Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета.

Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица.

Заполнять бланк можно как вручную, так и при помощи специальных автоматизированных программ. Как же правильно оформляется расходный ордер на 2019 год?

Важные аспекты

В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:

• перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
• при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая ;
• при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
• при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.

Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.

Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.

Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.

Кто подписывает документ

После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.

При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.

Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.

Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».

Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.

Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.

Действующие нормативы

Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена .

По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным , должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.

Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.

Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».

При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным .

Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.

Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.

Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и .

Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.

Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.

На выдачу зарплаты

Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по составлять расходный кассовый ордер обязательно.

Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.

В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.

В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.

Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.

В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.

В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.

Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.

Заполнение бланка регламентировано «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (статьи 14-21). Согласно данному Порядку выдавать денежные средства из кассы предприятия кассир может только при заполнении кассового ордера (при отсутствии других соответствующим образом оформленных документов).

Под такими документами подразумеваются платежные ведомости, счета и прочие подобные документы строгой отчетности.

Расходный кассовый ордер должен быть подписан лицами, ответственными за ведение кассовой документации, в частности директором компании, главным бухгалтером и кассиром.

Руководитель предприятия не имеет права подписывать данный бланк в случае, если к документу прилагаются счета, акты выполненных работ, заявления и прочие документы, на которых имеется его разрешающая резолюция.

Для того чтобы получить денежные средства по расходному кассовому ордеру, необходимо лицу, выдающему денежные средства (кассиру) предоставить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность получателя.

Данные паспорта указываются в форме КО-2. Получатель пишет расписку о получении денег. Если кассовый ордер оформлен без расписки получателя, денежные средства, выданные кассиром, считаются недостачей и взимаются с него в полном объеме.

По кассовому ордеру можно получить денежные средства по доверенности. В этом случае в документе указываются полностью фамилия, имя и отчество доверенного лица, которое получает деньги.

Денежные средства по форме КО-2 можно выдавать в день оформления бланка. Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится на предприятии. Расходный кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале КО-3.

В каких случаях заполняется форма КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства.

Согласно Положению Банка России №373-П форма КО-2 заполняется в таких случаях:

• когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
• при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
• при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы, в этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
• когда необходимы наличные средства для нужд предприятия, в этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег из списка допустимых, цели регламентированы Указанием 1843-У. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара»;
• когда частный предприниматель получает денежные средства сам себе на нужды ЧП, при этом в фирме получатель работает самостоятельно без найма других работников.

Требования порядку оформления расходного кассового ордера

Фамилия, имя, отчество получателя должно совпадать с данными, указанными в документе КО-2.

Сумма к выдаче наличными средствами не должна превышать 100 тысяч рублей, иначе деньги оформляются только по безналичному расчету.

Получатель лично прописывает буквами сумму к получению, ставит дату и подпись.

Данные, указанные на получателя в доверенности, должны совпадать с информацией в форме КО-2.

Доверенность необходимо в обязательном порядке прилагать к бланку ордера, но если одна доверенность оформлена на несколько разных финансовых операций, к ордеру подкладывается ее копия.

Выдача денег под отчет для нужд предприятия сотруднику происходит только при наличии заявления получателя, в документе должна быть надпись руководителя собственной рукой о сумме к выдаче и его сроке, заверенная подписью с указанием даты подписания заявления, при этом подотчетное лицо должно отчитаться в кассу в установленном порядке в течение трех дней после окончания срока выдачи.

Выдача денежных средств подотчет производится только после полного погашения задолженности по ранее полученной сумме под отчет.

Порядок заполнения формы КО-2

Вверху бланка в строке «Организация» прописывается полное название предприятия и его структурное подразделение. Если подразделение отсутствует, во второй стоке ставится прочерк.

В графе «Коды» в правом верхнем углу прописывается код ОКПО, который берется из информационного письма Госкомстата, выданного при регистрации компании.

В графе «Номер документа» указывается регистрационный номер и дата по формату ДД.ММ.ГГГГ из журнала КО-3 (журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров). Дата в журнале обозначает дату выдачи денежных средств на руки из кассы предприятия.

Графы «Дебет» и «Кредит» должен заполнят бухгалтер. В разделе «Дебет» код структурного подразделения прописывается, если денежные средства выдаются непосредственно в структурном подразделении компании.

В разделе «Дебет» код аналитического учета вписывается, если на предприятии применяется такая кодировка, иначе ставится прочерк. В разделе «Кредит» фиксируется номер счета, по кредиту которого будут выданы денежные средства. В графе «Сумма, руб. коп.» цифрами указывается сумма, выдаваемая из кассы организации.

Если на предприятии утверждена собственная система кодирования, необходимо заполнить графу «Код целевого назначения». В строке «Выдать» прописывается фамилия, имя, отчество полностью сотрудника в родительном падеже, получающего деньги.

В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции, например, командировочные расходы или выдано под отчет. В строке «Сумма» указывается с заглавной буквы сумма прописью выдаваемых денежных средств, при этом копейки прописывают цифрами.

В строке «Приложение» необходимо перечислить все первичные документы, на основании которых будут выданы денежные средства . Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, в обязательном порядке к расходному кассовому ордеру прилагается доверенность на получение денежных средств.

В строке «Получил» лицо, которому будут выданы деньги, указывает получаемую сумму прописью, а копейки цифрами. Далее ставит дату и подпись в соответствующих строках. Строка «Выдал кассир» оформляется после того, как кассир выдал деньги по расходному кассовому ордеру.

В данной графе кассир ставит свою подпись и указывает собственную фамилию и инициалы. Все документы, которые прилагаются к форме КО-2, погашаются штампом «Оплачено».

Ведение расходного кассового ордера в электронной форме

Ведение расходного кассового ордера допустимо в электронном виде в соответствии с унифицированными формами.

Вести форму Ко-2 можно в специальных программных продуктах, например, «1С:Бухгалтерия», «БухСофт онлайн» и прочих аналогах. При этом порядок заполнения документа сохраняется.

Перед выдачей денежных средств заполненная форма КО-2 распечатывается на принтере. Далее она подписывается уполномоченными лицами, а получатель вышеуказанным способом прописывает сумму средств к получению, ставит свою подпись и дату получения.

Денежные средства по форме КО-2 можно выдавать как в местной, так и в иностранной валюте. Журнал КО-3 необходимо в конце отчетного периода распечатать на принтере. Страницы следует пронумеровать. Листы журнала прошиваются, на последней странице сзади ставится бумажная пломба, которая визируется печатью предприятия и подписью директора.

Регистрационные номера и даты в журнале должны совпадать с таковыми в расходном кассовом ордере. Нарушение ведения кассовой документации, в том числе расходных кассовых ордеров карается административной ответственностью.

Видео на тему: «Расходный кассовый ордер в 1С:Упрощенка»

)

Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

Расходный кассовый ордер - это документ, который сопровождает любую выдачу денег из кассы компании или ИП. Это могут быть финансы сотруднику для покупки нужного для работы товара (канцелярия, цветы для озеленения офиса, отправка писем и т. п.), расчеты по зарплатам, оплата контрагенту аванса, выделение средств кассиру для их наличия в кассе магазина и так далее.

Оформлять расходный ордер - обязательно. Его бланк - установленная законодательством форма КО-2.

Правила заполнения расходного кассового ордера

Расходный ордер оформляется в момент выдачи денег из кассы. Выписывать его нужно в единственном экземпляре.

Штрафы за неправильное ведение расходного кассового ордера

Неправильное ведение кассовых ордеров считается нарушением порядка работы с кассовыми операциями. За это могут быть наложены штрафы (согласно КоАП РФ):

• на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
• на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом - основания выдачи.
3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
5. Затем делается запись в кассовой книге.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

• в первой указываются реквизиты документа;
• во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
• в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью .

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от водителя Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

Ю. В. Звягинцев 11.05.2018

Разрешаю

Директор ______________ М. М. Шиповалов 11.05.2018

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью .

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

Итоги

Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.

Соблюсти порядок выдачи средств под отчет и проконтролировать их целевое использование может помочь внутренний документ, описывающий порядок расчетов с подотчетными лицами.

Скачать образец такого документа можно в статье .