Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.

Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).

Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Берем в аренду

Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.

По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.

Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Начисление НДФЛ

Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).

Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).

Передай другому

SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.

Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.

Подробный отчет

Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

• приказ руководителя;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Общение по лимиту

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.

Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.

Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.

Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).

Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.

По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.

Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).

Способы оплаты услуг

1.Оплата услуг связи авансом

Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.

2. Карты экспресс-оплаты

Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).

В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.

3. Компенсация

Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.

Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.

Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.

Звоним по праздникам

Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?

В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Екатерина Петрова

Сотовая связь глубоко внедрилась в нашу повседневную жизнь. Безусловно, данное достижение телекоммуникационных технологий является хорошим подспорьем для предприятия. Использование сотовой связи определенной категорией сотрудников делает предприятие более мобильным хозяйствующим субъектом. Это способствует привлечению новых партнеров, заключению выгодных контрактов и т.д., влияя в конечном итоге на финансовый результат предприятия в целом.

В определенных случаях налоговое законодательство позволяет предприятиям учитывать расходы на сотовую связь при исчислении налога на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. В частности, данные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и осуществлены (понесены) хозяйствующим субъектом для целей получения дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Итак, как вы уже догадались, разговор пойдет о порядке учета расходов на сотовую связь при исчислении предприятием налога на прибыль.

Законодательные основы расходов на сотовую связь

Если внимательно ознакомиться с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, то мы увидим, что в нем речь идет о телефонных услугах и услугах связи, поэтому рассмотрим, что они из себя представляют.

В силу ст. 2 Закона о связи под услугой связи понимается деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений, а под электросвязью - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. В нашей стране данные услуги оказываются операторами связи пользователям на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством и правилами, утвержденными Правительством РФ (ст. 44 Закона о связи). Причем указанные хозяйствующие субъекты могут иметь статус как юридического лица, так и индивидуального предпринимателя (п. 12 ст. 2 Закона о связи).

Как экономически обосновать расходы?

Минфин, учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, в Письме от 02.09.2009 N 03-03-06/1/566 указал, что обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 ч. 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами в ходе мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ.

Проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами в ходе мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ.

Вместе с тем суды иногда утверждают обратное. Так, при рассмотрении спора ФАС ДВО в Постановлении от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380 указал, что экономическую обоснованность затрат, их связь с получением доходов должен доказывать налогоплательщик, который самостоятельно формирует налоговую базу в соответствии с требованиями налогового законодательства.

Камнем преткновения, как правило, является расширительное толкование экономической обоснованности. Для примера приведем наиболее распространенные причины, по которым налоговики признают расходы необоснованными:

Отсутствуют доходы в налоговом (отчетном) периоде (игра в одни ворота - расходы есть, а доходов нет);

От понесенных расходов хозяйствующий субъект в конечном итоге получает убыток;

Размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел налогоплательщика;

Произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности предприятия и т.д.

На практике налоговики на местах очень часто оценивают экономическую обоснованность расходов только по субъективным представлениям о содержании и смысле деятельности того или иного хозяйствующего субъекта. Такие факторы, как сложившиеся отношения с контрагентами, рисковый характер предпринимательской деятельности и т.д., во внимание не принимаются. Однако арбитры по этому вопросу не раз указывали на то, что при оценке экономической обоснованности расходов необходимо исходить из конкретных обстоятельств экономической деятельности хозяйствующего субъекта.

Так, в Постановлении от 31.05.2006 N КА-А40/4775-06 ФАС МО поддержал налогоплательщика и подтвердил экономическую обоснованность произведенных им расходов на услуги сотовой связи для целей налогообложения прибыли. Обоснованность сводилась к тому, что услуги сотовой связи необходимы для оперативного принятия решений по тем или иным вопросам. Кроме того, организацией были представлены приказы, счета-фактуры, а также договоры. Приказами руководителя был определен лимит расходов на услуги сотовой связи, который не был превышен.

Еще один довольно интересный, судебный акт - Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07. В частности, в нем арбитры пришли к выводу, что наличие стационарной телефонной связи само по себе не может свидетельствовать об отсутствии экономической обоснованности затрат на сотовую связь.

По результатам выездной налоговой проверки контролеры посчитали, что организация занизила налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, и привлекли ее к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ. Основанием для доначисления налога на прибыль в данном случае послужило отсутствие экономической оправданности затрат на услуги сотовой связи.

Посчитав решение налогового органа незаконным, организация обратилась в суд с соответствующим заявлением. Арбитры, признавая недействительным решение инспекции, исходили из того, что приказом организации, которым утверждены положения об использовании корпоративной сотовой связи, и должностными инструкциями директора по персоналу, главного экономиста, секретаря-референта, менеджера по информационным технологиям, менеджера-аналитика предусмотрены служебные обязанности указанных сотрудников, касающиеся необходимости взаимодействия как с работниками организации, так и с иными лицами для своевременного и оперативного решения задач при выполнении трудовых функций, личные разговоры запрещены.

В ходе судебного разбирательства арбитрами было установлено, что использование сотовой связи указанными в решении налогового органа работниками организации связано с производственной деятельностью фирмы, причем в данном случае разъездной характер работы не является обязательным условием для признания производственной необходимости использования сотовой связи работниками.

Доказательства того, что переговоры велись перечисленными сотрудниками в неслужебных целях, налоговым органом суду не представлены. Поскольку действующим законодательством не ограничена возможность отнесения налогоплательщиком к расходам затрат на сотовую связь при наличии стационарной телефонной связи, наличие последней само по себе не может свидетельствовать об отсутствии экономической обоснованности затрат на сотовую связь.

Таким образом, ФАС ВСО пришел к выводу о доказанности налогоплательщиком экономической обоснованности затрат на оплату сотовой связи, связанных с производственной деятельностью.

Подобная мысль прослеживается и в Постановлении ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08: факт наличия стационарных телефонов у налогоплательщика не препятствует ему пользоваться услугами сотовой связи, следовательно, понесенные расходы на услуги связи являются экономически обоснованными.

Иногда на практике налоговики отказываются признавать расходы на мобильную связь (на обслуживание телефонного номера) экономически обоснованными по причине отсутствия на балансе налогоплательщика телефонного аппарата. Возникает вопрос: насколько правомерны действия контролеров в данном случае?

Отсутствие на балансе предприятия телефонного аппарата еще не повод для отказа в принятии расходов на услуги связи.

В пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что расходы на телефонные услуги учитываются в целях исчисления налога на прибыль, при этом каких-либо оговорок об обязательном наличии телефонного аппарата данная норма не содержит. Следовательно, для включения в расходы подобных затрат наличия на балансе налогоплательщика телефонного аппарата не требуется. Таким образом, в рассматриваемом случае действия налоговиков незаконны.

Право на существование данной точки зрения подтверждается арбитражной практикой. Так, в Постановлении от 21.07.2005 N КА-А41/6715-05 ФАС МО, установив, что в соответствии с условиями трудовых договоров генеральным директором и его заместителем для служебных переговоров используются личные мобильные телефоны, посчитал, что расходы на услуги мобильной связи являются экономически оправданными, поэтому в силу п. 1 ст. 252 НК РФ учитываются в целях налогообложения прибыли. Следует отметить, что в своих утверждениях ФАС МО далеко не одинок. Так, в Постановлении от 24.04.2007 N А56-33529/2006 ФАС СЗО указал, что налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи, независимо от наличия на своем балансе мобильного телефона (см. также Постановление ФАС ВВО от 02.02.2006 N А38-4091-12/222-2005). Федеральные арбитры ДВО, например, в Постановлении от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380 отметили, что наличие на балансе организации только одного телефонного аппарата не препятствует признанию расходов на обслуживание иных телефонов, не числящихся на нем.

Какими документами подтвердить расходы?

По мнению Минфина (Письмо от 19.01.2009 N 03-03-07/2), для того чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии три документа, а именно:

Утвержденный перечень должностей (список) работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей пользуются сотовой связью.

Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов и сим-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками. Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков);

Договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;

Детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды.

Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

В отношении договора с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг следует отметить, что в определенных случаях принять "мобильные" расходы в целях налогообложения прибыли можно и без такого договора. Данную точку зрения подтверждает сложившаяся в отдельных регионах арбитражная практика. Так, например, в Постановлении от 11.07.2005 N А13-8591/03-15 ФАС СЗО посчитал правомерным учет в расходах для целей налогообложения прибыли организаций затрат на услуги сотовой связи, возмещаемых сторонней организации, с которой оператором сотовой связи заключен договор.

В определенных случаях принять расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли можно и без договора со специализированным оператором.

Позиция фискалов в отношении детализированного счета в пакете подтверждающих документов иногда находит свое отражение при рассмотрении споров арбитражными судами. Так, ФАС ВВО в Постановлении от 10.06.2008 N А29-2210/2007, рассматривая судебное разбирательство, принял сторону контролирующих органов, которые по результатам выездной налоговой проверки отказали организации в признании расходов на сотовую связь, потому что она в подтверждение данных затрат не представила детализированные счета оператора и тем самым, по мнению суда, не доказала экономическую обоснованность "мобильных" расходов (см. также Постановление ФАС УО от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).

Вместе с тем, названные Постановления являются скорее исключением из правил, нежели установленной догмой. Большинство споров по данному вопросу разрешаются судами в пользу налогоплательщиков. В доказательство сказанного приведем ряд Постановлений.

Так, например, в Постановлении ФАС МО от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 арбитры отклонили довод инспекции о том, что производственную направленность переговоров следует подтверждать детализацией телефонных счетов и расшифровкой с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры, так как содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона о связи).

В Постановлении ФАС ЦО от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8 содержится вывод о том, что требование инспекции представить детализированный счет оператора для подтверждения расходов на сотовую связь не основано на нормах налогового законодательства (см. также Постановление ФАС МО от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08).

Необходимо также отметить Постановление ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, в котором рассмотрена следующая ситуация.

По результатам выездной налоговой проверки инспекцией принято решение о начислении налогов, штрафов и пеней, а также об уменьшении размера убытков при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Основанием для принятия такого решения послужил вывод налогового органа о том, что организацией в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, неправомерно включены затраты на оплату телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи.

Налогоплательщик, посчитав данное решение нарушающим его права и законные интересы, обратился в арбитражный суд с заявлением о признании его недействительным.

В свою очередь, суд на основании представленных в дело документов сделал вывод о том, что расходы на телефонные услуги в спорных размерах являются обоснованными и документально подтвержденными. При этом довод инспекции о непредставлении налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи в подтверждение обоснованности данных расходов (со ссылкой на Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15) отклонен, поскольку, по мнению ФАС УО, налоговое законодательство не содержит обязательного перечня документов для подтверждения налогоплательщиком своих расходов.

Приказы директора предприятия и филиалов об установлении перечней должностей работников, которые обеспечиваются средствами мобильной связи, и лимитов на ее использование, договоры с работниками об использовании сотовых телефонов в служебных целях, первичные бухгалтерские документы об оплате услуг сотовой телефонной связи.

Не удовлетворенные решением ФАС, налоговики решили искать поддержку в высших судебных инстанциях, однако и там их ждало разочарование - Определением ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09 отказано в передаче рассматриваемого Постановления в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Подобным образом спор был разрешен в Постановлении ФАС МО от 01.11.2008 N КА-А40/10063-08: суд признал обоснованными расходы на оплату услуг сотовой связи без представления налогоплательщиком детализированных счетов оператора.

Еще один документ, которому следует уделить внимание в данном разделе, - Постановление ФАС ЗСО от 02.07.2008 N Ф04-3910/2008(7317-А81-14). Из материалов дела следует, что организация в подтверждение производственного характера использования сотовой связи представила в инспекцию и в суд договоры, приказ, содержащий сведения о сотрудниках, которым необходимы сотовые телефоны для выполнения своих служебных обязанностей, распечатки оператора связи с указанием номеров телефонов, счета телефонной станции. Однако налоговики посчитали, что этого недостаточно, и, исключив из налогооблагаемой базы "мобильные" расходы, доначислили организации налог на прибыль со всеми вытекающими последствиями: пени, штрафные санкции.

Не согласившись с таким произволом, организация обратилась в судебные инстанции с соответствующим заявлением. И, как выяснилось, не зря.

При рассмотрении дела ФАС ЗСО установил, что в спорном периоде организацией было заключено с оператором 10 договоров на оказание услуг сотовой связи, каждый на обслуживание одного телефонного номера, при этом договоры были заключены с организацией-работодателем, а не с абонентами - физическими лицами (сотрудниками). Перечень документов, необходимых для подтверждения производственного характера переговоров по сотовой связи, действующим законодательством не определен, в связи с чем у налогового органа не было правовых оснований для исключения из состава расходов стоимости услуг сотовой связи.

Довод налогового органа о том, что при отсутствии детализированного счета данные затраты не могут уменьшать налогооблагаемую базу, был отклонен арбитрами, поскольку такой счет в силу положений ст. 252 НК РФ не является необходимым документом, подтверждающим обоснованность расходов на мобильную связь. Таким образом, исходя из установленных по делу обстоятельств и на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ суд удовлетворил заявленные требования налогоплательщика.

Следует отметить, что аналогичного мнения по данному вопросу придерживаются ФАС ПО (Постановление от 14.02.2008 N А65-8190/07-СА2-8), ФАС СЗО (Постановление от 19.11.2007 N А42-5798/2006), ФАС СКО (Постановление от 01.03.2006 N Ф08-504/2006-240А).

Можно ли учесть расходы на звонки в нерабочее время?

Определенный контингент сотрудников, включая руководителя, зачастую вынужден вести переговоры не только в рабочие будни, но и в выходные, праздничные дни, иногда и во время отпуска. В этом случае напрашивается вопрос: можно ли расходы на подобные разговоры учесть в целях налогообложения прибыли, если организация подтвердит, что услугами сотовой связи пользовались исключительно в служебных целях? По сути, факт совершения звонков в праздничные, выходные дни или в период отпуска вовсе не означает, что они носят непроизводственный характер. Более того, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает признавать в качестве прочих расходов затраты на телефонные услуги и не устанавливает каких-либо условий для признания таких расходов.

По этому поводу Минфин высказался в Письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418. В частности, в нем говорится, что в случае ведения сотрудником телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами в целях исчисления налога на прибыль.

При этом в качестве подтверждения расходов выступает все тот же пакет документов (утвержденный перечень должностей сотрудников, договор с оператором сотовой связи, детализированные счета). По мнению чиновников, критерием экономической обоснованности для целей налогообложения вышеуказанных расходов в данном случае будет являться необходимость использования работником в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями сотового телефона в служебных целях. В должностной инструкции должно быть зафиксировано, что для выполнения трудовых обязанностей сотрудникам необходима сотовая связь.

Вместе с тем на практике приходится сталкиваться с непониманием со стороны налоговых органов на местах, которые подходят к вопросу определения экономической обоснованности и производственного характера переговоров формально, преследуя фискальные интересы. Однако судебные инстанции разрешают споры в таких случаях, как правило, в пользу налогоплательщиков. Так, в Постановлении от 20.07.2007 N А05-692/2007 ФАС СЗО указал, что ссылка налогового органа на осуществление организацией телефонных переговоров по окончании рабочего времени сама по себе не свидетельствует о непроизводственном характере данных переговоров и не препятствует учету этих затрат в качестве прочих расходов, связанных с реализацией (см. также Постановление ФАС МО от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06).

При рассмотрении спора ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 принял во внимание пояснения налогоплательщика о том, что условия тарифных планов оператора сотовой связи не позволяют выделить звонки, сделанные в рабочее и во внерабочее время. В результате арбитры заявили, что использование налогоплательщиком сотовой связи вне рабочего времени и отсутствие лимита расходования денежных средств на мобильную связь в приказах не свидетельствуют об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь с учетом представленных должностных инструкций, приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время.

Кроме того, ФАС МО указал, что производственная направленность телефонных разговоров не опровергается отсутствием отражения в документации налогоплательщика абонентов, поскольку не каждый звонок сопровождается оформлением договора или возникновением иной связи между абонентами.

Учитывая разъяснения Минфина, а также сложившуюся арбитражную практику, делаем выводы: в случае произвола со стороны налоговиков шансов отстоять свою точку зрения у организации предостаточно. Для этого необходимо подать соответствующую жалобу в вышестоящий налоговый орган (УФНС), если же это не приведет к желаемому результату - в арбитражный суд.

Лимитируем звонки

Услуги связи, оплачиваемые предприятием, но используемые сотрудниками в личных целях, не принимаются налоговиками для целей налогообложения. К сожалению, на практике разделить объем и стоимость служебных и личных телефонных разговоров достаточно тяжело, поэтому многие работодатели устанавливают для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит впоследствии <9> возмещению работниками за счет собственных средств.

Напомним, налоговики в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, признают только экономически обоснованные затраты на услуги связи, оплачиваемые организацией и используемые сотрудниками в служебных целях.

Изначально счета оплачивает организация, а затем расходы, превышающие установленный лимит, удерживаются из заработной платы сотрудников или вносятся ими непосредственно в кассу работодателя.

Следует отметить, что в этом случае руководитель предприятия приказом должен установить данный лимит вместе с перечнем сотрудников, которым в силу исполняемых ими обязанностей (основание - должностная инструкция) необходимо использовать сотовую связь.

По мнению некоторых экспертов, если приказом определить круг лиц, установить для них разумный лимит, то "мобильные" затраты в рамках этого лимита можно смело, без каких-либо проблем списывать в расходы, участвующие в налогообложении прибыли. Главное, чтобы были договор с оператором и выставленные счета-фактуры.

Однако мы вынуждены предостеречь налогоплательщиков, решивших воспользоваться данной точкой зрения. Дело в том, что доказывать экономическую обоснованность и производственную направленность расходов придется в любом случае. Пакет подтверждающих документов, который должна подготовить организация для этого, тот же, как и в случае, если такой лимит не установлен.

Итак, если стоимость служебных разговоров будет ниже установленного лимита, то в расходы для целей налогообложения прибыли можно включить только стоимость служебных разговоров. Стоимость личных разговоров сотрудника, не превышающая выделенного ему лимита на сотовую связь, при налогообложении не учитывается.

Сверхлимитные расходы подлежат возмещению организации работниками за счет собственных средств, причем включаются они в состав прочих расходов, по мнению Минфина, только после того, как сотрудники возместят их работодателю. При этом суммы такого возмещения учитываются для целей налогообложения в доходах от реализации (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275).

В связи с этим, во-первых, непонятно, что реализовала организация работнику. В соответствии с п. 1 ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав. Исходя из того, что услуги связи потребляются в процессе их оказания (п. 5 ст. 38 НК РФ), приобрести и реализовать их не представляется возможным. Остается одно - предприятие само оказывает услуги. В этом случае его следует признать оператором связи (юридическим лицом, оказывающим услуги связи на основании соответствующей лицензии) (ст. 2 Закона о связи). Если у предприятия нет такой лицензии, при определенных обстоятельствах это может стать основанием для привлечения его к ответственности, вплоть до уголовной (ст. 171 УК РФ). Нравится ли вам такой "поворот судьбы"? На наш взгляд, это полный абсурд, к тому же мнение финансистов противоречит описанной ситуации, так как услуги оказывает оператор сотовой связи, а не предприятие-работодатель.

Во-вторых, говоря о моменте признания расходов, мы не можем согласиться с позицией чиновников. Дело в том, что расходы на услуги связи учитываются на одну из дат, указанных в разделе о налоге на прибыль (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). И такого момента, как возмещение затрат организации, в нем нет. Следовательно, момент признания расходов, предложенный Минфином, нельзя использовать как руководство к действию.

С лимитом вроде бы все понятно. А как быть, если у работника безлимитный тариф? Можно ли в этом случае учесть расходы на услуги сотовой связи?

При оказании услуг связи по такому тарифу оператору уплачивается фиксированная сумма за период времени, в который количество звонков не ограничено. Оплата по договору осуществляется, как правило, на основании счетов-фактур и распечаток, где указывается стоимость международных переговоров и/или доступа в Интернет (время и стоимость переговоров на территории РФ в распечатках (детализированных счетах) отсутствуют). Отследить направленность внутренних звонков в данном случае невозможно. Как тогда определить сумму неучитываемых расходов?

Ответить на этот вопрос Минфин попытался в Письме от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217. В частности, чиновники разъяснили, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей внутренним локальным актом организации. При этом ни о каких детализированных счетах в качестве подтверждающих документов Минфин даже и не вспомнил.

Исходя из Письма, можно прийти к выводу, что если лимит для работника приказом руководителя организации не установлен, то в расходы включаем всю сумму затрат по безлимитному тарифу (абонентскую плату), в противном случае - в пределах установленного лимита.

Вместе с тем такой подход вряд ли устроит налоговиков. Основанием для списания полной суммы ежемесячной абонентской платы в расходы для контролеров является использование телефона с безлимитным тарифом в служебных целях. Поэтому личные звонки по служебному телефону следует исключить. Для этого работника нужно ознакомить под роспись с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону запрещены. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками как для производственных, так и для личных разговоров, то необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работниками. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Следует отметить, что данный подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в Письме от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217, и при его использовании разногласий с налоговыми органами возникнуть не должно.

Пример 1. Начальник отдела контроля качества в силу должностных обязанностей пользуется сотовой связью. Руководитель предприятия в целях экономии средств предоставил ему телефон, подключенный к безлимитному тарифу. Ежемесячная абонентская плата по договору составляет 3500 руб. Порядка 25% звонков не связаны со служебной деятельностью данного сотрудника, что подтверждается ежемесячными детализированными счетами (за предыдущие периоды).

Руководитель предприятия обоснованно установил лимит расходов на мобильную связь по данному телефонному номеру в размере 70% абонентской платы, то есть 2450 руб. (3500 руб. x 70%).

В результате в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, будут приняты суммы в соответствии с утвержденным руководителем лимитом, то есть в размере 70%, при условии, что они соответствуют нормам ст. 252 НК РФ.

Следует отметить, что порядок учета расходов на мобильную связь, рассмотренный в примере, подходит только для тех случаев, когда процент звонков сотрудника по личным вопросам колеблется на определенном уровне. Если же процент таких звонков месяц от месяца колеблется в значительных пределах, то необходимо использовать следующую схему определения "мобильных" расходов.

Пример 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера с одним лишь отличием: согласно приказу руководителя ежемесячные расходы на сотовую связь, принимаемые для целей налогообложения (Р), определяются по формуле:

Р = А x Зсл / Зобщ,

где А - размер абонентской платы;

Зсл - количество звонков в служебных целях;

3общ - общее количество звонков.

Предположим, что в октябре 2009 г. по данному телефону было сделано 200 звонков, из них к служебным относятся лишь 90.

В налоговую базу по налогу на прибыль за октябрь будут включены расходы на услуги мобильной связи в размере 1575 руб. (3500 руб. x 90 зв. / 200 зв.).

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

• Корпоративная сотовая связь : договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь : каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью .

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• договор с оператором сотовой связи;
• счет за оказанные услуги;
• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

• телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
• работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться , либо .

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

• в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
• если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена . С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

• Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

• Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными , и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
  • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
  • не облагается страховыми взносами;
  • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить .

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
  • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
  • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: и .

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
• должностная инструкция работника;
• трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
• копия договора работника с оператором сотовой связи;
• копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

• в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
• в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

• не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
• принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
3. Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
, .

Есть два способа учитывать расходы на сотовую связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров в том, что позволяет обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

С помощью лимитирования компания может оптимизировать расходы на сотовую связь. Так как заранее известно, сколько денег предстоит заплатить за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

Но есть два очевидных минуса. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Личные переговоры за счет компании

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Как быть с личными переговорами? Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

Стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример

ООО "Вега" в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер. Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Важно!

Расходы на услуги сотовой связи удастся списать, если следующий комплект документов:

• правила пользования служебными мобильными телефонами;
• список работников, которым положена мобильная связь, утвержденный руководителем компании;
• трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
• договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Расходы на корпоративные сим-карты и телефоны

Расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов списать, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. , ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Компенсация использование личного телефона

Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Плата за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Е. Сафарова ,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом