязательных полей документа

По результатам проверки выдается на руки или отправляется через оператора электронного документооборота протокол, с указанием не принятых справок и ошибок, обнаруженных в них.

Второй вариант – это, собственно, ошибки.

Например:

• ИНН есть, но другого человека;
• В фамилии пропущена буква;
• Улицу переименовали в прошлом году;
• Ошибки в округлении полученного дохода и т. д.

Принятые у вас (предпринимателей ) справки 2-НДФЛ далее подвергаются второй (камеральной) проверке. Налоговые инспекторы сверяют документы с базами данных для выявления всех неточностей и нарушений. Ранее достаточно было просто подать исправленные документы. С 2016 года ошибка бухгалтера стала стоить 500 рублей за каждую справку.

Пример: в программе настроено неправильное округление. У вас в штате двадцать пять сотрудников. Штраф составит двенадцать тысяч пятьсот рублей (25*500).

Как избежать штрафов

И что же нам делать? Ждать протокола камеральной проверки? Конечно же, нет. Сдали первичные справки и уложились в отведенный срок. Значит, двести рублей на каждого сотрудника уже «сэкономили».

Теперь без спешки еще раз проверяем каждый документ. Определенного срока подачи корректировок нет, но вы должны успеть до получения результата камеральной проверки налогового инспектора.

С 2016 года существуют два вида уточняющих справок:

• Аннулирующие;
• Корректирующие.

Аннулирующие уточняющие справки

Из самого названия понятно, смысл этой справки отменить поданную ранее (первичная справка 2-НДФЛ была просто лишней). В обновленной форме справки появилось поле «номер корректировки».

При подаче первичной справки в поле проставляется «00». При подаче аннулирующей справки «99». Далее, нужно заполнить раздел 1 «Данные о налоговом агенте» и раздел 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода». Оставшиеся разделы справки остаются пустыми

Пример: за сотрудника, который трудится в обособленном подразделении, бухгалтерия отчиталась по месту регистрации головного офиса. При этом начисления и оплата налога производились верно, т. е. в налоговую инспекцию обособленного подразделения. Необходимо отправить аннулирующую справку в ИФНС головного офиса и первоначальную налоговому инспектору обособленного подразделения (заметим, если справка по обособленному подразделению подается позже 1 апреля, придется заплатить за опоздание) .

Корректирующие уточняющие справки

Чтобы исправить сведения, поданные в первичной справке, вам нужно подать корректирующую. В поле «номер корректировки», в этом случае, проставляются цифры от «01» до «98», в зависимости от того какое по счету делается исправление.

Номер корректирующей справки соответствует первичной, а вот дата будет новая. Любая неточность в предоставленной справке ведет за собой целую цепочку нарушений, и как следствие, исправительных документов.

Рассмотрим некоторые из них:

Пример 1. Поле «статус налогоплательщика».

Казалось бы, какая мелочь, ведь суммы прописаны, налог удержан, чего придираться? Признак «статуса» в справке указан «1», т. е. резидент и налог с сотрудника удержан по ставке 13%.

После сдачи первичной 2-НДФЛ кадровики выяснили, что работник еще до конца отчетного года стал нерезидентом. А мы с вами помним, что нерезидент должен заплатить налог по ставке 30%. Поэтому налог за отчетный год пересчитываем.

Подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком 1 и «статусом налогоплательщика нерезидент (2)». Но не только. Удержать с работника оставшиеся 17% бухгалтер не может, так как отчетный период закончился. Поэтому подается справка с признаком «2». В которой аналогично заполняются поля 1 и 2.

В поле 3 указываются доходы, не вошедшие в налогооблагаемую базу ранее. В поле пять – сумма исчисленного и не удержанного налога.

Пример 2. После сдачи отчетности 2-НДФЛ бухгалтерия обнаружила свою ошибку.

Сотруднику в честь пятидесятилетия преподнесли ценный подарок на сумму 5000 рублей (превышающий лимит в 4000 р.) . Но сумма, в размере 1000 руб. не была учтена в качестве дохода, и налог не начислен. Значит, подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком «1», где в поле «доходы…» добавляем сумму этого презента.

Пересчитываем сумму налогооблагаемой базы и исчисленного налога. Указываем сумму не удержанного НДФЛ. Так как налог за подарок вами не удержан, нужно заполнить справку с признаком «2», в которой также указать сумму не удержанного НДФЛ.

В обоих случаях вам необходимо сообщить о сумме не удержанного налога сотруднику (налогоплательщику) . И не забыть оплатить пени, начисленные с суммы не уплаченного НДФЛ.

Пример 3. Ваша компания выдала беспроцентный заем (или просто простила не возвращенный подотчет) физическому лицу, не являющемуся сотрудником (может быть подрядчику).

В этом случае вы должны подать справку 2-НДФЛ с признаком «2» на сумму полученного дохода этим физлицом. А также письменно сообщить налогоплательщику о его задолженности перед бюджетом. Однако, необходимо уточнить, что за несообщение наказаний не предусмотрено.

Пример 4. Выясняется, что бухгалтер не указал льготы, имеющиеся у сотрудника (вычет на несовершеннолетних детей) .

Таким образом, он удержал у работника лишний НДФЛ. В этой ситуации нужно подать корректирующую справку, из которой будет видна излишне уплаченная в бюджет сумма налога.

А также, на основании письменного заявления работника, через банк вернуть ему эти деньги. При этом расчет с бюджетом откорректировать в текущем периоде за счет начислений НДФЛ этого сотрудника.

Пример 5. Сотрудник обратился в свою ИФНС за возмещением НДФЛ.
После проведения камеральной проверки он получил отказ. Причина отказа – несоответствие в адресе. В результате сотрудник не получил свои деньги вовремя. А вам придется заплатить штраф и сдать корректирующую справку.

Заключение

Итак, подведем итоги. Сдача отчетности 2-НДФЛ требует от бухгалтера внимания и ответственности, чтобы ваша компания смогла избежать любых недочетов (не пользовалась корректирующими и аннулирующими справками) нужно сдавать только первичные справки 2-НДФЛ.

Справка данной формы является одной из самых востребованных и часто запрашиваемых у работодателя . Предоставляться она может в различные государственные учреждения, поскольку является официальным документом, который подтверждает реальный доход физического лица.

Данный документ выдаётся только тем лицам, которые имеют официальную работу. В справке отражены реальные, т.е. «белые доходы», а другие выплаты, которые зачастую выдаются неофициально в конверте, в ней фигурировать не будут.

Справка по форме 2-НДФЛ выдаётся по первому требованию работника. Оформить её должен бухгалтер организации в течение трёх рабочих дней на официальном бланке, с подписью руководителя и печатью предприятия.

Справка может предоставляться:

• в финансовые организации, а именно, в банки для получения разного рода кредитов;
• в социальные отделы для получения детских пособий;
• при оформлении регистрации или визы;
• при получении налогового вычета.

За 2018 год отчёты в налоговую службу о доходах сотрудников необходимо сдать в срок до 1 апреля 2019. В случае нарушения сроков предоставления отчётности, работодателя ждёт привлечение к ответственности. За каждый документ, который был сдан не вовремя, налогоплательщику придётся заплатить штраф в размере 200 рублей, если уплата проходила от организации, 300-500 руб. — в случае должностного лица.

В каких случаях производится корректировка справки

Налоговые агенты предоставляют справку 2-НДФЛ в налоговую службу, информируя тем самым надзорный орган о размерах доходов каждого сотрудника . Расчётный период, который указывается в справке, составляет один год.

Она является официальным документом, ошибок в котором быть не должно. При возникновении претензий со стороны налоговиков к данным в справке, налоговый агент будет оштрафован на сумму 500 рублей. Именно поэтому при её оформлении нужно быть внимательным и не допускать ошибок и неточностей.

В том случае, если ошибка всё-таки была допущена, то её возможно исправить. При оформлении корректирующей справки в соответствующем поле с номером проставляются числа 01, 02, 03 и т.д. Этот номер соответствует количеству выполненных корректировок . Данную форму оформляют для того, чтобы исправить неточности в первой форме.

В полученной справке ставится фактическая дата её заполнения, а не то число, которое было указано в первом варианте – исходнике. Число корректирующих справок может быть каким угодно — до 98 точно, потому что число 99 используется для обозначения аннулирующей справки.

Корректировку справки по форме 2-НДФЛ производит налоговый агент в лице бухгалтера предприятия. Он исправляет ошибки в первом варианте отчёта и отправляет в налоговую службу на проверку новый документ.

Инструкция по подаче корректировки

В том случае, если после предоставления в налоговую службу справки 2-НДФЛ, она так и не была принята надзорным органом, то подавать необходимо не корректирующую справку, а обычную с тем же номером, но с новой датой. В таком случае придётся заплатить штраф .

Если налоговый агент самостоятельно обнаружил ошибку в справке, которая уже отправлена в налоговую, но ещё не проверена, то ему необходимо составить корректирующий документ , в котором будут устранены ошибки. Штраф в таком случае платить не придётся.

Заполнение формы

Заполняется корректирующая справка так же, как и первоисточник, изменяется только дата. Номер справки сохраняется, указывается только номер корректировки в соответствующей графе. Стоит запомнить, что исправленная справка за определённый налоговый период подаётся в той форме, какой она подавалась изначально.

Способы подачи

Справки по форме 2-НДФЛ, в том числе и корректирующая, подаются в налоговый орган следующими способами :

• в электронном виде или же на электронных носителях в том случае, если число сотрудников организации в расчётном периоде было 10 и более человек;
• в электронном или бумажном формате, если в расчётном периоде в организации числилось 9 и менее работников.

В том случае, если в налоговую службу предоставляется корректирующая справка, то в ней необходимо указывать только ту информацию, которая была исправлена. В противном случае справка принята налоговой службой не будет и придётся по новой составлять корректирующий бланк и отправлять на проверку.

Перечень требований

Для отправки корректирующего документа необходимо выполнения таких требований:

• в графе с номером корректировки должен быть указан номер, который на одно значение больше, чем предыдущий вариант;
• в отчётный документ должны входить только те документы, по которым были внесены изменения;
• номера справок, которые отправляются повторно, обязаны совпадать с номерами тех документов, которые ранее отправлялись и были приняты;
• в том случае, если есть необходимость отправить только одну справку, ей необходимо присвоить следующий по порядку номер (например, если было отправлено 30 справок, то забытая справка будет под номером 31).

Бывают случаи, когда имеется необходимость провести корректировку личных данных (номера паспорта, ИНН, адреса и т. д.). Тогда нужно составить отчёт, который будет включать исправленную справку с устранёнными ошибками.

Если из налоговой службы придёт отказ в принятии корректирующего документа с пояснением, что справка была принята ранее с другими данными, то необходимо обратиться с просьбой принять новый отчёт. Можно ещё обратиться к сотруднику налоговой службы с просьбой удалить некорректно оформленную справку, чтобы можно было отправить правильный вариант с сохранением нумерации.

Нужно понимать то, что если исходный вариант справки не был принят налоговиками, то нужно отправлять новый вариант, который будет содержать исправления и новую дату, а номер будет сохранён старый. Корректировка отправляется только в том случае, если отчёт, который содержит справку, ещё не проверен и не принят .

Также исправленный вариант справки 2-НДФЛ отправляется тогда, когда справки были приняты, а потом налоговый агент обнаружил какую-либо ошибку. Тогда в справке указываются только те данные, которые были неверно указаны в первом варианте отчётного документа.

Образцы 2-НДФЛ

Далее представлены заполненные варианты справок с формой 2-НДФЛ. Первая справка (Рис.1) – это начальный вариант, с имеющейся ошибкой в номере, который присваивается налогоплательщику (резиденту). Вторая справка (Рис.2) – это корректирующая справка, в которой ошибка была исправлена.

Ознакомиться с вариантами справок можно ниже.

Аннулирование справки

Данная процедура необходима в том случае, если нужно аннулировать выпущенную справку, которая была отправлена в налоговую по ошибке. Также это необходимо в случае составления и отправления справки не на того работника или не в то отделение налоговой службы.

Запрашивать возвращения справки необходимо тогда, когда отправка сведений была ошибочная. Аннулировать справку по форме 2-НДФЛ нужно, если:

• справка составлена и отправлена на того работника, которого не существует;
• отчётный документ на одного служащего отправлен в налоговую инспекцию несколько раз;
• за отчётный период, который отражается в справке, у сотрудника отсутствовал доход, облагаемый НДФЛ;
• отчёт отправлен не в то отделение налоговой инспекции, к которому налоговый агент не имеет отношения и не прикреплён;
• производить уплату налога и отчитываться за него должен сам работник, а не организация в лице налогового агента.

При оформлении корректирующей справки заполняется только раздел 1 и раздел 2. Все остальные данные не заполняются. В графу с номером корректировки ставится значение 99.

Например, у фирмы имеется головной офис и несколько подразделений, которые находятся на разной территории. По ошибке отчёты, которые содержат справки о доходах сотрудников одного из подразделений, были направлены в ту налоговую службу, к которой относится только головное предприятие.

В таком случае в это отделение нужно направить аннулирующую справку, а затем перенаправить соответствующий документ в тот отдел налоговой службы, к которой относится данное подразделение.

Заключение

Любая отчётность, которую работодатели или частные лица сдают в налоговую, строго регламентирована по форме и срокам сдачи . Эти нормы есть и у отчётной документации, которая включает в себя справки по форме 2-НДФЛ.

За нарушения сроков сдачи, а также за предоставление ложной информации, которая указана в этих документах, отчётное лицо ждёт наказание. Если в предыдущие года за ошибки в справке 2-НДФЛ налогового агента не наказывали, а просто предоставляли возможность исправить неверные данные, то с недавнего времени налоговое законодательство предусматривает штраф за такого рода нарушения.

Налоговый агент должен помнить, что сдавать отчёты нужно вовремя, а также тщательно проверять все данные, которые он предоставляет в надзорный орган. Если выполнять эти простые правила, то ни о каких штрафах не будет идти речь.

Но от ошибки никто не застрахован. В случае своевременного обнаружения неточностей в справке, которая уже была отправлена на проверку в налоговую службу, бухгалтер предприятия может выполнить корректировку данных или вовсе их отозвать . В этом случае заполняются корректирующая или аннулирующая справки.

Если исправленный вариант отправлен в налоговую до того момента, как проверяющая сторона обнаружит ошибки, то никакого штрафа платить не придётся. Самое главное – это вовремя обнаружить ошибку и поспешить её исправить.

В силу человеческого фактора либо по каким-то иным причинам многие бухгалтера допускают ошибки при составлении отчетности в налоговый орган. Главное своевременно выявит недочеты, и исправить их в представленных формах. Наверняка все сталкивались с таким понятием как «номер корректировки», который указывается в отчетах, составленных с целью исправления ошибок. В нашей статье мы расскажем, как правильно указать номер корректировки в 2-НДФЛ, что это означает, а также рассмотрим правила исправления недочетов.

Порядком формирования отчета 2-НДФЛ утверждены правила исправления недочетов, с этой целью в бланке было добавлено поле «номер корректировки». Существует два вида корректировки:

1. Корректирующая. Исправляет некоторые недочеты в ранее сданном отчете.
2. Аннулирующая. Полностью ликвидирует данные, отраженные в представленном ранее отчете.

Существуют ситуации, когда 2-НДФЛ, отправленная посредством телекоммуникационных каналов связи, была отклонена контролирующим органом. Об этом приходит протокол с указанием на ошибочный форматный контроль. В этом случае в поле «номер корректировки» проставляется тот же самый номер, который был присвоен этому отчету, то есть «00», а не «01». Только в этом отчете ставится уже дата повторного отправления.

Подается уточненная форма по месту регистрации налогового агента.

Что такое номер корректировки?

Этот номер проставляется на титульном листе справки 2-НДФЛ, он указывает на то, какой раз налоговый агент сдает отчет, первый или вторичный откорректированный. При сдаче формы в первый раз корректирующий номер указывается «00», если она сдается повторно – «01», если в третий раз – «02» и т.д. Если в контролирующий орган направляется справка 2-НДФЛ, которая указывает на аннуляцию прошлой справки, в поле «номер корректировки» ставится «99». Это означает, что вновь представленная форма полностью аннулирует ту, что была сдана ранее.

Что нужно указывать в корректировочном отчете?

В форме, которая сдается, как уточнение и исправление предыдущих ошибочных данных, проставляются только те данные, которые необходимо откорректировать, или добавить. Например, если в первой справке 2-НДФЛ работодатель неверно указал сумму дохода за определенный месяц, то в корректировочной проставляется только правильная сумма за этот месяц.

Но отметим, что информация о работодателе, и информация о налогоплательщике (получателе дохода) должна быть обязательно отражена.

Обязательно ли сдавать корректирующий отчет?

В связи с изменениями в налоговом законодательстве с 2016 года, всех работодателей, которые представили отчеты по форме 2-НДФЛ с недостоверной информацией, будут штрафовать. Сумма штрафа составляет 500 рублей за каждую неправильную справку. Но, если плательщик налога самостоятельно выявит свои недочеты до того момента, когда их заметят инспекторы и оперативно направят корректировочный отчет, они будут освобождены от уплаты штрафа.

Если ошибок выявлено большое количество удобнее будет направить налоговикам справку, аннулирующую предыдущие показатели, с указанием в поле «номер корректировки» «99».

По какой форме подается?

Уточнение данных по форме 2-НДФЛ сдается по образцу, который действовал на период сдачи первичной справки. Например, если в 2017 году обнаружены ошибки в справке за 2016 год, но при этом уже действует новый образец бланка, то корректировочная форма сдается по образцу бланка 2016 года.

Не позднее 3 апреля 2017 года налоговые агенты должны представить в ИФНС справки 2-НДФЛ по всем физлицам, которым они выплачивали доход в 2016 году. Эти сведения о доходах заполняются по прошлогодней форме (приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485).

В этой статье мы ответим на вопросы что делать, если в 2-НДФЛ была допущена ошибка и как ее исправить.

Как исправить ошибку в 2-НДФЛ

Если ошибка обнаружена инспектором при представлении справки 2-НДФЛ , и он ее не принял, такая справка считается непредставленной. Все непринятые, не прошедшие контроль при приеме справки вычеркиваются из реестра , а отказ отражается в протоколе приема сведений о доходах.

В таком случае налоговый агент должен исправить допущенные ошибки, а затем сдать непринятые справки 2-НДФЛ по новой. Первичная отчетность налоговой принята не была, значит сдавать исправленные справки нужно не как корректирующие, а опять как первичные. Номер корректировки будет иметь значение «00», а дата указывается новая.

Другая ситуация – обнаружить ошибку при сдаче 2-НДФЛ уже после того, как ИФНС ее приняла . В этом случае нужно подать уточненную справку с указанием номера корректировки: если это первое исправление, то указать следует «01», при последующих корректировках «02» и т.д., смотря сколько раз придется исправлять документ.

Если сведения 2-НДФЛ были сданы ошибочно, а на самом деле физлицо в 2016 году вовсе не получало облагаемый доход, сдается аннулирующая справка . В ней нужно заполнить только заголовок и разделы 1 и 2, а графы показателей оставить пустыми. Номер корректировки при этом указывается «99».

При любой корректировке в справке указывается тот же номер, под которым сдавался первичный отчет. Если уточненная справка подается за более ранние периоды, она должна заполняться по форме, действовавшей именно в том периоде.

Если не исправить ошибку в 2-НДФЛ

Итак, разобравшись с тем, как исправить ошибку в 2-НДФЛ, подготовив правильные справки взамен «отказных», лучше не затягивать с их представлением в ИФНС, ведь они все еще считаются несданными. Тем, кто не предоставит новые сведения о доходах в установленный срок, то есть 03.04.2017 г., штраф будет начислен за каждую несданную справку в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если же в принятых 2-НДФЛ налоговая обнаружит ошибки раньше, чем налоговый агент выявит их сам, и сдаст по ним уточнения, не избежать штрафа в 500 рублей за каждую справку с недостоверными ошибочными сведениями. Причем при этом неважно, сдадите ли вы исправления в установленный срок - до 3 апреля, или нет (ст. 126.1 НК РФ).

Корректирующие справки 2-НДФЛ надо незамедлительно подготовить, если обнаружены ошибки даже по одному сотруднику или нескольким. Корректировка 2-НДФЛ 2018 должна быть составлена в установленном порядке. Смотрите и скачивайте образец и пояснения.

Корректирующую справку 2-НДФЛ готовят, чтобы исправить ошибки в первичной. Аннулирующую - чтобы отменить справку, которую не нужно было сдавать. Как подготовить корректирующий документ отчета за 2018 год, если обнаружены недочеты в справке одного или нескольких работников, читайте далее.

В случае ошибок в справке одного из работников следует оформить и отправить в ФНС корректирующую справку 2-НДФЛ. Форма (бланк) справки тот же, что и для первоначального отчета. ФНС утвердила приказом от 18.10.2018 № № ММВ-7-11/566@. Расскажем, как заполнить форму.

Номер корректировки в 2-НДФЛ - что это? При корректировке 2-НДФЛ в поле "Номер корректировки" надо проставить цифры. Если компания впервые уточняет справку, надо поставить номер "01", если сдает вторую уточненку - "02" и т. д.

Дату в корректирующей 2-НДФЛ нужно записать новую.

Остальные сведения в уточненке надо заполнить так же, как в обычной справке, только без ошибок.

В справку 2-НДФЛ записывают только актуальные персональные данные. Это касается и случаев, когда нужно исправить отчетность за прошлый период. Поэтому, если «физик» успел получить документы с новыми Ф. И. О., в корректировочную форму нужно прописывать именно их. Так разъяснила ФНС в письме от 27.03.2018 № ГД-4-11/5667@.

Сроки сдачи корректировки 2-НДФЛ

Опрошенные нами налоговики считают, что исправить в справках надо любые ошибки, даже те, которые не привели к занижению налога. Сделать это необходимо до того, как недостоверные данные обнаружат инспекторы и до истечения крайних сроков сдачи 2-НДФЛ .

После 1 апреля налоговики могут оштрафовать на 500 рублей за каждую неверную справку (ст. 126.1 НК РФ). Отменять такой штраф придется уже в суде.