Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина и ФНС можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

• в налоговую - сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта - не одно и то же.

Сообщает

1 - об открытии счета 2 - о закрытии счета 3 - о возникновении права использовать КЭСП 4 - о прекращении права использовать КЭСП

При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1»

1 - в банке 2 - в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)

• в ФСС - сообщение по рекомендованной им форм еПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
• в ПФР - сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :

• такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
• сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

• доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
• определить сумму этого ущерба;
• соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

• <или> дебетовая - когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
• <или> кредитная - когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

Содержание операции	Дт	Кт
На дату пополнения карточного счета
Перечислены деньги с расчетного счета на карточный		51 «Расчетные счета»
На дату списания банком комиссии
Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо дподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)*
С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги		55, субсчет «Карточный счет»
С карты работником сняты наличные
На дату составления работником отчета о потраченных суммах
Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы	26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.)	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	19 «НДС по приобретенным ценностям»

* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .

Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника
С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»
На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита
Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита
С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту	55, субсчет «Карточный счет»	51 «Расчетные счета»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	55, субсчет «Карточный счет»
На дату начисления банком процентов за пользование кредитом
Начислены проценты по кредиту банка	91-2 «Прочие расходы»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам иподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ . Однако учитываются они в пределах нор мст. 269 , п. 8 ст. 270 НК РФ . Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68)

ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта - кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .

Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:

• пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
• кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П ;
• в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте.
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Внимание

Давайте разберемся. Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету, т.е. у Вас в банке есть расчетный счет и карточный. Вы принимаете деньги от покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный.

И уже оттуда оплачиваете какие-то расходы компании.

1. Если карта именная (на ней указано имя генерального директора или иного распорядителя):

Дт 55.4 Кр 51 – перечисление денежных средств с р/с на карточный (на основании выписки по р/с) Дт 71 Кр 55.4 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету) Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (которое указано на карте), проводка формируется на основании предоставленного авансового отчета

1. Если карта неименная (на ней не указано никакого имени):

Можно издать приказ, по которому распорядителем средств является то лицо, которое пользуется картой.

Корпоративная карта покупки бух проводки Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат. Виды Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты.

Важно

С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта. По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных. На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными.

Оплата корпоративной картой — проводки

Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам Проводка делается на дату принятия отчета 71 57 Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов

1. В случае если нет оперативного контроля.
2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)

57 55 Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника На дату получения отчета банка 91 66 Начислены проценты за пользование кредитными средствами Для кредитных карт и овердрафта 66 55 Погашен кредит по кредитной карте Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт». Итоги Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам.

7 правил для корпоративной карты

Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства? Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении.
Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате. По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Уроки 1с для начинающих и практикующих бухгалтеров

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71-списаны на расходы на хознужды (командировку работника). ПримерООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая.

Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб. В период командировки сотрудник:- 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;- 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;- 14 мая снял наличными 1400 руб.

(причитающиеся ему суточные). В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

Операции по корпоративной карте – как отразить в бухгалтерском учете?

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении. Бухучет по корпоративным картам довольно прост.

У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении отчета по корпоративной карте работником, которому она была выдана.

Далее рассмотрим особенности отражения операций. Общие сведения Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности. Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат.

Оплата корпоративной картой: как правильно оплачивать и проводить

Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб. Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками.

В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• «Остаток по карте». Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• «Выдача карты №…».

  В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке «Выдана карта» указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа «Платежное поручение».
При этом из России можно оперативно пополнить счет работника, находящегося за границей.

• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с. Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих). Важные нюансы Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Инфо

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете. Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте.

При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости.
Все это может быть учтено в расходах вашей организации и уменьшить налогооблагаемую базу. Во-вторых, можно купить что-то в офис, не связанное ведением деятельности, например, оплатить услуги массажиста, который приходит в офис раз в неделю и делает всем сотрудникам массаж.

Корпоративная карта покупки бух проводки

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты.

Проводка такая:ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»- списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет. Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

• только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
• кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
• дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

• Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
• Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

• размер ущерба может быть оценен;
• вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
• оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
• размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
• работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

			Примечание
		Пополнение корпоративной карты	Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
		Использование кредитных средств банка	Для кредитной карты и овердрафта
		Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
		Сотрудником оплачены расходы картой по безналу. Сотрудником получены наличные по карте	Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76		Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам	Проводка делается на дату принятия отчета
		Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов	В случае если нет оперативного контроля. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
		Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника	На дату получения отчета банка
		Начислены проценты за пользование кредитными средствами	Для кредитных карт и овердрафта
		Погашен кредит по кредитной карте	Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

1. Перечень расходов и опера­ций, которые могут быть совер­шены работником организации по корпоративной карте, принад­лежащей организации

Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйствен­ной деятельности любой организа­ции очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организа­ций, применяющих их в своей дея­тельности.

Для того чтобы использовать кор­поративную банковскую карту в ор­ганизации, целесообразно издать по­ложение об использовании такого банковского продукта, которое уста­новит перечень должностей сотруд­ников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень рас­ходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использовани­ем данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.

Для исключения возможных спо­ров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотруд­ников, имеющих право использовать эту карту.

Для учета движения корпоратив­ных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании кото­рых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоратив­ных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).

В учетной политике целесообразно прописать способ уче­та подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье

Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогово­го кодекса Российской Федера­ции (НК РФ).

Для бухгалтерского уче­та операций с корпоративны­ми банковскими картами при­меняются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отра­жаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.

Перечень операций, которые могут быть совершены физи­ческим лицом по банковской карте установлены в Положе­нии об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).

Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следу­ющие операции:

• получение наличных денежных средств в валюте Россий­ской Федерации или иностранной валюте на территории Рос­сийской Федерации;
• получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
• оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуаль­ной деятельности) в валюте Российской Федерации на терри­тории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
• иные операции в валюте Российской Федерации, в отно­шении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
• иные операции в иностранной валюте с соблюдением тре­бований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использо­ванием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указан­ные в настоящем пункте операции по банковским счетам, от­крытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, мо­жет осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте опера­ции за счет предоставляемо­го кредита в валюте Россий­ской Федерации без использования банковского счета.

Использование предо­плаченной карты клиентом — физическим лицом осу­ществляется в соответствии с требованиями Федераль­ного закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной систе­ме» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денеж­ных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся нерези­дентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет пре­доставляемого кредита в ва­люте Российской Федерации, иностранной валюте без ис­пользования банковского счета.

Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета, валюты предостав­ленного кредита, в порядке и на условиях, установлен­ных в договоре банковско­го счета, кредитном догово­ре. Клиенты - физические лица с использованием пре­доплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств. При соверше­нии указанных в настоящем пункте операций валюта, по­лученная кредитной органи­зацией — эмитентом в резуль­тате конверсионной опера­ции, перечисляется по назна­чению без зачисления на счет клиента - физического лица.

Согласно п. 2.5 Положе­ния N 266-П клиент - юри­дическое лицо, индивидуальный предприниматель осу­ществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• получение наличных денежных средств в валю­те Российской Федерации для осуществления на террито­рии Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком Рос­сии, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального пред­принимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
• оплата расходов в ва­люте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индиви­дуального предпринимателя, в том числе оплатой коман­дировочных и представитель­ских расходов, на территории Российской Федерации;
• иные операции в валю­те Российской Федерации на территории Российской Феде­рации, в отношении которых законодательством Россий­ской Федерации, в том чис­ле нормативными актами Бан­ка России, не установлен за­прет (ограничение) на их со­вершение;
• получение наличных де­нежных средств в иностран­ной валюте за пределами тер­ритории Российской Федера­ции для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплата командировоч­ных и представительских рас­ходов в иностранной валюте за пределами территории Рос­сийской Федерации;
• иные операции в ино­странной валюте с соблюде­нием требований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель может осущест­влять с использованием рас­четных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, откры­тым в валюте Российской Фе­дерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму налич­ных денежных средств в ва­люте Российской Федерации, которая может выдавать­ся клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одно­го операционного дня для це­лей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организа­ции - эмитенту рекоменду­ется установить для клиен­та - юридического лица, ин­дивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федера­ции для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 ру­блей в течение одного опера­ционного дня.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель осуществляет с использованием предопла­ченных карт перевод элек­тронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответ­ствии с требованиями Феде­рального закона N 161-ФЗ.

Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юриди­ческие лица, индивидуальные предприниматели с использо­ванием расчетных (дебето­вых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предприни­мателя, в порядке и на усло­виях, установленных в дого­воре банковского счета. При совершении указанных в на­стоящем пункте операций ва­люта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридиче­ского лица, индивидуально­го предпринимателя. Клиен­ты - юридические лица, индивидуальные предпринима­тели с использованием пре­доплаченных карт могут осу­ществлять переводы элек­тронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств.

Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денеж­ных средств на банковском счете при совершении клиен­том операций с использова­нием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах ли­мита, предусмотренного в до­говоре банковского счета, мо­жет быть предоставлен овер­драфт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствую­щего условия в договоре бан­ковского счета.

Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организа­ции при осуществлении эмис­сии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осущест­влении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

• остаток денежных средств на банковском сче­те клиента в случае не вклю­чения в договор банковского счета условия предоставле­ния овердрафта;
• лимит предоставления овердрафта;
• лимит предоставляемо­го кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным опе­рациям могут осуществляться путем предоставления кли­енту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского сче­та или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.

При отсутствии в договоре банковского счета, а в кре­дитном договоре - условия предоставления клиенту кре­дита по указанным операци­ям погашение клиентом воз­никшей задолженности осу­ществляется в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) ва­люта РФ - средства на бан­ковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящие­ся в обращении и являющи­еся законным средством на­личного платежа на терри­тории соответствующего ино­странного государства (груп­пы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Зако­на РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Иностранная валюта яв­ляется разновидностью ва­лютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валют­ных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а так­же использование валютных ценностей, валюты РФ в ка­честве средства платежа яв­ляется валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Исходя из этого, оплата корпоративной картой в ино­странной валюте является ва­лютной операцией, следова­тельно, для отражения в бух­галтерском учете данной опе­рации необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).

ПБУ 3/2006 устанавлива­ет особенности формирова­ния в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности ин­формации об активах и обя­зательствах, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежа­щих оплате в рублях, органи­зациями, являющимися юри­дическими лицами по законодательству РФ (за исключе­нием кредитных организаций и государственных (муници­пальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.

Перечень возможных опе­раций по карте предлагаем в таблице N 1.

Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.

2. Оплата командировоч­ных расходов работни­ками организации в ино­странной валюте на терри­тории России и за ее пре­делами по рублевым кор­поративным картам. Осо­бенности учета

Как говорилось выше, до­пускается оплата команди­ровочных и представительских расходов в иностран­ной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эми­тированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).

Исходя из норм п. 5.2 Ин­струкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке пред­ставления резидентами и не­резидентами уполномоченным банкам документов и инфор­мации, связанных с проведе­нием валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке уче­та уполномоченными банками валютных операций и контро­ля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному дого­вору), сумма обязательств по которому не превышает в эк­виваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного сче­та резидента в валюте РФ, па­спорт сделки не составляется.

Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что ре­зидент при осуществлении валютной операции, связан­ной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в упол­номоченном банке, представ­ляет в уполномоченный банк одновременно следующие до­кументы: распоряжение о пе­реводе денежных средств, предусмотренное норматив­ным актом Банка России, ре­гулирующим правила осу­ществления перевода денеж­ных средств (далее - рас­четный документ по валют­ной операции); документы, связанные с проведением ва­лютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.

В то же время п. 3.3 Ин­струкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с исполь­зованием банковских карт.

Исходя из вышеизложен­ного, резидент при осущест­влении валютных операций в валюте РФ с использовани­ем банковских карт представ­ляет в уполномоченный банк документы, связанные с про­ведением валютной операции без составления и пред­ставления расчетного доку­мента по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных опе­раций с использованием бан­ковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмо­трен. По нашему мнению, та­кой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления ва­лютных операций. Также ре­комендуем согласовать пере­чень представляемых в банк документов (например, сче­тов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).

В случае если оплата с ру­блевой корпоративной кар­ты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.

Для правильного же отра­жения в налоговом и бухгал­терском учете операций по оплате с рублевой корпора­тивной карты за территори­ей РФ любых расходов необ­ходимо ответить на несколь­ко вопросов.

1. Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
2. Когда право собственно­сти на валютные ценности пе­реходит к организации: в мо­мент получения валюты со­трудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
3. Возникают ли в учете курсовые разницы по расче­там с подотчетным лицом?

По нашему мнению, пра­во собственности на валют­ные ценности переходит на организацию в момент полу­чения валюты его сотрудни­ком из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им ва­лютного платежа с рублевой корпоративной карты).

Сначала право собственно­сти на валюту переходит на организацию, а потом органи­зация выдает валюту в подот­чет своему сотруднику.

Это вывод обоснован сле­дующим.

Согласно ст. 30 Федераль­ного закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банков­ской деятельности» отноше­ния между кредитными ор­ганизациями и их клиента­ми осуществляются на основе договоров.

Согласно п. 1 ст. 845 Граж­данского кодекса Российской Федерации по договору бан­ковского счета банк обязует­ся принимать и зачислять по­ступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выпол­нять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соот­ветствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по по­воду договора (снятие денег со счета, конвертация денеж­ных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Кор­поративная карта привязана к счету и фактически являет­ся только средством платежа.

Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обяза­тельным к приему по нари­цательной стоимости на всей территории Российской Феде­рации.

При этом валютные цен­ности - иностранная валю­та и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на тер­ритории России за некоторым исключением) согласно поло­жениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулирова­нии и валютном контроле».

Таким образом, рубли и валюта - это разные объек­ты гражданских прав, в том числе имеющие разную стои­мостную оценку в разные пе­риоды времени. При этом ука­занная разница также должна быть отражена в бухгалтер­ском и налоговом учете.

В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета юридического лица в порядке и на условиях, уста­новленных в договоре банковского счета. При совер­шении указанных операций валюта, полученная кредит­ной организацией - эмитен­том в результате конверсион­ной операции, перечисляется по назначению без зачисле­ния на счет клиента - юри­дического лица.

Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осу­ществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федераль­ного закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хо­зяйственной жизни подле­жит оформлению первичным учетным документом. И дол­жен быть отражен в бухгал­терском учете.

Следует отметить, что при использовании рублевых кор­поративных карт организа­ции необходимо учитывать, что коммерческий курс об­служивающего банка, приме­няемый при конвертации ва­люты, как правило, значи­тельно отличается от офици­ального курса ЦБ РФ, что бу­дет являться дополнительным расходом организации. Орга­низация вправе учесть такие затраты как внереализацион­ные расходы при исчислении налога на прибыль на основа­нии пп. 6 п. 1 ст. 265 Налого­вого кодекса РФ.

Также за выполнение кон­версионных операций по по­ручению клиента банк может удержать вознагражде­ние, если такое условие ого­ворено в договоре банковско­го счета, которым предусмо­трены расчеты с использова­нием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также ва­жен при определении того, в счет организации или третье­го лица (работника) осущест­вляться конвертация.

Бухгалтерский учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Бухгалтерский учет опера­ций с корпоративными бан­ковскими картами зависит от счета, к которому такая кар­та «привязана». Если кар­та «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отража­ются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов от­крыт отдельный счет, то та­кой счет в бухгалтерском уче­те является счетом 55 «Прочие счета в банке».

Все списания денежных средств с корпоративной бан­ковской карты, произведен­ные уполномоченными лица­ми компании (получение на­личных и безналичные рас­четы), отражаются провод­кой по дебету счета 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчет­ный счет» (55 «Прочие сче­та в банках»), в случае, если происходит списание рублей.

В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышеска­занного относительно одно­моментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организа­ции, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в рос­сийских стандартах бухгал­терского учета (РСБУ) мето­дологии учета данной опера­ции, применяемый метод не­обходимо в учетной политике закрепить. По нашему мне­нию, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной иден­тификацией (Д57 К55) и от­ражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расхо­дах разницы в курсах покуп­ки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть доку­мент из банка, подтверждаю­щий проведение данной операции.

Далее со счета 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» средства списываются на сче­та учета расчетов (60 «Расче­ты с поставщиками и подряд­чиками», 76 «Расчеты с раз­ными дебиторами и кредито­рами»), или счета учета рас­ходов (20 «Основное произ­водство», 23 «Вспомогатель­ные производства и хозяй­ства», 25 «Общепроизвод­ственные расходы», 26 «Об­щехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа со­бытия хозяйственной жизни и первичных документов.

Учитывая, что первичные документы могут быть состав­лены на иностранном языке, то необходимо сделать по­строчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ве­дению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетно­сти в Российской Федерации, утвержденного Приказом Мин­фина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении По­ложения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конститу­ции РФ), который может быть осуществлен как профессио­нальным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным язы­ком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)

Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валют­ной, соответственно органи­зации необходимо применять ПБУ 3/2006.

В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в ва­люте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по офи­циальному курсу ЦБ РФ, уста­новленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пере­счет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверж­дения авансового отчета не производится. То есть рас­ходы подотчетного лица от­ражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Однако есть исключения. В случае если выявлен пере­расход аванса или аванс из­расходован не полностью, то к данным суммам будет при­меняться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета.

Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кас­су организации в течение трех рабочих дней после возвра­щения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особен­ностях направления работников в служебные командиров­ки»). Неизрасходованную ва­люту следует оприходовать в кассу с пересчетом в руб­ли по курсу на день возвра­та работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положе­ния по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержден­ного Приказом Минфина Рос­сии от 29.07.1998 N 34н).

Налоговый учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при доо­ценке имущества в виде ва­лютных ценностей и требова­ний, стоимость которых выра­жена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при уцен­ке имущества в виде валют­ных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При этом указанными нор­мами НК РФ из состава внере­ализационных доходов и рас­ходов исключены курсовые разницы, возникающие от пе­реоценки выданных авансов.

Датой осуществления ко­мандировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансово­го отчета.

До момента, определенно­го пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании доку­ментов из банка, подтверж­дающих проведение конвер­тации, разница между кур­сом ЦБ и курсом конверта­ции валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражает­ся в расходах в НУ.

1. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае пе­речисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в ино­странной валюте, пересчи­тываются в рубли по офици­альному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечис­ления аванса (даты списания средств с корпоративной кар­ты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
2. В случае если будет пе­рерасход (экономически обо­снованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхо­да в расходах будет отраже­на по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Для примера бухгалтерско­го и налогового учета корпо­ративной карты приводим та­блицу с уловными цифрами.

Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.

Как учитывать деньги на корпоративной карте

Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в отдельный от ее счета. Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Рабочий план счетов является элементом учетной (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.

При переводе с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:

— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты. Проводка такая:

— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
—списаны на расходы на хознужды (командировку работника).

Пример
ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.

В период командировки сотрудник:
— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

12 мая:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;
13 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— возмещена недостача наличными в кассу.

Когда используют счет 57 «Переводы в пути»

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки:

— отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57
— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
— списаны расходы подотчетного лица.

Пример
12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб. 13 мая В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

И.Сукочева ,
эксперт по бухучету и налогообложению