Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по

Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы - один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является (форма N АО-1) . Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее - Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со . При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.

Порядок заполнения

Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету. При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход"). При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.

Пример . П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Пределы оптимизации

При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач. Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц. Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять. Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Внимание: главная цель данного документа - подтвердить обоснованность осуществленного сотрудником расходования средств компании, а также соблюдения сроков отчет. Этим документом происходит списание ранее выданных средств с подотчета физлица.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Внимание: освобождены от данного требования только предприниматели, в отношении которых действует упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

• Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
• Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
• Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
• Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Важно: особое внимание следует уделять документам, которые составлены в выходные дни, когда сотрудник должен был отдыхать, а не выполнять свои трудовые обязанности.

Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Пример заполнения:

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим по шагам как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести .

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Внимание: если же выдача в подотчет оформляется приказом, то цель нужно указывать исходя из реального направления расходования средств. Например, на командировку, на приобретение материалов и т. д.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа - его номер и дата оформления. У документа может не быть номера - тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 - валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8 . Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить - утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Важно : если же компания является плательщиком НДС, но нельзя будет по приобретенным материалам сделать вычет НДС.

Бухгалтерские проводки

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.

Дебет	Кредит	Содержание операции
Проводки по приобретению материалов
08, 10, 41	71	Приняты к учету приобретенные материалы
60, 76	71	Внесена предоплата за материалы поставщику
Проводки по итогам командировки
20	71	Списаны расходы по командировке, во время которой выполнялись работы по договору с заказчиком
44	71	Списаны расходы, если командировка была связана с рекламой либо продажей продукции фирмы
08	71	Списаны расходы по приобретению нового оборудования
28	71	Списаны расходы, если целью командировки был возврат поставщику брака
Выделение НДС (необходимо, если субъект бизнеса использует общий режим)
19	71	Принят к учету НДС по командировке
68	19	Выполнен зачет НДС
Возврат остатка подотчетных сумм
50	71	Возврат неиспользованного остатка наличными деньгами. Кассир оформляет приходный кассовый ордер.
51	71	Возврат неиспользованной суммы произведен на расчетный счет
70	71	Возврат суммы произведен из зарплаты

Авансовый отчет - это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

• Номер документа.
• Дату заполнения авансового отчета.
• Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
• Табельный номер (при наличии).
• Назначение аванса.

В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

Оборотная сторона

Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

• Командировочное удостоверение.
• Чеки ККМ.
• Квитанции.
• Товарные, транспортные накладные.
• Счета-фактуры и пр.

Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

Нюанс

На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной - 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).

После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

Утверждение руководителем и списание сумм

Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

Запреты

Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

Сроки хранения

Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

Работа в "1С"

На компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или "1С". Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в "1С".

Для работы нужно открыть документ "Авансовый отчет". Его создают из вкладки "Производство" или "Касса". В меню следует выбрать необходимый пункт.

После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Добавить". Далее необходимо выбрать "Физическое лицо".

После этого выбирается необходимый тип документа. Например "Выдача средств в кассах по РКО". Далее откроется Здесь выбирается нужный документ.

В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на "+", можно добавить новую позицию.

Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка "Оплата". В графе "Прочее" отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку "Печать".

Подотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет.

С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом.

Что это такое и для чего этот документ нужен?

Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Правила оформления

Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

Но это более сложный вариант, поскольку:

• для оформления электронного документа потребуется допуск многих лиц к базе данных;
• для подписания такого документа необходимы всем сторонам и электронный документооборот, поскольку АО необходимо обойти сразу нескольких лиц – главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя и кассира.

Заполнять АО должно подотчетное лицо в одном экземпляре. Об этом прямо сказано в Указании Банка России от 11.03.14г. №3210-У: лицо, расходовавшее наличные средства в интересах компании, должно предъявить бухгалтеру или главному бухгалтеру авансовый отчет на проверку со всеми документами, которые подтверждают произведенные указанным лицом расходы.

Но подотчетное лицо заполняет только свою часть документа. А бухгалтерия после проверки авансового отчета – свою часть, где необходимо проставлять проводки, обозначать решение по поводу принятия расходов к учету, и т.д. Однако на практике авансовый отчет составляет бухгалтерия и это не является нарушением – ведь сам документ представлен, расходы в нем подтверждены документами, подписи стоят и отчет утвержден.

Несмотря на то, что в Указании №3210-У не установлено, какая именно форма должна быть у авансового отчета, на практике предлагается два ее варианта :

• собственная разработка предприятия на основании закона О бухучете №402-ФЗ;
• унифицированная форма, которая сейчас не является обязательной, утвержденная Госкомстатом РФ в своем Постановлении №55 от 01.08.01г. Однако следует учесть, что в данном Постановлении указано: АО является документом, предназначенным для учета денежных средств. А значит, по большей степени авансовый отчет – документ кассовый, а не бухгалтерский. И будет целесообразнее и проще использовать уже готовую форму, а не разрабатывать ее самостоятельно.

АО должен быть предоставлен подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней (и не дольше) с момента истечения срока, на который были выданы ему по заявлению денежные средства, или с даты выхода его на работу. Срок сдачи отчета утверждается обычно в Учетной политике предприятия. А срок сдачи конкретного отчета, не противореча тому, который утвержден в Учетной политике компании, устанавливается, когда руководитель предприятия подписывает заявление на выдачу денег под отчет. В этом документе указывается срок, на который данные средства выдаются.

АО предъявляется либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия.

Подписывается документ несколькими лицами:

• подотчетным лицом – при составлении и сдаче документа;
• бухгалтером или главным бухгалтером – по факту принятия документа и после его проверки;
• руководителем – после проверки бухгалтерией;
• бухгалтером или кассиром – по факту получения остатка или выдачи перерасхода подотчетных сумм. Выдача новых сумм под отчет возможна, только если была полностью погашена задолженность по ранее выданным этим суммам.

Как только авансовый отчет проверен, он принимается к учету. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не менее 5-ти лет.

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1С8.2, рассказано в следующем видеомюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения

Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:

Перед тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия . Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

• предприятия;
• табельный номер сотрудника;
• делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
• ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

Отдельные нюансы составления

В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным . В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Если при расходовании средств на хозяйственные нужды , в качестве подтверждения оплаты была выдана квитанция к , то в авансовом отчете следует проставить следующую проводку :

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ), . Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

В случае если есть перерасход средств , то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем. В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)

Для заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.

Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

Порядок заполнения авансового отчета в 1С 8.3 изложен в следующем видео уроке: