Заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов вести не обязательно. Организации могут завести его для регистрации документов, передаваемых в кассу. Рассмотрим в каких случаях удобно использовать данную унифицированную форму №КО-3, как ее правильно оформлять, а также приведем образец заполнения.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
- приходных кассовых ордеров;
- расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
- наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
- период, за который ведется журнал;
- должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
- номер и дата приходного или расходного документа;
- сумма, на которую составлен документ;
- примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.
Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.
Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.
Что вносить в форму КО-3
При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:
- от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
- от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.
Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:
- приходные кассовые ордера (ПКО);
- расходные кассовые ордера (РКО).
Обязательно указываем сведения:
- номер ордера;
- дату;
- сумму;
- примечания.
Заполнение кассового журнала, образец
Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.
Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.
Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.
Шаг 1. Заполняем титульный лист.
Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.
Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.
Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.
Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.
Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.
Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.
Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!
Заполненный образец
Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс
По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.
Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:
- кассовый журнал;
- приходный и расходный ордер.
Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Количество:
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Госкомстат РФ
Год: 2019
Формат: 297х210
Переплет: Мягкая обложка
Способ скрепления: Скрепка
Настройка блока страниц
Показать ▼
Страниц: 10 (листов: 20 ) (Рекомендуется 60 страниц )
Выберите количество страниц
Плотность бумаги:
?48 гр./кв.м - тонкая недорогая бумага слегка сероватого или древесного оттенка. Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.
65 гр./кв.м - выбеленная бумага. Широко используется при печати книг, журналов и т.д.
80 гр./кв.м - выбеленная бумага. Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.
Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью:
?
Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами: Стоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 45
руб.
9 из 10 покупателей заказывают прошнуровку и скрепление печатью
А 7 из 10 дополнительно заказывают нумерацию страниц
?
Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала.
?
Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала.
?
Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.
Настройка обложки
Показать ▼
Швейно-клеевое скрепление
?
Швейное скрепление
(делает переплет более прочным)
Сделать тиснение на обложке: ?
Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная). Можно произвести тиснение: название организации, логотип, любые комбинациии букв, цифр и рисунков.
Стоимость работ по тиснению составляет 80 руб.
Если Вы загрузили логотип Вашей компании, то мы можем оттиснить его вместе с названием журнала
Пронумеровать, прошнуровать, опломбировать: ? Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Подробнее о мягком переплете Мягкий переплет - один из наиболее недорогих и быстропроизводимых переплетов.
Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.
После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине.
Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.
Цвет обложки: белая
Ламинировать обложку:
?
Ламинирование
- это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений. Мы выполняем односторонную и двухстороннюю ламинацию до формата А1 на специальных устройствах - ламинаторах.
Основное назначение горячего ламинирования - защита изображения от различных внешних воздействий, к каковым могут относиться пролитый кофе, всевозможные попытки помять, соскоблить, исцарапать изображение, влажная уборка помещений, дождь, снег. Но опытные пользователи знают и о другом ценном свойстве ламинации: оно может значительно улучшить качество изображения. При использовании глянцевых пленок изображение "проявляется" краски становятся более контрастными и сочными. Благодаря эффекту "проявления" недорогая бумага с ламинированием приобретает вид роскошной фотобумаги.
Учитывая, что мы живем в правовом государстве, нормативное регулирование охватывает все сферы жизни, в том числе и предпринимательскую. Каждый предприниматель или руководитель организации знает, что операции, связанные с оборотом денежных средств должны фиксироваться.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство РФ предусматривает ряд нормативных правовых актов, в которых предусмотрены формы учета с финансовыми средствами, а также регламентируют правила и порядок их заполнения.
Разработка и внедрение единых форм и бланков учета сделано для упрощения регулирования взаимоотношений между предпринимателями, а также органами государственной власти.
Понятие
Любые денежные средства, которые вносятся в кассу или расходуются на определенные цели должны фиксироваться в кассовых ордерах:
ПКО – приходной кассовый ордер;
РКО – расходный кассовый ордер.
В качестве расходного ордера может быть использовано:
- платежная ведомость;
- счета на оплату;
- заявление на выдачу денежных средств.
Следует понимать, что каждый расчетный документ имеет свой цифровой код, в соответствии с Общероссийским классификатором документации.
Любая документация, имеющая отношение к кассовой отчетности содержит в себе обязательную информацию:
- наименование и юридический адрес юридического лица;
- вид проводимой операции;
- стороны;
- порядковые номера, а также время и дату проведения финансовой операции.
- данные лиц, подписывающие документы;
- реквизиты.
Кассовые документы должны быть оформлены в бухгалтерии предприятия, и заполняются ответственным сотрудником по приказу руководителя организации. После этого они передаются кассиру для проведения операций.
Перед проведением любой кассовой операции кассир обязан проверить достоверность и правильность заполнения предоставленной документации. При передаче наличных денежных средств кассиру, заполненный и подписанный отрывной ПКО подлежит передаче лицу, внесшему денежные средства в счет оплаты по финансовой операции, а ордер остается у кассира. РКО должно подписать лицо, принявшее денежные средства с проставлением штампа, подтверждающего факт оплаты, в противном случае могут возникнуть проблемы с доказыванием совершенной сделки.
В конце рабочей смены кассир обязан провести сверку остаточной наличности с документацией с учетом всех проведенных операций за день.
Никакие исправления или помарки делать в кассовых документах нельзя, в противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами, за что предусмотрена ответственность.
Применение
Любые передачи кассовых документов от бухгалтера кассиру и в обратном порядке регистрируются в соответствующем журнале регистрации кассовых документов. Обязанность по фиксации передачи кассовых документов возложена на главбуха или лицо, уполномоченное письменным приказом руководителя предприятия.
Такая процедура необходима для соблюдения прозрачности и законности проводок денежных операций в рамках деятельности организации.
Окончание каждого отработанного дня должно заканчиваться сверкой кассовой документацией с фактически оставшимися денежными средствами в кассе.
Закон устанавливает кассовые лимиты, превышение которого недопустимо. Денежные средства, превышающие установленный лимит должны храниться в лицензированных финансовых организациях – банках.
Размер лимита устанавливается Центральным Банком РФ, и согласовывается с предпринимателем в индивидуальном порядке.
Если говорить о надзорных и контролирующих органах, то ведения журнала учета приходных и расходных операций упрощает процедуру проведения сверки документации и наличных денежных средств за каждый отработанный день.
Среди нормативных правовых актов, определяющих порядок ведения финансовых расчетов, относятся положения:
- о порядке ведения кассовых операций в РФ;
- правила организации обращения денежной наличности на территории РФ.
Таким образом, вопрос, а нужен ли журнал регистрации кассовых документов, отпадает сам собой.
Правила заполнения
Журнал учета кассовых операций ведется в период, предусмотренный уставом предприятия.
Каждая страница журнала в обязательном порядке должна быть:
- пронумерована;
- прошита;
- скрепленная печать;
- подписана уполномоченным лицом.
Сам документ представляет из себя книгу, состоящую из двух основных частей:
- титульный лист;
- листы учета.
Вносить информацию в журнал учета можно как ручным способом, с использованием обычной шариковой ручки синего цвета, а также с помощью компьютера с использованием соответствующего программного обеспечения.
Журнал ведется по унифицированной .
На титульном листе содержится информация о:
- наименовании предприятия;
- ОКПО организации;
- заполненное поле о дате начала и окончания ведения документа;
- данные сотрудника, уполномоченного его вести и подписывать.
Листы учета представлены в виде таблицы, в которую вносятся данные по произведенным кассовым операциям в течении дня.
Каждый рабочий день начинается с заполнения новой страницы учета.
Важно понимать, если речь идет о выдаче заработной платы наличным способом, то проведенную операцию необходимо отображать в журнале только после фактического получения работником денежных средств. Учитывая, что ордер на выплату заработной платы имеет срочный характер, то на следующий день он становится недействительным, а соответственно внесенная операция будет грубым нарушением порядка ведения журнала учета кассовых операций.
Автоматизация работы при заполнении журнала регистрации кассовых документов
Нынешние развитие онлайн-сервисов позволяет существенно экономить свое время и автоматизировать процесс заполнения бланков, а также лишний раз подстраховаться на предмет наличия ошибок.
К примеру, подключившись к КЛАСС 365 можно получить следующий спектр услуг:
- автоматически заполнять типовые образцы бухгалтерской отчетности;
- печать документов с подписью и печатью;
- подготовка фирменных бланков с логотипом и реквизитами компании;
- подготовка коммерческих предложений;
- работа с документами в формате офисных программ;
- рассылка электронной почты.
Штрафы
Нарушение правил ведения кассовой документации влечет к привлечению к административной ответственности в виде штрафа:
- должностные лица – 4-5 тыс. рублей;
- юридические лица – 40-50 тыс. рублей.
Кто может вести
По общему правилу журнал кассовых операций заполняется кассиром либо уполномоченным лицом, назначенным руководителем на основании приказа, а также соглашения о материальной ответственности.
Какая отчетность подлежит регистрации
В кассовую книгу необходимо вносить все факты движения денежных средств. РКО – документ, оформляемый при выдаче денег из кассы. – документ, оформляемый при получении денежных средств на баланс предприятия.
Вся учетная документация должна быть проверена и подписана уполномоченным лицом. Исправления или внесение изменений в кассовую отчетность недопустима.