Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков – одна из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей. В статье мы расскажем, как хранить бухгалтерскую и налоговую документацию, и что следует предпринять в случае ее утраты.

Одной из обязанностей фирмы (индивидуального предпринимателя) является сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. В их число входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание обязательных платежей. Данное требование выдвигается подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, фирме нужно хранить:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Согласно ему, должны храниться:

• годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;
• документы учетной политики - пять лет;
• первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Высший Арбитражный Суд РФ Решением от 21 февраля 2012 г. № 14589/11 оставил без удовлетворения заявления о признании недействующим названного приказа в той его части, которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, неподведомственные федеральным органам госвласти, возлагаются обязанность по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется), возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Нарушение порядка хранения документов

Отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение налогоплательщик подлежит штрафу в размере 10 000 рублей. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 рублей.

Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей. Основание –
статья 120 Налогового кодекса.

Утрата необходимых документов может послужить причиной тому, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», а также по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» Налогового кодекса.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Хранение документов

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1983 г. № 105 (далее – Положение № 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой собственный архив либо воспользоваться услугами хранения государственного или муниципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ; далее – Закон № 125-ФЗ).

Внимание

Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:

• создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
• предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ);
• обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона
  № 125-ФЗ);

Таким образом, под архив должно быть выделено отдельное помещение со специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.

Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь.

Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.

Внимание

Сегодня существуют архивные компании, которые предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. Поэтому можно передать бухгалтерскую и налоговую документацию на внеофисное хранение специализированной компании.

Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной.

Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Информацию в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски).

Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- формы бухгалтерской отчетности;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Какими же сроками следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских документов;
- в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне . В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.

Как хранить бумаги

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Какие документы передаются в архив

Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Порядок уничтожения бумаг

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.

Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (см.).

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Три группы

Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы. А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

Налоговые документы

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кадровые документы

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Бухгалтерские и хозяйственные документы

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

ВЫБОР РЕДАКТОРА

Столичные власти определились с первыми сериями пятиэтажек под снос

2021-05-20 12:59:13

Алексеева Е.В. Страхование - файл n1.doc. Роль страхования в современном мировом сообществе Роль страховых организаций в современном обществе

2021-05-09 05:27:07

Вклады Проценты по вкладам в банках году

2021-04-28 04:29:20

ПОПУЛЯРНЫЕ ЗАПИСИ

Валидный номер исполнительного дела это Что такое валидный номер исполнительного производства

2021-04-28 04:29:20

Пособие по уходу за ребенком с учетом новых разъяснений минтруда и фсс Пособие по уходу за ребенком

2021-04-18 07:53:37

Где оформляется снилс на взрослого

2021-04-18 07:53:37

ПОПУЛЯРНАЯ КАТЕГОРИЯ

• Разное
• Денежные переводы
• Банки
• Нпф
• Ипотека
• Новости
• Законодательство
• Кредиты