Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов :

• зачисление;
• передача;
• пересчет банкнот, монет;
• хранение;
• документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать :

• номер регистрации;
• название компании;
• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
• дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико, так как документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, такие как, счета и инвентаризация.

Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы, так как на их основании устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

Классификация бухгалтерских документов представлена в таблице 2.

Таблица 2-Классификация бухгалтерских документов

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.

Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:

Порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);

Дата поступления денежных средств;

В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;

При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;

Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.

В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:

1. вклад в уставный капитал;

2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;

3. заем от физического лица;

4. остаток неиспользованных подотчетных средств;

5. спонсорский взнос;

6. наличные из банка,

7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;

В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:

1. заказ-наряд;

2. накладная;

3. счёт-фактура;

4.договор на заём;

5.выписка из решения собрания учредителей;

6. бухгалтерская справка с расчетом;

7.письмо клиента;

8. распоряжение руководителя;

9. банковский чек;

10. личное заявление работника и т.д.

Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:

Наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;

Соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;

Наличие подтверждающих документов к ПКО;

Соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.

Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.

Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.

Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:

В расходном кассовом ордере;

В расчетно-платежной ведомости;

В платежной ведомости

на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.

Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:

Соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;

Соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.

Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..

Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.

При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях – прописью, в копейках – цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.

Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы.

После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:

Надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

Подпись руководителя и дату;

Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.

Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.

Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.

Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.

Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.

Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.

Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.

Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.

Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.

Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.

В последний день выдачи заработной платы и прочих выплат в платежно-расчетной или платежной ведомости кассир:

Ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;

Считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;

Сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

В произвольной форме делает реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм должен содержать:

Наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;

Дату оформления реестра депонированных сумм;

Период возникновения депонированной задолженности;

Номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;

Ф.И.О работника, не получившего деньги;

Сумму невыплаченных наличных денег;

Итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

Подпись кассира с расшифровкой;

Дополнительные реквизиты, если нужно.

Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную или расчетно-платежную ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.

По фактически выплаченным суммам по платежной или расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в платежной ведомости.

Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.

Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Какие - либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Схему документооборота по кассовым операциям представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Схема документооборота по кассовым операциям

В первой главе рассмотрены следующие вопросы:

Понятие кассовых операций, цели и задачи учета;

Законодательно-нормативное регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств;

Документальное оформление кассовых операций.

Ведение учета кассовых операций по движению наличных денежных средств и их документальное оформление в ООО «Росс-Эль» соответствует нормативным документам, регулирующим данный вопрос в Российской Федерации.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

• – проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• – проверяет правильность оформления документов;
• – проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и Правилами обмена банкнот и монеты Банка России, утвержденными указанием ЦБ РФ от 26 декабря 2006 г. № 1778-У, и Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Полученная кассиром сумма должна соответствовать сумме, указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира. Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись сто на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

• – требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру;
• – записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами;
• – выдает деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью: "Оплачено" с указанием числа, месяца и года.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, но расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия – организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ведомости перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше трех рабочих дней), кассир должен:

• – в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе "расписка в получении" поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано". Депонировать неполученную заработную плату нужно по истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы;
• – закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись). Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• – передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
• – записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №_______".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием: "Депонированные суммы". Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата груда, выплаты пособий по социальному страхованию могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами (раздатчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Ведение кассовой книги

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаст в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Каждая хозяйственная операция предприятия обязательно должна иметь документальное подтверждение.

Кассовые операции, а именно, прием и выдача денег подпадают под эту категорию, поэтому законодательством предписывается документальное оформление всех кассовых операций.

Подробно это расписано в Положении о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» № 373-П Центрального банка (далее – Положение).

Там, в частности указано, что предприятия должны оформлять кассовые операции типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Государственным комитетом статистки России и согласованными с Министерством финансов и Центральным банком России.

Документальное оформление кассовых операций

Госкомитетом статистики РФ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.

Это документы, при помощи которых должна вестись документация кассовых операций, проводимых на предприятии:

Кассовая книга;
- расходный ордер;
- приходный ордер;
- расчетно-платежная ведомость;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
- платежная ведомость.

Остановимся чуть подробнее на документах, которыми должны оформляться кассовые операции предприятия. Все они отражены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Кассовая книга

Кассовая книга (ОК 0310004) - это документ, в котором ведется учет наличных денег, поступающих в кассу предприятия.

Этой теме – правильному ведению кассовой книги полностью посвящен (пятый) раздел Положения. Там отмечено, что кассовая книга может вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

В случае традиционного ведения книги, т.е. на бумаге, все листы документа должны быть пронумерованы еще до начала записей.

Скрепляющая бумага должна быть подписано главным бухгалтером и руководителем предприятия. Она должна быть также заверена печатью организации или ИП (при наличии).

Если книга ведется в электронном виде, то обязательно должны быть приняты все возможные меры для того, чтобы сведения в книге изменить или подделать было невозможно.

Записи в такой книге должны быть заверены цифровыми электронными подписями уполномоченных лиц. Решение о сроках, когда нужно распечатывать информацию (раз в день, еженедельно, ежеквартально и т.п.) принимает руководитель.

Нужно при этом учитывать, что в случае проведения внешней проверки кассовую книгу придется распечатывать.

Нумерация страниц ведется и в электронном варианте книги, в этом случае она появляется автоматически, в хронологическом порядке.

Экземпляры распечатанных листов кассовой книги нужно собирать в отдельную папку. Лучше делать это мере желания или возможности, но не затягивать: в течение календарного года книгу нужно собрать.

Записи в кассовой книге должен делать кассир, получая приходные и расходные ордера, причем только на те средства, которые поступают непосредственно в кассу.

Принятые банковским субагентом или платежным агентом наличные деньги, фиксируются в тех кассовых книгах, которые обязаны вести сами агенты.

Кассир в завершении каждого рабочего дня обязан сверить данные книги с данными всех кассовых документов и зафиксировать своей подписью остаток наличных средств. Далее сверку данных проводит либо главный бухгалтер, либо руководитель предприятия (если нет бухгалтера) и тоже ставит свою подпись.

Если в какой-то один день или даже несколько дней не производится ни одной кассовой операции, то каждый раз остаток выводить не нужно, так как суммой остатка можно считать выведенный в последний день, когда производились кассовые операции.

Если кассовая книгу ведется не старший кассиром, а просто кассиром (или заменяющим его работником) какого-либо отделения, то после того как будет выведен остаток наличных средств, этот лист кассовой книги передается руководителю. В том случае, когда книга существует в бумажном виде, должен передаваться отрывной лист, если книга электронная – распечатка.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер предприятия, а в его отсутствие – руководитель.

Приходный ордер

ПКО – приходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310001 и служит для документального оформление всех кассовых операций, то есть поступления наличных денег в кассу.

Ордер заполняется и вручную, и на компьютере или же на печатной машинке. Исправления и помарки не допускаются ни при каких условиях.

Кроме регистрационного номера у ордера должны иметься следующие реквизиты:

Наименование организации или структурного подразделения;
- указанием его кодов и структурного подразделения по ОКПО;
- дата заполнения;
- номер субсчета или корреспондирующего счета.

Кассир должен обязательно проверить все сведения, содержащиеся в приходном ордере на полноту и правильность всех прилагаемых документов.

Расходный ордер

РКО – расходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310002 и является необходимым для оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Реквизиты расходного ордера не отличаются от реквизитов приходного, он должен быть обязательно заверен главным бухгалтером предприятия и подписан либо руководителем, либо лицом, уполномоченным руководителем.

Кассир, выдавая средства, обязан проверить у получателя расписку, которая заполняется только получателем, и где сумма рублей должна быть указана прописью, а копеек – цифрами. Необходим и документ, подтверждающий личность (это может быть даже удостоверение), а также реквизиты документа.

Если деньги выдаются по доверенности, в ордере после ФИО получателя обязательно указывается имя доверенного лица. При выдаче денежных средств по ведомости перед распиской в получении кассир обязательно должен сделать соответствующую отметку - «По доверенности». Сама доверенность прикладывается к ордеру или же к ведомости.

Оформление кассовых операций

Книга учета средств должна вестись старшим кассиром, и предназначена для документирования кассовых операций, которые происходят между старшим кассиром предприятия и остальными кассирами в течение рабочего дня. Такой учет ведется лишь на крупных предприятиях, в небольшой компании необходимости в такой книге просто нет. Код книги согласно ОК 0310005.

В начале каждого рабочего дня главбух выдает наличные деньги необходимому кругу людей под роспись в книге, а в конце работы остаток средств под роспись сдается.

Если средства выдаются для выплаты зарплаты, отчитаться за них необходимо до окончания срока, который указан в платежной ведомости. Остаток денег ежедневно опечатывается в конверте с точным указанием суммы, и сдается под расписку главному бухгалтеру. Если по окончании срока, отмеченного в платежной ведомости, какая-то сумма остается, то она должна быть возвращена в центральную кассу.

Расчетно-платежная ведомость

Это документ, который учитывает отработанное время, начисления, удержания и выплаты работникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301009.

Ведомость составляется в бухгалтерии в единственном экземпляре на основе первичных документов по учету фактически отработанного времени, выработки и т. п.

Если работникам перечисляют заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость.

В этой ведомости должны быть указаны необходимые к выдаче сотруднику суммы: это заработная плата, надбавки и премии, социальные выплаты, а также все удержания и вычеты. Общая сумма отражается на титульном листе.

Если работникам по каким-либо причинам по окончанию определенного срока зарплата не была выплачена, бухгалтер делает отметку - «депонировано». Последняя графа ведомости содержит информацию об общей сумме выплат, и на нее составляется РКО. Номер и дату ордера фиксируют в ведомости.

Платежная ведомость

Этот документ ведется для учета выдачи зарплаты и прочих выплат сотрудникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301011.

Оформляется ведомость так же, как и расчетно-платежная. Заработную плату работникам выплачивают иногда и по расходному кассовому ордеру, однако, разумнее вести такой учет в ведомости.

Все документирование кассовых операций ведет главный бухгалтер (или лицо его заменяющее) или руководителем. В документах исправления не допускаются.

Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии.

Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами.

Именно документальное сопровождение подтверждает все действия, выполняемые ответственным работником. Порядок документооборота кассовых операций регулируется действующим российским законодательством.

Что нужно знать

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

• название;
• форма и код;
• дата создания;
• сущность операции, ее измерители;
• ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации .

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

• приходные/расходные кассовые документы;
• кассовые журналы;
• мемориальные ордера;
• справки и подобные документы;
• книги учета денежной наличности и иных ценностей;
• книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в .

Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в .

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

При помощи РКО оформляются операции по:

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер . Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней .

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

• записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
• должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
• пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
• суммы указываются прописью и цифрами;
• документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
• недопустимо наличие помарок и исправлений;
• хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Оптимизация первичного учета

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

• организация рационального документооборота;
• усовершенствование хозяйственных процессов;
• автоматизация учетных процессов;
• мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.