Наличные деньги в кассе: не все расходы безопасны

Компания может работать без кассового аппарата, но совсем обойтись без наличных расчетов удается немногим. Из кассы можно выдавать заработную плату, займы, подотчетные суммы и т. д. Однако некоторые выплаты могут иметь негативные последствия. Так на какие цели можно безопасно тратить денежные средства, находящиеся в кассе предприятия? Какие расходы запрещено осуществлять непосредственно из наличной выручки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.

Наличность в кассу может поступить следующими способами:

• от покупателей (выручка от продаж);
• от учредителей (например, заем);
• от работников (возврат подотчетных сумм);
• с расчетного счета организации.

Расход наличных денег на конкретные цели зависит от способа их поступления. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации выдачи денег из кассы.

Выручку, поступившую в кассу от продажи товаров (работ, услуг), можно тратить на определенные цели. В п. 2 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У содержится закрытый перечень таких оснований. Выручку из кассы правомерно расходовать на:

• заработную плату работникам и выплаты социального характера;
• выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

• нужды организации, путем выдачи в подотчет;
• выплату денег за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) при условии, что они приобретались за наличные деньги;
• выдачу наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ.

Заработная плата: резиденты и нерезиденты

Заработная плата выплачивается по месту работы или путем перечисления в банк на счет, указанный работником (ст. 136 ТК РФ). Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре.

Деньги для выдачи заработной платы можно заранее заказать в банке. Если в кассе достаточно средств, то зарплату разрешено выдавать даже из выручки, полученной за товары (работы, услуги). Такой вывод следует из п. 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У .

Спорная ситуация возникает, если работник — иностранный гражданин. Иностранные сотрудники могут быть как резидентами, так и не резидентами РФ. Если иностранец не является резидентом РФ, то операции по выплате заработной платы или вознаграждения по гражданско-правовому договору признаются валютными. Такие операции регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на расчеты наличными между организациями и работниками-нерезидентами в законе нет. Однако Федеральная служба финансово-бюджетного надзора в информационном письме от 07.08.2014 высказала противоположную точку зрения. Контролирующий орган считает, что выплата работодателем заработной платы нерезиденту наличными валютным законодательством не предусмотрена.

Трудовой кодекс не содержит никаких запретов на выдачу заработной платы иностранцу из кассы. Многочисленная судебная практика показывает, что компании вправе выдавать зарплату наличкой работникам вне зависимости от их гражданства (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2014 № А69-3060/2013 и Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 15693/07 , определение ВАС РФ от 27.01.2014 № ВАС-19914/13).

Если организация или ИП производит оплату труда работника-нерезидента через кассу, свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде. Безопаснее перечислять зарплату на карточки сотрудников.

Материальная помощь сотрудникам

Материальную помощь можно отнести к выплатам социального характера. Такие выплаты поименованы в Указаниях ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У , а значит, выдать материальную помощь организация вправе из наличной выручки.

Расчеты с подотчетными лицами

Законодательство не содержит запрета на выдачу наличных денег в подотчет из выручки компании.

Выдать денежные средства из кассы в подотчет на хозяйственные нужды или командировку можно на основании письменного заявления работника. Заявление должно быть завизировано руководителем. В нем работник должен указать сумму и срок, на который необходимы деньги (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Отчитаться по израсходованным суммам подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении (приказе). Если сотрудник был в командировке, то представить авансовый отчет и сдать остаток подотчетных средств нужно в течение трех дней со дня выхода на работу.

Если работник своевременно не представил авансовый отчет, у него возникает задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать сумму долга из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Дивиденды

Из наличной выручки нельзя выплачивать дивиденды учредителям организации. Такой вывод можно сделать исходя из оснований, перечисленных в Указаниях ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У . Дивиденды не входят в состав возможных расходов.

Дивиденды можно выдать из кассы, если денежные средства поступили с расчетного счета или возвращены подотчетным лицом. Также выплатить причитающиеся учредителям суммы можно из любых наличных средств, которые не являются выручкой предприятия.

Исключение! Акционерные общества не вправе выдавать дивиденды из кассы. Они обязаны перечислить их на банковские счета получателей либо отправить почтовым переводом (п. 8 ст. 42 Закона № 208-ФЗ).

Заемные средства, аренда

Если компания платит работнику компенсацию за использование личного автомобиля, выручку для этих целей использовать нельзя. Компенсация за использование личного имущества не относится к расходам, которые можно выдавать из выручки. Ее нельзя считать оплатой товаров (работ, услуг) или зарплатой. Компенсацию также нельзя отнести к выплатам социального характера. Следовательно, компенсировать затраты можно путем перечисления денег на личный счет сотрудника либо из других наличных средств (кроме выручки).

Остались вопросы? Эксперты Норматива всегда готовы ответить.

Несмотря на то, что поступившая в кассу предприятия выручка является его собственностью, расходовать ее просто так нельзя!

Вернее сказать, такая выручка может быть потрачена на нужды только ограниченного числа платежей. И это условие утверждено законодательно.

Какие именно средства Банк России относит к наличной выручке?

В соответствии с Указанием Банка России №3073-У от 07.10.13 г. (п.2) под наличной выручкой для цели применения данного нормативного акта понимаются денежные средства, которые:

• выражены в валюте Российской Федерации – в рублях;

• поступили в кассу от физических лиц, предпринимателей и организаций;

• поступили в кассу в качестве оплаты за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги. При этом продаваемые товары должны принадлежать на праве собственности продавцу, а работы и услуги должны быть выполнены самим исполнителем. Иными словами, если оплату за указанные товары, работы и услуги принимает посредник, то эти деньги не являются выручкой посредника . В частности, это относится к такой категории посредников, как банковские платежные агенты (или субагенты) и платежные агенты. Средства, которые поступили в их распоряжение по договору в процессе выполнения ими операций по приему средств от населения, организаций и предпринимателей, не могут указанными агентами быть потрачены вообще, поскольку не являются их собственностью;

• или поступили в кассу в качестве страховых премий по договорам страхования.

Все эти условия должны соблюдаться единовременно. И тогда поступившая в кассу сумма денежных средств будет признана наличной выручкой для целей контроля ее расходования.

Что касается расходования этой выручки , то к данному процессу, в свою очередь, также предъявляются свои требования:

• Указанием №3073-У регламентирован закрытый перечень направлений, какие можно оплатить за счет наличной выручки;

• и дополнительно этим же актом установлен лимит наличных расчетов между юридическими лицами и ИП.

Но обо всем по порядку!

Видео — учет наличных средств (касса: лимит, расчеты):

На что можно расходовать наличную выручку?

Согласно Указанию №3073-У (п.2) организации и предприниматели не могут расходовать наличную выручку, которая поступила в их кассу, ни на какие цели.

Правда, есть исключения, которые утверждены этим же Указанием:

• можно потратить наличную выручку на оплату труда работникам . При этом данные вознаграждения должны быть включены в фонд заработной платы. Стоит отметить, что понятие «заработная плата» дается только в Трудовом Кодексе РФ (ст. 129) и распространяется лишь на тех сотрудников, с которыми заключен трудовой (!) договор. Но если такой сотрудник – нерезидент, то выплатить ему зарплату можно только через расчетный счет путем перевода средств, например, на зарплатную карту. Так велит федеральный закон №173-ФЗ от 10.12.03 г. «О валютном регулировании и валютном контроле»: на основании пп.б п.9 ч.1 статьи 1 этого закона операция по отчуждению валюты РФ резидентом (российской компанией или предпринимателем) в пользу нерезидента (иностранного сотрудника) на законных основаниях (трудовой договор, например) признается валютной операцией. А осуществление таких операций возможно только через банковские счета.

Очень важно при осуществлении выплат сотрудникам учесть, что учредитель, который исполняет по трудовому договору обязанности директора, вправе получить из наличной выручки зарплату. Но это не касается его дивидендов! Во-первых, они не относятся к фонду оплаты труда и к социальным выплатам; во-вторых, их выплата не идентифицируется и с гражданско-правовыми обязательствами. Дивиденды – это прибыль, полученная по результатам деятельности предприятия и исчисляемая с учетом доли учредителя в Уставном капитале. Более того, в Указании №3073-У нигде не предусмотрена возможность выплаты дивидендов вообще из кассы – ни за счет выручки, ни за счет денег, снятых с банковского счета. Правда, при этом запрета на выплату дивидендов за счет заемных средств, поступивших в кассу предприятия, нет!

• к выплатам, разрешенным из наличной выручки, относятся еще выплаты социального характера , например, материальная помощь и т.д. Эти расходы касаются не только тех, кто работает по трудовому договору. Но главное – нужно, чтобы производимые выплаты действительно признавались нормативными актами «социальными»;

• а как же те физические лица (не предприниматели), с кем заключен гражданско-правовой договор? С ними Указание №3073-У тоже разрешает производить расчеты из наличной выручки, позволяя ее расходовать на оплату приобретаемых товаров (исключение составляет покупка ценных бумаг), работ и (или) услуг . Стоит отметить, что указанные платежи могут быть реализованы и в отношении организаций и предпринимателей, которые выступают в качестве поставщиков и подрядчиков. В этом случае оплата из наличной выручки из кассы производится непосредственному представителю (сотруднику, например) указанных лиц, но при наличии у него доверенности на получение денег;

• разрешается из наличной кассовой выручки выдавать и под отчет работникам предприятия. Не стоит забывать, что к этой категории относятся любые сотрудники, работающие по трудовому или гражданско-правовому договору. В последнем случае важно, чтобы сотрудник не имел регистрации в качестве предпринимателя;

• можно выдать из наличной выручки деньги самому предпринимателю. Но при условии, что указанная сумма пойдет только на его личные нужды , а не на оплаты расходов его предпринимательской деятельности;

• наличную выручку можно потратить из кассы на оплату возвращаемого товара (не выполненных работ, не оказанных услуг) . Но при условии, что эти средства ранее были внесены в кассу в качестве оплаты поставки товаров, за выполнение работ, оказание услуг. Иными словами, если на эти цели аванс был получен на расчетный счет, то возврат таких средств в случае, если, например, работы не были выполнены, должен быть осуществлен тоже через расчетный счет. Кстати, если, например, товар был оплачен с банковской карты покупателя, то и возврат средств будет ему производиться в этом случае тоже на карту!

Кроме того, наличная выручка может быть потрачена из кассы:

• в виде выплат по страховым договорам, но тем физическим лицам, которые ранее внесли страховые премии наличными средствами;

• на операции, которые осуществляют банковские платежные агенты (субагенты) в соответствии со статьей 14 федерального закона №161-ФЗ от 27.06.11г. «О национальной платежной системе».

Исключая все вышеуказанные направления трат, наличная выручка не может быть больше никуда использована. Это закрытый перечень!

Что же тогда делать с оставшейся или не использованной наличной выручкой? Сдать в банк, например. Или, если позволяет лимит, хранить эти средства в кассе предприятия (предпринимателя).

Однако даже по тем направлениям, какие составляют исключения, свободно расходовать наличную выручку все равно нельзя, поскольку действуют дополнительные ограничения по ее использованию.

Лимит наличных расчетов

Прежде всего, лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями , установленный ЦБ РФ в Указании №3073-У, распространяется не на все виды выплат :

1. Между организациями (либо предпринимателями) и физическими лицами (без регистрации в качестве предпринимателя) расчеты в наличной форме в валюте РФ и в иностранной валюте могут производиться без каких-либо ограничений по сумме (п.5 Указания №3073-У). Но в этом случае необходимо учитывать, например, требования закона №173-ФЗ от 10.12.03г. «О валютном регулировании и валютном контроле» в отношении реализации валютных операций между резидентами и нерезидентами. В частности, расчеты между компанией и физическим лицом в валюте РФ допускаются исключительно в безналичной форме, если один из участников расчета является нерезидентом, а другой – резидентом.

Кроме того, если предприниматель совершает за наличные средства покупку для личных целей (!), то на него также не распространяется ограничение по сумме наличных расчетов.

1. Без учета лимита наличных расчетов разрешается расходование наличной выручки, поступившей в кассу, на цели, которые предусмотрены п.2 Указания №3073-У (абз.4, п.6 Указания №3073-У). Правда, не все эти направления расходования оказались безлимитными, а только:

• зарплата работников и выплаты сумм социального характера;
• выплаты, которые идут исключительно на личные нужды предпринимателя, т.е. не связанные с его предпринимательской деятельностью;
• выдача денег под отчет.

Но при получении денег под отчет следует иметь в виду, что при последующем использовании данных средств придется соблюсти лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, установленный ЦБ РФ.

Указанный лимит наличных расчетов:

• распространяется на расчеты только между организациями и (или) предпринимателями;

• распространяется на расчеты, как в рублях, так и в иностранной валюте;

• не должен превышать 100 тысяч в рублях, а в иностранной валюте – сумму, которая эквивалентна 100 тысячам рублей. Чтобы выяснить лимит наличных расчетов в иностранной валюте, ее необходимо пересчитать по ее официальному курсу Банка РФ, действующему на дату проведения указанных расчетов. Официальный валютный курс Банком России устанавливается ежедневно и публикуется либо в издании «Вестник Банка России», либо перечень курсов можно найти на его сайте cbr.ru. И только! Во всех остальных источниках курс валют не признается официальным;

• действует только в отношении расчетов по заключенным между организациями и (или) предпринимателями гражданско-правовым договорам. При этом не имеет значения предмет договора, т.е. поставка товаров, или выполнение работы, или сдача недвижимости в аренду, и т.д.;

• распространяется на гражданско-правовые обязательства, которые подлежат исполнению как в период действия самого договора, так и за пределами того срока, на который указанный договор заключен. Иными словами, например, поставка товара по договору должна быть закончена 16 января 2017 года и до этого же срока должна быть внесена оплата за товар. Но оплата поступает уже 17 января 2017 года. Таким образом, и на эти деньги независимо от срока их поступления тоже распространяется требования о соблюдении лимита при наличных расчетах.

Кроме установленного лимита в отношении наличной формы расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями есть еще ряд немаловажных ограничений:

1. Расчеты в рублях через кассу между компаниями и (или) предпринимателями, а также между указанными лицами и обычными гражданами, по операциям с ценными бумагами, по аренде недвижимости, по выдаче или возврату займов и процентов по ним, по азартным играм, допускаются только при условии, что деньги для оплаты указанных расходов сняты с банковского счета компании или предпринимателя и поступили в их кассу.

Этот перечень тоже закрыт! А это означает, что за пределами данного списка направлений по использованию наличных средств выплаты производить даже при помощи снятых с банковского счета денег нельзя. Но при этом данное ограничение не распространяется на те виды выплат, которые разрешается производить из наличной выручки, поступившей сразу в кассу (оплата труда, под отчет, и т.д.). Т.е. если наличной выручки не хватает на реализацию целей, поименованных в п.2 Указания №3073-У, то предприятие или предприниматель вправе снять с расчетного счета деньги в кассу и потратить их на эти самые цели;

1. Кроме того, указанные виды наличных расчетов (аренда недвижимости, азартные игры, и т.д.) между юридическими лицами и (или) предпринимателями (!) могут осуществляться только с соблюдением действующего лимита по наличным расчетам, установленного ЦБ РФ. Но если в этих расчетах участвует обычный гражданин, то лимит на данные расчеты не распространяется. Например, возврат учредителю — физическому лицу – займа наличными может превышать 100 тысяч рублей.

На кого не распространяются положения Указания №3073-У?

Прежде всего, положения Указания №3073-У не касаются наличных расчетов, производимых в рублях и (или) в иностранной валюте, между физическими лицами. Но при этом указанные лица не должны быть зарегистрированы в качестве предпринимателей. Таким образом, не имеет значение суть этих расчетов. Например, можно купить у физического лица за наличные средства квартиру или автомобиль, и т.д. Главное – чтобы у гражданина не было регистрации в статусе предпринимателя. Т.е. он должен совершать данную операцию, как обычное физическое лицо!

Кроме того, Указание №3073-У не регулирует:

• банковские операции, которые проводятся в соответствии с российским законодательством, включая и нормативно-правовые акты самого Банка России;

• платежи, которые осуществляются в соответствии с таможенным и налоговым законодательством РФ. Например, уплата госпошлины может производиться наличными средствами, а ее величина вполне может превышать установленный лимит в 100 000 рублей.

Какие штрафы могут наложить, если нарушен порядок использования наличной выручки?

Самое главное наказание – это штрафы, предусмотренные статьей 15.1 КоАП РФ, в частности:

• для организаций – до 50 тысяч рублей;
• для предпринимателей и должностных лиц – до 5 тысяч рублей.

Однако за что будут наказывать? За наличные расчеты с другими предприятиями сверх лимитов, которые установлены Указанием Банка №3073-У. Остальные основания для начисления штрафа согласно статье 15.1 КоАП РФ связаны с несоблюдением Указания Банка №3210-У. Но это не означает, что следует вольно распоряжаться выручкой, поступившей в кассу предприятия. Дело в том, что и сам банк, в котором открыт расчетный счет предприятия, может наложить штраф. Правда, при условии, что в договоре с ним на расчетно-кассовое обслуживание прописаны санкции за нецелевой расход выручки.

Видео — правила наличных расчетов, кассовая дисциплина:

1. В связи с чем изменился порядок осуществления наличных расчетов.

2. Что изменилось в порядке расчетов наличными денежными средствами и на какие моменты обратить особое внимание.

3. Какие законодательные и нормативные акты регламентируют порядок наличных расчетов (с возможностью ознакомиться с этими документами).

С 1 июня 2014 г. действует новый порядок расчетов наличными денежными средствами, утвержденный Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». С принятием этого документа утратило силу применяемое ранее Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». Итак, рассмотрим, какие изменения произошли в правилах осуществления наличных расчетов юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями с июня 2014 года.

Сравнение «старого» и «нового» порядка расчетов наличными

Для того чтобы понять, какие новшества произошли в порядке расчетов наличными денежными средствами с 1 июня 2014 г., предлагаю сравнить положения вступившего в силу Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У с положениями действующего ранее Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Изменения в порядке расчетов наличными с 1 июня 2014 года.

А теперь более подробно остановимся на каждом изменении в порядке расчетов наличными с 1 июня 2014 года.

1. Цели, на которые разрешено выдавать наличные денежные средства из кассы

Выдача наличных денежных средств на личные нужды индивидуального предпринимателя официально закреплена в новом Указании ЦБ РФ № 3073-У как одна из допустимых целей расходования наличных денежных средств, поступивших в кассу за проданные товары, работы, услуги.

Напомню, что действующее ранее Указание № 1843-У не содержало прямого разрешения выплаты из кассы денежных средств на личные нужды индивидуального предпринимателя, однако и запрет на такие выплаты также не устанавливался. В связи с этим возникали сомнения по поводу законности выдачи наличных денежных средств на личные нужды индивидуального предпринимателя. Новое Указание ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов», действующее с 01.06.2014 г., устраняет эти сомнения и однозначно разрешает индивидуальным предпринимателям выдавать наличные денежные средства на личные нужды, не связанные с осуществлением предпринимательской деятельности.

Кроме того, в новом порядке расчетов наличными конкретизированы выплаты из кассы работникам: выплаты, включенные в фонд оплаты труда и социального характера, а также выдача наличных под отчет. Ранее помимо заработной платы, стипендий и командировочных, указывались «иные выплаты работникам», что вызывало разночтения.

2. Предельная сумма расчетов наличными

Предельная сумма расчетов наличными между участниками наличных расчетов (юридическим лицами и ИП) не изменилась и осталась равной 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Однако в Указании ЦБ РФ, действующем с 01.06.2014, уточняется, что указанное ограничение распространяется как в период действия договора, так и по окончании срока действия договора. Например, если в договоре установлен срок его действия, и по окончании срока действия у покупателя (заказчика) имеется непогашенная кредиторская задолженность, то на оплату этой задолженности также будет распространятся ограничение по сумме наличных расчетов.

! Обратите внимание: Соблюдать установленный лимит расчетов наличными необходимо как получателю, так и плательщику денежных средств. При этом лимит применяется ко всем расчетам в рамках одного договора и не имеет значения:

• Вид договора. То есть предельный лимит расчетов наличными необходимо соблюдать как в отношении выплат по договору займа, так и в отношении выплат по договору поставки товара.
• Срок договора и порядок оплаты по нему. Например, при наличных расчетах по договору аренды сумма всех арендных платежей не должна превышать 100 тысяч рублей, даже если каждый платеж в отдельности меньше этой величины. В то же время разрешается в течение одного дня производить выплаты по разным договорам, каждый из которых меньше 100 тысяч рублей, даже если в совокупности сумма таких платежей превышает предельный размер расчетов наличными.
• Вид обязательства: предусмотренное договором, дополнительным соглашением к нему или вытекающее из договора. Например, нельзя наличными оплатить неустойку по договору, если в совокупности с основной суммой договора, оплаченной наличными, они превысят 100 тысяч рублей.
• Способ расчетов: через кассу или через подотчетное лицо.

! Ограничение максимальной суммы расчетов наличными установлено применительно к расчетам между участниками наличных расчетов, являющимися юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. При этом согласно п 5. Указания ЦБ РФ № 3073-У наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.

То есть, если организация или ИП заключила договор с физическим лицом, например, на аренду имущества, то к расчетам по такому договору ограничение по максимальной сумме расчетов наличными (100 тысяч рублей) применяться не будет.

3. Требования к порядку выплат из кассы по отдельным операциям.

Указание ЦБ РФ № 3073-У, которое вступило в силу с 01.06.2014, вводит ограничение на расчеты наличными денежными средствами из кассы. Определенные виды расчетов могут осуществляться исключительно за счет денег, поступивших в кассу с расчетного счета:

• по операциям с ценными бумагами,
• по договорам аренды недвижимого имущества,
• по выдаче (возврату) займов (процентов по займам),
• по деятельности по организации и проведению азартных игр.

Указанное ограничение касается расчетов, проводимых как юридическим лицами и ИП, так и с участием физических лиц. Например, по договору аренды недвижимого имущества с физическим лицом арендатор, являющийся организацией или ИП, может выплачивать арендную плату наличными денежными средствами только в случае, если они сняты с расчетного счета.

Ответственность за нарушения порядка наличных расчетов

Согласно ст. 15.1 КОАП РФ «нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров…» влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей;

на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты

1. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»

2. Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»

3. КОАП РФ

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Тратить наличные средства можно только на определенные цели. Если это правило не соблюдать, то компании или предпринимателю не избежать наказания. Как узнать, на что можно потратить деньги из кассы? Тут пригодится вступившее в силу с 1 июня 2014 года. Документ закрепляет, что предприниматели и компании не вправе расходовать поступившую в их кассы «наличку». Речь идет о суммах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, а также о деньгах, полученных в качестве страховых премий. Исключение составляют случаи, которые закреплены в документе. Итак, тратить средства из кассы можно на:

1. выплату зарплаты и на переводы, опять же сотрудникам, социального характера;
2. выплату страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
3. выдачу наличных на личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
4. оплату товаров, работ, услуг, при этом ценные бумаги являются исключением;
5. выдачу денег работникам под отчет;
6. возврат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
7. выдачу средств при осуществлении операций банковским платежным агентом.

Наличные расчеты между участниками в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей.

Однако без учета этого предельного показателя расходование допускается на: выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера; личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; выдачу средств сотрудникам под отчет.

Оба списка закреплены в вышеназванном документе Банка России.

Как я уже отмечала, новое Указание вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника. Так, в ранее действующем приказе не было закреплено, что предприниматель без ограничения может тратить «наличку» на личные нужды. Теперь же коммерсантам «развязали руки».

Установлен также список операций, на которые организации и могут тратить наличные из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся: операции с ценными бумагами, платежи по договорам аренды недвижимого имущества, выдача и возврат займов, процентов по ним, деятельность по организации и проведению азартных игр.

Следует отметить, что по вышеперечисленным операциям необходимо соблюдать ограничение в те же 100 000 рублей в рамках одного договора. Исключение составляют расчеты с физическими лицами: на них названный предел не распространяется.

Как мы видим, в новом Указании закреплен закрытый перечень целей, на которые можно тратить «наличку». На любые другие операции, например, на , расходовать средства опасно. Это может привести к штрафу. Однако тут есть один нюанс: наказать компанию или предпринимателя за нарушение порядка расхода наличности налоговики могут только в том случае, если они проведут проверку в течение двух месяцев со дня, когда деньги были потрачены. Штраф для фирм составит () от 40 000 до 50 000 рублей; для руководителя компании - от 4000 до 5000 рублей. Однако коммерсанты нередко тратят наличные деньги на другие цели, как правило, по ошибке считая, что такие операции законны, хотя это не так.

Дать взаймы

Некоторые компании пытаются давать наличные деньги в долг, например, учредителям или сотрудникам. Так делать нельзя. В перечне операций, на которые можно расходовать выручку, такие сделки не упомянуты. Судебная практика по этому вопросу не на стороне бизнесменов. Однако компании «настойчиво» пытаются тратить наличку на займы. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 мая 2010 года по делу № А03-14966/2009. Судьи тогда пришли к однозначному выводу: юридические лица не вправе расходовать наличные, поступившие в их кассы, а также использовать их в качестве страховых премий на предоставление займов. Обстоятельства дела были такими: в ходе проверки налоговики установили, что компания выручку размером почти в полмиллиона рублей не сдала в банк, а выдала в качестве краткосрочного беспроцентного займа своему работнику. Инспекция привлекла общество к административной ответственности по статье 15.1 КоАП и оштрафовала на 40 000 рублей. Однако организация с санкцией не согласилась и отправилась к арбитрам. Но это оказалось бесполезно. Суд отверг все аргументы компании.

Новое Указание Банка России № 3073-У вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника.

Такая же ситуация обстоит и с попытками вернуть заем, например, учредителю за счет наличных из кассы. В качестве примера можно назвать решение Московского городского суда от 14 декабря 2012 года по делу № 7–2207/2012. Суд пришел к выводу, что выдача займов из наличной выручки предприятия является нарушением порядка работы с деньгами и , что образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Напоследок, актуальный вопрос из жизни. Можно ли тратить «наличку» на «декретные»? Казалось бы, ответ однозначен – да, ведь выплаты социального характера четко закреплены в «разрешительном» перечне. Однако тут есть одно «но». В пункте 6 Порядка назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 года № 1012н) закреплено только два способа выплаты «декретных»: перечисление на личный счет женщины или почтовый перевод. Однако в этой ситуации бояться штрафа не стоит: Указание № 3073-У четко закрепляет, что тратить наличные деньги в этом случае можно.

Вероника Позднякова , для журнала «Расчет»

Развивайтесь профессионально

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров.

Выручку от реализации товаров, работ, услуг допускается тратить только на следующие цели:

• заработную плату сотрудникам, пособия и другие социальные расходы;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• личные нужды предпринимателя;
• возврат денег за товары, работы, услуги, которые покупатель оплатил наличными;
• выдачу денег под отчет работникам.

Оплачивая товары, работы, услуги наличными, не забудьте про лимит расчетов с другими компаниями и бизнесменами. По одному договору вы вправе оплатить наличными не более 100 000 ₽. Если оплатите больше, то вас оштрафуют на сумму от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

А вот покупать товары, работы, услуги за наличные у граждан можно на суммы, превышающие 100 000 ₽. Также лимит не надо соблюдать, когда вы берете деньги из кассы на личные нужды, выдаете сотрудникам заработную плату, пособия или средства под отчет (на оплату командировок, хозяйственных расходов).

Наличную выручку нельзя тратить на цели, не предусмотренные Центробанком. Скажем, не разрешено выдавать наличными дивиденды или возвращать стоимость товаров, которые покупатели оплатили на банковский счет.

Вы также вправе выдать наличными заем, оплатить проценты, аренду недвижимости, ценные бумаги. Но оплатить такие суммы наличной выручкой нельзя. Сначала снимите деньги с банковского счета. И только после этого выдайте наличными из кассы.

Остальные предпринимательские расходы лучше оплачивать в безналичном порядке с банковского счета. Причем ИП вправе не открывать расчетный счет. А оплачивать расходы с личного счета в банке.

Выдача денег из кассы предпринимателя

Индивидуальный предприниматель И.А. Петров занимается розничной торговлей. Бизнесмен не стал устанавливать лимит по кассе. Поэтому наличную выручку ИП не сдает в банк.

На конец рабочего дня 5 сентября 2016 года в кассе бизнесмена числится выручка от продажи товаров - 250 000 ₽. Предприниматель потратил деньги из кассы так:

• 150 000 ₽ - на заработную плату продавцам;
• 18 000 ₽ - на оплату канцелярских товаров;
• 75 000 ₽ - на личные нужды.

Оставшиеся 7 000 ₽ (250 000 ₽ – 150 000 ₽ – 18 000 ₽ – 75 000 ₽) предприниматель оставил в кассе.

Что грозит ИП за неразрешенные наличные расходы

Штрафа за то, что бизнесмен израсходует наличную выручку на запрещенные цели, законодательство не предусматривает. Но налоговики иногда пытаются за такое нарушение наказать по статье 15.1 КоАП РФ. Здесь предусмотрен административный штраф за следующие кассовые нарушения:

• расчеты наличными с другими компаниями сверх разрешенных 100 000 ₽;
• неоприходование денег в кассу;
• нарушение порядка хранения наличных денег;
• превышение кассового лимита.

Штраф за такие ошибки для ИП составляет от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

Но за нецелевые расходы из кассы штраф не введен. В то же время иногда налоговикам удавалось отстоять штраф за такое нарушение в суде. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2010 №  А03-14966/2009 судьи согласились с налоговиками в том, что продавца можно оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ за оплату наличными неразрешенных расходов.

В судебной практике встречаются дела, в которых проверяющие доказали: в результате запрещенных расходов фирма превысила кассовый лимит. В деле проверяющие привели следующие аргументы. В результате того что продавец потратил деньги на запрещенные цели, остаток в кассе на конец дня стал иным. И если сумму запрещенных расходов прибавить к остатку денег, то продавец нарушает кассовый лимит. А за превышение лимита штраф прямо предусмотрен в статье 15.1 КоАП РФ. Пример дела, в котором судьи согласились с проверяющими из налоговой инспекции, - постановление ФАС Поволжского округа от 21.04.2009 №  А57-23412/2008.

Малые предприятия, в том числе предприниматели, вправе не устанавливать кассовый лимит. Это означает, что бизнесмены могут хранить в кассе любые суммы наличных, не сдавая в банк. Отказ от лимита по ККТ коммерсанту нужно закрепить в приказе. Если же ИП установил лимит, то за его превышение грозит штраф в размере от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

Но, к счастью, судебных дел в пользу инспекторов немного. А вот пример дела в пользу бизнеса -постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 №  А40-97533/12-17-949. Судьи согласились с продавцом, что штраф за нецелевые наличные расходы не предусмотрен.

Не забудьте, что для административного штрафа предусмотрен срок давности - два месяца. Если с даты нарушения прошло более двух месяцев, налоговики не вправе выставлять штраф.

Но, чтобы совсем избежать конфликтов с налоговыми инспекторами, проще оплачивать расходы в безналичном порядке. Если же понадобилось оплатить запрещенные расходы именно наличными, то используйте не выручку, а другие источники поступлений. Ведь запрет на наличные расходы касается только выручки. Расскажем про такой способ оплаты подробнее.

Как еще оплатить расходы из кассы

Предприниматели вправе внести в кассу личные денежные средства в любой сумме. Эти средства можно расходовать в бизнесе. Причем личные средства не относятся к выручке, поэтому их можно тратить на любые цели. Никаких ограничений на оплату расходов не из выручки в Центробанке не установили.

Но, конечно, надо соблюдать требования по лимиту расчетов с другими организациями и бизнесменами - 100 000 ₽.

Еще один источник наличных - полученные займы и кредиты. Эти суммы также не относятся к выручке. Поэтому наличные займы и кредиты вы вправе потратить на любые цели. Судьи также подтверждают, что запрет на наличные траты касается только выручки.

Оплачивать расходы не из выручки, а из других источников понадобится, если ИП не может переводить деньги в безналичном порядке. Так происходит, когда у предпринимателя заблокировали банковские счета. В этом случае новый счет банкиры не откроют ни как физлицу, ни как коммерсанту.

Но, чтобы налоговики не задавали вопросов, надо разделять в документах выручку и прочие кассовые поступления. И тут несколько вариантов, как это оформить. Если коммерсант ведет кассовые документы в обычном порядке, то на внесенную сумму оформляйте приходный кассовый ордер. По строке «Основание» впишите: «внесены личные средства индивидуального предпринимателя». Образец приходника вы найдете ниже.

Другое дело, если ИП отказался в работе от кассовых документов. Такое право предусматривает пункт 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У. В этом случае имеет смысл составлять справку о том, что в кассу поступает не выручка, а другие средства. Также составьте справку об источнике оплаты расходов, когда будете выдавать деньги из кассы. Если вы оплачиваете расходы в день поступления в кассу денег, то оформляйте общий документ (образец - ниже).

Три главных совета:

1. Наличную выручку расходуйте только на траты, которые разрешает Центробанк. Иначе налоговики попытаются оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины.
2. Любую сумму из кассы можно перевести на счет предпринимателя или снять на его личные нужды.
3. Ограничения на наличные расходы действуют только для оплат из выручки. Наличные из других источников можно расходовать на любые цели.